Управление ресурсами не является отдельным модулем ProjectMate; это набор определенных функций и методик в системе. Однако для компаний, оказывающих профессиональные услуги, управление ресурсами – одно из ключевых звеньев в цепочке управления бизнесом в целом. От степени эффективности управления ресурсами зависит качество оказания услуг клиентам, эффективность работы сотрудников и, в конечном итоге, прибыльность фирмы.
Речь идет о двух видах ресурсов компании:
-
основные ресурсы – сотрудники, занятые в клиентских проектах (руководители, ведущие специалисты, специалисты, ассистенты и т.д.);
-
вспомогательные ресурсы – материально-технические (переговорные комнаты, проекционное оборудование, фотоаппараты, автомобили и т.д.), а также так называемый «технический» персонал (курьеры, водители и т.д.).
Управление основными ресурсами в ProjectMate
Функции ProjectMate, связанные с управлением ресурсами, предоставляют руководителям компаний сферы профессиональных услуг возможность оценить текущую загруженность того или иного сотрудника и понять, является ли она оптимальной.
Функции ProjectMate, связанные с управлением ресурсами, предоставляют руководителям компаний сферы профессиональных услуг возможность оценить текущую загруженность того или иного сотрудника и понять, является ли она оптимальной
Оптимизация загрузки сотрудников может быть произведена еще на стадии планирования проекта. В первую очередь, руководитель распределяет исполнителей между проектами и выдает им задания. Сотрудники же, располагая сведениями о предстоящих задачах, осуществляют личное планирование, стараясь распределить рабочее время максимально эффективно. Гармоничное сочетание методов планирования «сверху-вниз» (на корпоративном уровне) и «снизу-вверх» (на уровне каждого сотрудника) позволяет скорректировать загруженность участников проекта в самом его начале.
Для оценки текущей загруженности сотрудника в ProjectMate предусмотрены разнообразные отчеты: руководитель имеет возможность отобразить данные о степени участия сотрудника в проектах, выполняемых им задачах и выданных ему поручениях. Просмотр календаря сотрудника дает представление о его ближайших планах. А регулярные отчеты о выполненных работах за неделю/месяц позволяют увидеть недо- или перегруженность исполнителя – в том случае, если у сотрудника слишком много свободного времени или, напротив, если он систематически трудится сверхурочно.
Сотрудник, со своей стороны, организуя управление рабочим временем в ProjectMate, получает аргументацию для диалога с начальством: избыточная нагрузка становится очевидной при наличии списка выданных заданий и планировании работ. Исполнитель может обратиться к руководителю с просьбой снять с него часть задач или расставить приоритеты.
Управление вспомогательными ресурсами
Управление вспомогательными ресурсами с помощью ProjectMate позволит организовать слаженную работу коллектива и повысить качество взаимодействия с клиентами
ProjectMate обеспечивает оптимизацию использования материально-технических средств и труда вспомогательного персонала. Система помогает компаниям, оказывающим профессиональные услуги, предотвратить конфликты из-за переговорки, занятой в самый ответственный момент, или курьера, отправленного не туда, куда следует.
Для каждого из вспомогательных ресурсов в ProjectMate предусмотрено создание отдельного календаря, позволяющего отслеживать доступность ресурса и резервировать его на нужное время. Кроме того, один из секретарей фирмы может быть назначен на роль управляющего ресурсами. В его обязанности будет входить согласование их использования.
Таким образом, в компании больше не возникнет ситуаций, когда в одной переговорной одновременно должны проходить два совещания или когда разные сотрудники несколько раз отправляют курьера в одну и ту же организацию с одним и тем же поручением, поскольку не знают о намерениях своих коллег.
В конечном итоге, управление вспомогательными ресурсами позволит организовать слаженную работу коллектива и повысить качество взаимодействия с клиентами.
