Модуль «Документооборот» представляет собой компактное и простое решение, обеспечивающее хранение документов и электронное делопроизводство компаний сферы профессиональных услуг.
«Документооборот» в ProjectMate позволяет организовать работу со всей документацией компании – как с внутренними документами, так и с клиентскими (входящими и исходящими). Вы сможете создать в ProjectMate структурированную библиотеку документов, контролировать появление их новых версий, управлять их состояниями и осуществлять полнотекстовый поиск по их содержимому.
Структура хранения документов в ProjectMate
Первоначальная настройка модуля «Документооборот» предусматривает формирование структуры хранения папок с документами по заранее определенной номенклатуре дел. Этот процесс разработчики ProjectMate сделали максимально простым и быстрым.
На каждый документ в системе заводится регистрационная карточка с набором необходимых реквизитов. Карточки могут использоваться также для создания документов, в которых должны применяться корпоративные шаблоны оформления.
Доступ к документам в ProjectMate
Доступ к документам, которые хранятся в электронной библиотеке ProjectMate, может осуществляться и по локальной сети компании, и через Интернет.
Чрезвычайно важным в организации электронного хранения документов является разграничение прав доступа к конфиденциальной информации. Система документооборота ProjectMate позволяет оперативно и гибко настраивать права доступа отдельных сотрудников и групп пользователей к документам компании, причем без участия в этом процессе технических специалистов.
Доступ к документам, которые хранятся в электронной библиотеке ProjectMate, может осуществляться и по локальной сети компании, и через Интернет. В последнем случае информационная безопасность обеспечивается при помощи защищенного соединения.
Документооборот в ProjectMate как часть единой системы
Модуль «Документооборот» является частью единой системы управления компанией; интеграция с остальными модулями ProjectMate («Учет времени», «Управление проектами», «CRM» и пр.) обеспечивает появление дополнительных возможностей делопроизводства, которых нет в специализированных системах электронного документооборота.
Например, документы из электронного хранилища ProjectMate могут прикрепляться к записям о затраченном времени или запланированным встречам. Сотрудники имеют возможность выдавать поручения, связанные с документами, и контролировать их исполнение.
Кроме того, любой проект может быть связан с отдельной папкой в модуле «Документооборот», специально предназначенной для хранения проектной документации. Таким образом, все необходимые документы доступны непосредственно из карточки проекта, а значит, не нужно тратить время на их поиск в общей электронной библиотеке.
Модуль «Документооборот» системы ProjectMate помогает компаниям сферы профессиональных услуг навести порядок в своих делах. Благодаря автоматизации документооборота все документы должным образом учтены, соответствуют единым корпоративным стандартам, защищены и при этом легко доступны в любой момент из любой точки мира.
