ProjectMate благодаря своему финансовому модулю «Биллинг» обеспечивает оперативное выставление счетов и создание всего пакета финансовых документов для клиентов, а также эффективное управление дебиторской задолженностью.
В процессе биллинга задействованы те же финансовые документы, которые используются и при ведении бухгалтерского учета. Однако операции по взаиморасчетам с заказчиками в бухгалтерских программах и аналогичные действия менеджеров по работе с клиентами в системе ProjectMate значительно различаются по своим целям, имеют различные ритмы и, как правило, осуществляются разными специалистами.
Интеграция системы ProjectMate с программой «1С:Бухгалтерия» позволяет компаниям сферы профессиональных услуг повысить эффективность взаимодействия с клиентами и ведения бухгалтерского учета – за счет устранения двойного ввода документов и четкого разделения труда между отделом по работе с клиентами и бухгалтерской службой.
Таким образом, возникает необходимость либо синхронно вводить информацию в две различные системы – ProjectMate и бухгалтерскую программу, либо производить периодический двусторонний обмен документами между ними. В частности, при ведении бухгалтерского учета необходимо использовать данные по реализации из биллингового блока ProjectMate, а для контроля оплаты услуг менеджерам по работе с клиентами требуются сведения о проведенных в бухгалтерской программе платежах.
Дополнительные трудозатраты на повторный «ручной» ввод финансовых документов и вероятность связанных с этим ошибок сводятся к нулю при помощи модуля интеграции «PjmSync для «1С:Бухгалтерии».
На предварительном этапе компания может определить, начиная с какой даты и на уровне каких структурных единиц, проектов и даже отдельных финансовых документов должен производиться обмен данными. После запуска процедуры синхронизации формируются обменные файлы с данными по реализации – счетами, актами и счетами-фактурами, – а также со сведениями о соответствующих договорах, клиентах и номенклатуре предоставленных услуг.
При каждой загрузке данных из ProjectMate в «1С:Бухгалтерию» формируется подробный отчет о составе передаваемых данных, который содержит сведения о новых, измененных или удаленных документах. Финансовый специалист может контролировать загрузку и создание проводок для каждого из документов или же воспользоваться автоматическим проведением документов в соответствии настроенной учетной политикой. Данные из обменного файла используются для сопоставления загружаемых записей с уже имеющимися в системе контрагентами, договорами и номенклатурой услуг.
На этапе выгрузки проведенных платежей из «1С:Бухгалтерии» в ProjectMate бухгалтеру предоставляется подробный отчет о составе передаваемых записей, а также приводятся сведения о новых и измененных документах. Поступившие в ProjectMate платежи автоматически сопоставляются с выставленными счетами.
Интеграция с «1С:Бухгалтерией» является выгодным решением для компаний, пользующихся услугами сторонних бухгалтеров или только планирующих передачу своей бухгалтерии на аутсорсинг. Электронная форма обмена финансовыми документами с поставщиком бухгалтерских услуг дает возможность существенно уменьшить трудозатраты на ввод документов в базы данных, повысить достоверность информации и, в конечном счете, сократить издержки на бухгалтерское обслуживание.
Таким образом, интеграция системы ProjectMate с программой «1С:Бухгалтерия» позволяет компаниям сферы профессиональных услуг повысить эффективность взаимодействия с клиентами и ведения бухгалтерского учета – за счет устранения двойного ввода документов и четкого разделения труда между отделом по работе с клиентами и бухгалтерской службой.
