Агентства - это объединения деловых и творческих людей, деятельность которых связана с созданием и продвижением брендов, проведением рекламных и PR-компаний, становлением и улучшением коммуникаций компаний с их потребителями. При всём разнообразии видов деятельности агентств, творчество - является основной составляющей в их работе. Специфика их работы состоит в том, что агентства оперируют деньгами клиента и, являясь доверенным лицом заказчика, помогают грамотно вкладывать денежные средства в продвижение и развитие компаний и брендов.
ProjectMate учитывает специфику работы агентств и позволяет им работать в соответствии с требованиями заказчика.
После утверждения заказчиком бюджета проекта, исполнитель должен организовать чёткий и своевременный контроль над внутренними трудозатратами на каждом этапе выполняемых работ. Несмотря на то, что общая сумма бюджета может быть достаточно значительной, лишь только небольшая часть из них идёт на покрытие затрат самого агентства. Для того, чтобы достигнуть запланированного уровня прибыльности любого из проектов, сотрудники агентства должны вести постоянный учёт рабочего времени, затрачиваемого на выполнение всех заданий.
Особенностью работы агентств с крупными заказчиками является и то, что у них зачастую имеется утверждённая форма для согласования бюджетов и смет проектов, которая чётко регламентирует способ предоставления информации от подрядчиков. Именно поэтому агентствам необходимо предоставлять для согласования документы и отчёты в привычном для клиентов виде. Классические системы управления проектами не всегда хорошо подходят для агентств, так как недостаточно эффективно учитывают существующую специфику их работы. В отличие от них, программа ProjectMate учитывает все эти особенности и позволяет агентствам работать в соответствии с требованиями заказчика.
Модуль «Бюджетирование проектов» даёт возможность не только запланировать бюджет проекта, но и представить его в привычной и удобной для клиента форме, поскольку в системе ProjectMate имеется механизм шаблонов отчётных документов. Они легко выгружаются в программу Microsoft Exсel, приобретая более привычный для заказчика вид. При необходимости к шаблонам документов могут быть применены различные формы или фирменные стили с учётом требований со стороны клиента по виду и формату отчёта. Программа ProjectMate даёт возможность контролировать и регулировать отклонения не только по итогам исполнения проекта, но и оперативно, в ходе работы над ним. Система семафоров, наглядно отображает выход основных бюджетных показателей за допустимые границы.
ProjectMate предоставляет возможность дистанционной работы в программе из любой точки мира, имеющей выход в Интернет.
Специфика работы большинства агентств состоит в том, что для выполнения некоторых видов работ часто привлекаются внештатные специалисты, работающие дома или в офисе в другом городе. Программа имеет специальный сервис для удалённого доступа и развёртывания системы ProjectMate Web Access & Deployment Center (PWADC), что особенно актуально, поскольку система предоставляет возможность дистанционной работы в программе ProjectMate из любой точки мира, имеющей выход в Интернет.
ProjectMate представляет собой единую интегрированную программу, с помощью которой руководители компаний могут успешно управлять проектами и сотрудниками. С её помощью легко вести точный учет времени сотрудников, оперативно и качественно формировать финансовые документы и аналитические отчеты, управлять контактной базой, хранить документы в едином и безопасном хранилище. В ProjectMate имеется удобный модуль «Документооборот», который предоставляет возможность хранить ссылки на аудио и видеофайлы: брифы, презентации, видеоролики, что не всегда возможно делать в обычной программе. Интеграция с программой 1С Бухгалтерия 8.2 позволяет, автоматически выставлять счета и отслеживать пришедшие платежи, оповещая о неоплаченных счетах со стороны заказчиков. Всё это придаёт системе ProjectMate универсальность в использовании.
Таким образом, система ProjectMate делает работу агентств над проектами максимально эффективной и является, наверное, лучшим программным решением для любых креативных компаний.
