Проектные организации – это, как правило, крупные инжиниринговые, внедренческие компании, проектные и архитектурные бюро, организации - разработчики заказного программного обеспечения и организаций, занимающихся внедрением ERP систем. Специфика этих компаний состоит в том, что они выполняют для клиентов разнообразные проектные работы, которые отличаются между собой продолжительностью и трудоёмкостью, а также незначительными отклонениями от плана, вызванными внешними обстоятельствами.
Исходя из этого, в подобных компаниях существует необходимость в чётком контроле над соблюдением выполнения плановых показателей, так как различные отступления от них чреваты неудачей всего проекта вплоть до его срыва. В бизнесе существует формула успешного проекта: «On time on budget», то есть, когда все работы выполнены в срок и в рамках бюджета. Это важно как для заказчиков, так и для самих исполнителей, поскольку в проекте прописаны фиксированные сроки выполнения и затраты. Выход за рамки бюджета снижает уровень рентабельности, который был изначально заложен при планировании, и поэтому компании очень важно иметь надёжную автоматизированную систему организации управления.
ProjectMate позволяет примирить классические подходы проектного управления со спецификой профессионального бизнеса.
Во многих компаниях руководители для планирования проектной деятельности используют систему Microsoft Project, которая является признанным мировым стандартом в этой области. Но, зачастую контроль выполненных работ ведётся руководителями по старинке: в программе Word или с помощью приложения Microsoft Outlook, что не всегда является эффективным инструментом контроля над ходом проекта.
Несмотря на большое распространение популярных методик в сфере менеджмента, на практике организации не используют их напрямую, адаптируя под свои потребности и особенности управления. Это особенно характерно для компаний сферы профессиональных услуг, проекты которых являются менее сложными по структуре и осуществляются в условиях высокой неопределенности, когда долгосрочное планирование не всегда возможно. В таких случаях необходим инструмент, позволяющий примирить классические подходы управления со спецификой профессионального бизнеса.
Таким инструментом является интегрированное решение, сочетающее в себе преимущество двух систем - Microsoft Project и ProjectMate. Практика показывает, что синхронизация учётных механизмов ProjectMate, таких как «Задачи» и «Поручения», с компонентами программы Microsoft Project и Microsoft Project Server резко повышает эффективность управления проектом. Данный интеграционный модуль позволяет не только осуществлять планирование, но также получать обратную связь о ходе выполненных работ, отслеживать отклонения по срокам и бюджету, а также представляет собой более легкое решение с точки зрения администрирования, развертывания, поддержки, а также использования. В интегрированном модуле Microsoft Project и ProjectMate присутствует более гибкий механизм контроля бюджета, чем в программе Microsoft Server и он может быть использован участниками проекта как «личный планировщик», делая работу исполнителей более удобной и эффективной.
С одной стороны – руководитель компании или проектной группы может загружать в ProjectMate данные по задачам, выполнение которых контролируется средствами Microsoft Project, с другой стороны - у него появляется возможность точно учитывать затраты времени на выполнение этих работ конкретным исполнителем. Сотрудник, работая в программе ProjectMate, заполняет время в своём календаре и относит эту запись на выполняемые задачи, что позволяет оперативно отчитываться перед руководителем о выполнении поручения. Экспорт данных обратно в Microsoft Project даёт возможность проводить последующий анализ, оперативно выявляя отклонения от плана, а также проводить их необходимую корректировку. Тем самым, возникает эффект «связывания» проектных и аналитических мощностей этих программ. Этот инструмент дает возможность компании увидеть полную картину своей деятельности, контролировать степень участия в проекте каждого из исполнителей и грамотно распределять между ними нагрузку. Записи о времени сотрудников, отнесенные на проект, позволяют отслеживать его динамику, а также вести последующие расчеты с клиентами и формировать для них отчётную документацию.
ProjectMate дает возможность компании увидеть полную картину своей деятельности, контролировать степень участия в проекте каждого из исполнителей и грамотно распределять между ними нагрузку.
Опыт показывает, что в работе с отчётами эффективен модуль «Документооборот» системы ProjectMate. Он оснащен современными средствами для ежедневной работы с бумажными и электронными документами, связанными с операциями по управлению проектами и биллингу. В результате компания не просто упорядочивает имеющуюся у нее информацию, но и существенно повышает эффективность проектной деятельности. Вся финансовая информация из этого модуля может быть получена любым сотрудником компании даже вне офиса, поскольку из-за специфики работы некоторые участники проекта вынуждены часто находиться в длительных командировках и работать дистанционно. В этой ситуации поможет такой компонент системы, как «Сервис установки обновлений и доступа через Интернет/Интранет», который позволяет удалённо устанавливать обновления на ноутбуки, а также имеет защищённый доступ через Интернет к единой базе данных компании.
Модуль «Биллинг» максимально упрощает процедуру ведения взаиморасчётов с клиентами. Здесь в соответствующих папках создаются и хранятся записи о различных финансовых документах – калькуляциях, актах, счетах и счетах-фактурах, – а также данные о платежах и возвратах по всем проектам. В специальной папке Анализ накапливаются сведения о задолженностях, плановых поступлениях и финансовых результатах компании за определенный период.
Именно поэтому программа ProjectMate представляет собой единую интегрированную систему управления бизнесом, которая удачно сочетает в себе возможности различных подходов к проектному управлению, учитывающая специфику деятельности компаний, занятых в сфере профессиональных услуг. В программе имеются несколько связанных между собой модулей, таких как: «Учёт времени», «Управление проектами», «Управление ресурсами», «Бюджетирование проектов», «Управление запросами», «Управления контактной и клиентской базой». Модульная структура продукта позволяет качественно управлять проектами и сотрудниками, вести точный учет времени, оперативно и качественно формировать финансовые документы и аналитические отчеты, управлять контактной базой (CRM), хранить документы в едином и безопасном хранилище, что дополнительно придаёт ProjectМate универсальность.
Подводя итоги, можно сказать, что из всего многообразия имеющихся на рынке программных продуктов, система ProjectМate, наверное, одно из лучших отраслевых решений для компаний, ведущих проектную деятельность и работающих в области оказания профессиональных услуг клиентам.
