Термином «биллинг» (от англ. bill – «счет») называют деятельность компании по учету предоставляемых услуг, определению их стоимости, выставлению счетов и контролю последующих оплат.
В ProjectMate реализована концепция «непрерывного» биллинга. Она подразумевает организацию сквозной цепочки планирования, учета и анализа продажи времени.
В компаниях сферы профессиональных услуг процесс биллинга имеет свои особенности. Во-первых, он тесно связан с учетом времени, затраченного на оказание услуги клиенту: определение стоимости услуг и политика ценообразования фирмы зависят от точности и оперативности учета рабочего времени сотрудниками. Во-вторых, выставление счетов, особенно за оказание «сложных» услуг, как правило, требует участия ведущих специалистов фирмы – ответственных за взаимодействие с клиентами и за предоставление услуг. Им приходится проверять отчеты об оказанных услугах, а порою – самостоятельно их составлять, чтобы избежать ошибок в расчетах и не допустить даже намека на недовольство со стороны клиента.
Эффективная организация процесса биллинга позволяет компании поддерживать положительный денежный поток, максимально четко вести расчеты с контрагентами и сотрудниками, инвестировать в развитие собственного бизнеса.
Эффективный биллинг = автоматизированный биллинг
Эффективный биллинг невозможен без автоматизации. И сегодня, во времена стремительного развития инновационных технологий, это понимают все руководители компаний, оказывающих профессиональные услуги. Однако автоматизация автоматизации рознь.
Если, к примеру, учет времени вы ведете в MS Excel, учет оказанных услуг – опять же в MS Excel или в MS Word, а счета выставляете с помощью бухгалтерской программы, то ни о какой эффективности и речи быть не может. Применение разных инструментов в рамках единого процесса биллинга приводит к разрозненности информации, многократному переносу данных из системы в систему или из документа в документ, а это чревато потерей важных сведений, ошибками в расчетах и выставляемых клиентам счетах, невозможностью контролировать оплату.
Все перечисленные выше проблемы исчезают при использовании системы ProjectMate для комплексной автоматизации компаний, оказывающих профессиональные услуги, и, в частности, модуля ProjectMate «Биллинг».
Концепция биллинга в системе ProjectMate
В ProjectMate реализована концепция «непрерывного» биллинга. Она подразумевает организацию сквозной цепочки планирования, учета и анализа продажи времени:
планирование времени –> учет и контроль времени –> формирование отчета и счета –> контроль оплаты –> управление эффективностью сотрудников и прибыльностью компании.
Таким образом, «непрерывный» биллинг в рамках единого информационного пространства компании, созданного благодаря системе ProjectMate, обеспечивает прозрачность формирования цен на услуги, максимально возможную оперативность выставления счетов и централизованный контроль их оплаты. Это приводит к существенному снижению издержек на ведение взаиморасчетов с клиентами и эффективному управлению рентабельностью организации.
Ценообразование и подготовка финансовых документов в модуле «Биллинг»
ProjectMate предоставляет возможность использовать различные варианты ценообразования:
-
фиксированная оплата,
-
повременная оплата,
-
абонентское обслуживание,
-
всевозможные комбинации этих способов,
-
предоставление скидок, начисление наценок, установление лимитов.
Модуль биллинга прост в использовании и позволяет в течение нескольких минут подготовить отчет об оказанных клиенту услугах, а также оперативно сформировать полный пакет финансовых документов: счет, акт и счет-фактуру. При этом ряд функций биллинга может быть передан техническим ассистентам и помощникам – таким образом, ведущие специалисты компании смогут сократить время, которое они раньше затрачивали на непрофильные для них задачи.
Печатные формы финансовых документов формируются автоматически на основе встроенных в ProjectMate шаблонов MS Word. Шаблоны могут быть легко настроены самой компанией в соответствии c корпоративными стандартами оформления документов.
Мультивалютность и многоязычность в модуле «Биллинг»
ProjectMate позволяет вести полноценную работу с иностранными заказчиками благодаря поддержке расчетов в различных валютах и возможности формирования финансовых документов на разных языках.
Модуль биллинга ProjectMate позволяет вести полноценную работу с иностранными заказчиками благодаря поддержке расчетов в различных валютах и возможности формирования финансовых документов на разных языках.
В ProjectMate реализованы возможности многовалютного учета: система позволяет создавать договоры, номинированные в различных валютах, выставлять счета в произвольной валюте в рамках одного договора, использовать ставки оплаты труда, выраженные в различных валютах и т.д.
Подготовленные на русском, английском, украинском и белорусском языках шаблоны финансовых документов уже включены в стандартную поставку системы. Кроме того, пользователи могут самостоятельно разрабатывать шаблоны на любых других языках, а также двуязычные шаблоны.
Аналитика в модуле «Биллинг»
Набор аналитических средств модуля «Биллинг» позволяет анализировать деятельность компании в разрезе направлений деятельности, клиентов, групп услуг и т.д. Благодаря взаимосвязи биллинга и ведения учета времени в рамках единой системы автоматизации вы сможете строить отчеты по эффективным ставкам и оценивать отклонения в выручке, которые возникают при использовании фиксированной или повременной формы оплаты одних и тех же услуг.
При оказании услуг по фиксированным ценам отчеты можно использовать не только для оценки эффективности работы сотрудников, но и в качестве инструмента регулирования ценовой политики. Вы сможете определять систематическое превышение планового времени и стоимости оказания услуг и получать объективные количественные показатели, на основании которых могут быть обоснованно пересмотрены цены на предоставляемые услуги.
Интеграция с программой «1С:Бухгалтерия»
Ведение бухгалтерского учета компании требует дублирования в бухгалтерской программе многих финансовых документов, которые формируются в модуле биллинга ProjectMate. Однако если вы будете использовать интеграционный модуль PjmSync для «1С:Бухгалтерии», вам не понадобится повторно вносить информацию – таким образом, снизится трудоемкость и уменьшится количество ошибок, связанных с параллельным учетом документов. С помощью модуля PjmSync для «1С:Бухгалтерии» можно передавать из ProjectMate в бухгалтерскую программу данные по реализации (счета, акты, счета-фактуры), а в обратном направлении – информацию по поступившим платежам.
Таким образом, «непрерывный» биллинг в ProjectMate позволяет выстраивать гибкие схемы тарификации, вести учет затрачиваемых на оказание услуг времени и ресурсов, буквально по щелчку мыши формировать счета для клиентов, эффективно контролировать их оплату и осуществлять оценку эффективности деятельности компании.
