Реализованный в ProjectMate механизм работы с заявками удобен для тех компаний, которые специализируются на предоставлении простых, типизированных услуг (регистрации предприятий, услуг в области миграционного законодательства и т.д.), чаще всего используют единый прайс-лист и, соответственно, выставляют фиксированные цены за услуги.
Несмотря на простоту самих услуг, для эффективной работы таким компаниям необходима четкая организация сложных процессов:
-
регистрации обращений клиентов,
-
распределения заявок между исполнителями,
-
оперативного выставления счетов клиентам,
-
постоянного контроля издержек на выполнение типовых операций.
С помощью ProjectMate компания сможет увеличить прозрачность своей деятельности и повысить свою прибыльность за счет существенного снижения издержек на обработку обращений клиентов и ведения последующих расчетов за оказанные услуги
Все эти задачи легко решаются при помощи модуля ProjectMate по работе с заявками, который был специально разработан для поддержки оказания типовых услуг.
На начальном этапе в системе формируется единый прайс-лист, содержащий все услуги и их цены.
Впоследствии на основе каждого договора с клиентом в ProjectMate создается карточка договора, где перечисляются заказчик, назначенные исполнители, набор оказываемых услуг и согласованные цены. Работа по созданию электронных карточек договоров облегчается за счет шаблонов, которые содержат готовые списки услуг и их исполнителей, составленные в соответствии с направлениями деятельности или категориями клиентов. Уже на этом уровне автоматизации перенос данных из бумажных договоров в систему ProjectMate обеспечивает прозрачность работы сотрудников и даёт возможность эффективно распределять загрузку между ними.
При оказании клиентам одновременно нескольких услуг их целесообразно оформлять в отдельные заявки. В каждой заявке указывается конкретный исполнитель, срок выполнения, а также приводятся возможные комментарии относительно предстоящей работы. После исполнения задания заявка утверждается руководителем и в дальнейшем используется для вычисления стоимости оказанных услуг и подготовки актов и счетов в модуле «Биллинг».
Благодаря тесной связи с модулем учёта времени механизм заявок дает возможность контролировать фактические затраты времени и денежных средств. Накопленная таким образом статистическая информация позволяет оценивать эффективность сотрудников, определять себестоимость услуг и корректировать ценовую политику.
Управление заявками находится на стыке управленческой и финансовой деятельности. С помощью этого механизма системы ProjectMate компания сможет увеличить прозрачность своей деятельности и повысить свою прибыльность за счет существенного снижения издержек на обработку обращений клиентов и ведения последующих расчетов за оказанные услуги.
