В бизнесе оказания профессиональных услуг управление проектами – неотъемлемая часть всей системы управления компанией. Грамотно выстроенное управление проектами позволяет эффективно планировать выполнение задач для клиента, оптимизировать трудозатраты и финансовые расходы, соблюдать заданные сроки и, в конечном итоге, успешно реализовывать проекты.
ProjectMate учитывает особенности компаний сферы профессиональных услуг и удачно сочетает в себе различные подходы к проектному управлению – от несложных до приближенных к классическим.
Проектное управление в компаниях, оказывающих профессиональные услуги, имеет свою специфику: проекты, как правило, являются не слишком сложными по своей структуре, но осуществляются в условиях высокой неопределенности, когда долгосрочное планирование не всегда возможно. При этом подходы к управлению проектами в подобных фирмах используются разные – в зависимости от сферы деятельности и принципов менеджмента. Соответственно, различаются и требования к автоматизированным системам управления проектами.
ProjectMate представляется наиболее удобным инструментом автоматизации управления проектами в компаниях, оказывающих профессиональные услуги. Система учитывает особенности их бизнеса и удачно сочетает в себе различные подходы к проектному управлению – от несложных до приближенных к классическим.
В ProjectMate реализовано три способа управления проектами. Первый, наиболее простой, – регистрация данных о проекте. Второй, более сложный, осуществляется с применением механизма поручений. И, наконец, третий способ, самый сложный, предусматривает детальное планирование проекта при помощи механизма задач. Кроме того, для некоторых компаний незаменимыми окажутся дополнительные возможности ProjectMate – механизмы заявок и запросов . Рассмотрим все способы управления проектами подробнее, чтобы вы могли выбрать тот из них, который подходит именно вам.
Первый способ: упрощенное управление проектами в ProjectMate
Первый способ проектного управления в ProjectMate не предполагает детального планирования. Проект на этом уровне представлен в виде обычной записи в системе, регистрирующей набор минимально необходимых данных – например, информацию о проектной команде и краткое описание проекта. Cроки выполнения проекта и ресурсы можно не указывать, если их нельзя заранее запланировать.
Этот способ управления проектами в ProjectMate дает компании возможность сформировать портфель проектов и увидеть полную картину своей проектной деятельности, контролировать участие исполнителей и грамотно распределять загрузку между сотрудниками. Записи о времени, отнесенные на проект, позволяют отслеживать его динамику, а также вести последующие расчеты с клиентами.
Такой способ проектного управления удобен для небольших компаний, проекты которых просты по структуре и не требуют вовлечения значительного количества участников.
Второй способ: управления проектами через поручения
Применение механизма поручений – более детализированный подход к управлению проектами. Его целесообразно использовать в средних и крупных компаниях, которые ведут сложные по структуре проекты, требующие постоянного контроля сроков.
Для выдачи поручения необходимо указать исполнителей, описание задания и срок, к которому его необходимо выполнить. Дополнительно в поручении могут быть указаны сотрудник, контролирующий исполнение задания, и ответственный сотрудник.
При работе над поручением сотрудники могут относить на него время, что дает возможность оперативно контролировать ход продвижения работ. ProjectMate, обеспечивая взаимосвязь учета времени и биллинга, позволяет на основе внесенных записей о времени оперативно готовить отчеты о работе над поручениями, а также формировать финансовые документы на основе конкретного поручения.
Механизм поручений удобен в тех случаях, когда руководителю важен конечный результат и контроль сроков исполнения выданных заданий.
Третий способ: классическое управление проектами в ProjectMate
Детальное планирование проекта с указанием четкой последовательности заданий, сроков их выполнения и исполнителей, а также контроль над общим бюджетом проекта осуществляется в ProjectMate с помощью механизма задач.
Руководитель имеет возможность отслеживать загруженность сотрудников, выполняющих задачи, а также оперативно контролировать план-фактные отклонения, основываясь на вносимых записях о времени.
Планирование проекта может вестись как непосредственно в системе ProjectMate, так и в связке с Microsoft Project. В последнем случае готовый план будет импортироваться в систему при помощи специального модуля интеграции двух программ, а впоследствии данные между программами будут синхронизироваться. При интеграции с Microsoft Project ProjectMate позволяет получать обратную связь о ходе проекта, а также оперативно отслеживать отклонения по срокам и бюджету.
Механизм задач – это, фактически, реализация классического подхода к проектному управлению: весь проект подразделяется на последовательность задач, выполнение которых приводит к достижению цели проекта; на каждую задачу выделяется собственный бюджет, а общий бюджет проекта складывается из стоимости входящих в него задач. Такой способ управления проектами отвечает потребностям компаний, которые занимаются разработками в области информационных технологий, внедрением сложных решений масштаба предприятия, а также инжиниринговых и проектных компаний.
Дополнительные возможности ProjectMate в управлении проектами: механизмы заявок и запросов
Помимо возможностей управления проектами при помощи поручений и задач, в ProjectMate существуют также механизмы заявок и запросов .
Механизм заявок позволяет управлять работой с наборами типовых услуг, которые формируются на основе прайс-листов. Он подходит компаниям, оказывающим простые, стандартизированные услуги – например, услуги в области миграционного законодательства, регистрации предприятий и т.п.
Механизм запросов адресован, прежде всего, компаниям, которые ведут разработки в сфере IT или занимаются поддержкой информационных систем и их пользователей. Он служит для регистрации и управления обращениями (в том числе поступающими по электронной почте) со стороны внутренних и внешних заказчиков. Механизм запросов удобен для организации работы сервисных подразделений и процесса регистрации и исправления ошибок в программном обеспечении.
ProjectMate является единой интегрированной системой управления компаний сферы профессиональных услуг. Все модули системы взаимосвязаны между собой. Работая с поручениями, задачами и прочими инструментами управления, вы можете привлекать любые другие ресурсы системы. Например, к поручению, задаче или заявке можно прикрепить контактную информацию о задействованных в них третьих лицах, присоединить ссылки на документы из модуля «Документооборот », вложить внешние файлы и т.д. Кроме того, ProjectMate позволяет обмениваться сообщениями в привязке к конкретному поручению, задаче или заявке; история обсуждений сохраняется и остается легко доступной для всех участников.
