Защита в суде. Ведение бухгалтерского учета в рамках абонентского обслуживания. Разработка и внедрение сложного программного обеспечения. Консультационное сопровождение сделок слияния и поглощения… Всё это – примеры проектов компаний сферы профессиональных услуг. Очевидно, что каждый из проектов имеет свою специфику и отличается от других масштабами и степенью зависимости от внешних обстоятельств. Соответственно, и средства управления проектами для них должны различаться.
Интеграция ProjectMate с Microsoft Project позволяет компании получить мощный, гибкий и одновременно простой инструмент планирования проектов, организации совместной работы и автоматизации сопутствующей деятельности.
Система ProjectMate предлагает компаниям, оказывающим профессиональные услуги, три подхода к управлению проектами: упрощенный, управление через поручения и классический.
Классический подход – наиболее сложный из этих вариантов. Он необходим при реализации технических, административных и инфраструктурных проектов, требующих детального календарного, сетевого и ресурсного планирования. Если ваша компания применяет классическую модель управления проектами, значит вам, скорее всего, понадобятся инструменты автоматизации, специально для этого предназначенные, – такие, как Microsoft Project.
В ProjectMate нет столь широкого спектра функций управления проектами, каким обладает Microsoft Project. Более того, разрабатывая ProjectMate, мы сознательно стремились избежать дублирования всех возможностей этой известной системы. Оптимальным, на наш взгляд, решением является интеграция двух систем. Благодаря специализированному модулю «PjmSync для Microsoft Project» планирование проекта и анализ план-фактных отклонений можно вести в Microsoft Project, а ProjectMate использовать для организации совместной работы проектной команды, эффективного контроля над ходом его исполнения и ведения документооборота в тесной привязке к проектной деятельности.
Управление проектами с помощью интеграционного решения
Подготовленный в Microsoft Project исходный план проекта загружается в ProjectMate, где все участники получают назначения и приступают к выполнению своих задач. По ходу работы они отчитываются о затраченном времени, что позволяет отслеживать фактические трудозатраты по задачам. Информация о фактическом продвижении работ периодически передается в Microsoft Project, где руководитель проекта контролирует план-фактные отклонения и при необходимости вносит изменения в план. Исправленный план вновь синхронизируется с ProjectMate, где для всех участников отображаются касающиеся их изменения в предстоящей работе.
Работа по проекту в ProjectMate предусматривает как жесткие, так и гибкие условия планирования. В жестких условиях участникам проекта не позволяется превышать трудозатраты по назначенным задачам, в то время как в гибких условиях они могут запрашивать дополнительное время на решение поставленных задач прямо через систему ProjectMate.
Защищенный доступ к ProjectMate через Интернет позволяет работать с системой, даже если сотрудник находится вне офиса. Эта возможность повышает оперативность получения фактических данных и обновления плановых показателей.
Дополнительные возможности интеграционного решения
Интеграционное решение, созданное на основе связки ProjectMate и настольной версии Microsoft Project, является значительно более простым с точки зрения развертывания, поддержки и администрирования по сравнению с Microsoft Project Server – универсальной платформой, предназначенной для управления крупными проектами и требующей сложной настройки. В итоге компания сэкономит значительные средства на внедрение современных средств проектного управления.
При этом руководители проектов получат привычные инструменты проектного планирования, а сотрудники смогут быстро составлять отчетность и пользоваться дополнительными возможностями ProjectMate, которые обеспечиваются благодаря тесной взаимосвязи всех модулей системы:
-
Модуль учета времени позволяет планировать личное рабочее время, согласовывать его с расписанием других сотрудников и организовывать встречи, которые впоследствии будут учитываться в качестве трудозатрат по соответствующим задачам Microsoft Project.
-
Проектная команда сможет вести совместную работу над документацией по проекту в модуле документооборота.
-
Модули работы с поручениями и запросами обеспечивают эффективную координацию усилий и оперативное решение возникающих вопросов, которые могут быть не учтены в общем плане Microsoft Project.
-
Обмен сообщениями, которые создаются в привязке к необходимым элементам системы, существенно повышает удобство совместной работы участников проектной команды с задачами, запросами, поручениями и документами.
Таким образом, интеграция ProjectMate с Microsoft Project позволяет компании получить мощный, гибкий и одновременно простой инструмент планирования проектов, организации совместной работы и автоматизации сопутствующей деятельности.
