Компания Авиком прошла полный путь от ведения учета времени при помощи сделанных в Word тайм-листов до создания современного инструмента управления бизнес-процессами, связанными с оказанием профессиональных услуг. Нам хорошо знакомы не только сами проблемы, с которыми сталкивается типичная сервисная компания, но и способы их устранения. Практика показала, что нашим клиентам нужна эффективная и одновременно простая система для автоматизации деятельности.
Февраль 2008 года. ProjectMate 6.0
Основной упор в ProjectMate 6.0 сделан на улучшении существующей функциональности. При этом, однако, модернизация имеющихся модулей не ограничилась лишь косметическими преобразованиями. Напротив, большинство нововведений направлено на реальное повышение эффективности компаний на каждом этапе бизнес-процессов. Новая версия системы ProjectMate демонстрирует стремление разработчика целенаправленно следовать принципам PSA и в полной мере учитывать потребности небольших и средних компаний, занимающихся оказанием профессиональных услуг. Избегая высоких затрат на внедрение отдельных узкоспециализированных программ, клиенты получают эффективные профильные инструменты автоматизации, интегрированные в рамках единого интерфейса.
В модуле Управление финансами:
-
В области «Расчеты» появилась функция, автоматически напоминающая финансовому менеджеру о необходимости подготовки счетов и актов по открытым договорам. В новой папке Помощник отображается список договоров, по которым подходят сроки передачи финансовых документов в адрес клиента. Список формируется на основе данных о периодичности создания актов, счетов и калькуляций, указываемых индивидуально для каждого договора.
-
Добавлен компонент PjmSync для «1С:Бухгалтерия», предназначенный для синхронизации финансовой информации между системами ProjectMate и «1С:Бухгалтерия» 8.1. Благодаря этому компоненту финансовый менеджер может экспортировать в программу «1С:Бухгалтерия» счета, акты и счета-фактуры, а также выгружать из нее данные о поступивших платежах с автоматическим разнесением сумм по счетам.
В модуле Документооборот:
-
Введено четкое различие между файлом (электронной версией документа) и карточкой (набором атрибутов оригинального документа). Теперь в системе допускается независимая работа с файлами без необходимости заполнения карточек. При желании, однако, карточку всегда можно прикрепить к соответствующему файлу.
-
Упрощено ведение делопроизводства за счет создания дополнительного корневого каталога («Папка компании»), в котором хранятся карточки документов (а при необходимости и прикрепленные к ним электронные версии документов). Количество «Папок компании» зависит от числа собственных компаний.
-
Добавлен механизм формирования номенклатуры дел, необходимой для типизации документов компании. Кроме того, в папке Номенклатура дел предусмотрен специальный «Мастер», который помогает быстро построить требуемую структуру папок.
-
Открыта возможность подписки на оповещения по различным событиям, относящимся к папкам и документам хранилища (публикация,извлечение, удаление и т. д.).
-
Появилась функция создания поручений по документам и осуществления контроля над их исполнением. При этом система подает оповещение о назначенном поручении и, по аналогии с приглашением на встречу, позволяет принять его или отклонить.
-
Добавлена возможность работы со списком избранных каталогов.
-
Реализован полнотекстовый поиск* по внутреннему содержимому общих документов. По умолчанию поиск ведется по файлам форматов .doc, .rtf, .txt, .xls и .html. После установки дополнительных фильтров (из комплекта поставки ProjectMate) добавляется поддержка форматов .pdf, .docx, .docm, .pptx, .pptm, .xlsx, .xlsm, .xlsb, .zip, .one, .vdx, .vsd, .vss, .vst, .vdx, .vsx и .vtx
В модуле Управление проектами:
-
Добавлен компонент PjmSync для Microsoft Project, предназначенный для импорта проектов, созданных в программе Microsoft Project. За счет подобной интеграции достигается двунаправленная актуализация информации между двумя системами. С одной стороны, руководитель проектов может выгружать в ProjectMate данные по задачам, выполнение которых контролируется средствами Microsoft Project. С другой, у него появляется возможность точно учитывать затраты времени по каждой импортированной задаче, а затем экспортировать обратно из ProjectMate для последующего анализа и корректировки планов. Тем самым, возникает синергетический эффект от соединения проектных и аналитических мощностей Microsoft Project с развитым TimeTracking-инструментарием ProjectMate. В целом, компонент PjmSync для Microsoft Project поддерживает синхронизацию по таким параметрам, как бюджет проекта; ставки и ФИО участников проекта; наименование, процент выполнения и продолжительность задачи (в т. ч. начало и завершение); загруженность исполнителей задачи и др.
-
Модернизирован процесс управления поручениями. Теперь для каждого поручения можно указать контролера – сотрудника компании, который наделяется дополнительными правами на изменение состава исполнителей, предоставление исполнителям доступа к закрытым документам, получение всех оповещений о текущем состоянии задачи и т. д.
В модуле Управление временем и затратами:
-
При заполнении записи о времени, ассоциированной с задачей, появилась возможность указания количества часов, предположительно оставшихся до завершения задачи.
-
Добавлен компонент PjmSync для Windows Mobile, предназначенный для синхронизации информации между ProjectMate и мобильными устройствами (КПК или смартфонами) на базе Windows Mobile 5.0/6.0. Он обеспечивает синхронизацию календаря (записей о времени и встреч), задач, поручений и контактов (данных о сотрудниках/контактах и компаниях/клиентах).
* Полнотекстовый поиск является опциональной функцией и активируется только при соответствующих настройках SQL-сервера. |
Декабрь 2007 года. ProjectMate 6.0. Бета-версия
В декабре 2007 года вышла публичная бета-версия ProjectMate 6.0. В тестировании системы приняло участие несколько компаний, что позволило испытать ее новые функции в реальных условиях и ускорить выпуск финальной версии. Особенно важно было проверить механизм синхронизации проектов с системой Microsoft Project, давно прижившейся в проектно-ориентированных компаниях, однако, не решающей таких основополагающих задач, как учет времени и биллинг. Благодаря активности всех участников бета-тестирования уже к февралю 2008 года нам удалось завершить работы по подготовке релиза ProjectMate 6.0.
Октябрь 2006 года. ProjectMate 5 R2
Версия ProjectMate 5 R2 ознаменовала важный этап развития системы. Интегрированный модуль документооборота вплотную приблизил ProjectMate к лучшим западным образцам PSA-решений для компаний сферы услуг. Другие важные изменения коснулись модулей управления финансами и временем.
Новое в версии ProjectMate 5 R2
Модуль Документооборот, обеспечивающий создание единого хранилища документов и обладающий следующими функциями:
-
Распределение документов по общим папкам для организации совместной работы.
-
Управление правами на чтение, редактирование, добавление, удаление и архивирование документов.
-
Блокировка файлов по расширению для защиты хранилища от второстепенной информации.
-
Хранение промежуточных версий при извлечении/возврате документов.
-
Автоматизация делопроизводства за счет ведения карточек входящих, исходящих и внутренних документов.
-
Осуществление поиска документов по наименованию, ключевым словам, состоянию и прочим атрибутам.
Улучшенный пользовательский интерфейс, выдержанный в стиле Microsoft Outlook и способствующий быстрому освоению программы. К его информативным меню и интуитивно-понятным инструментам управления добавились следующие достоинства:
-
Сворачивающиеся боковые панели, позволяющие увеличить площадь рабочего пространства.
-
Панель действий, содержащая мини-органайзер «Дела на сегодня». Здесь отображаются планируемые записи о времени, а также назначенные задачи, поручения, заявки, запросы и встречи.
В модуле Управление временем и затратами:
-
Для повышения эффективности внутрикорпоративных коммуникаций реализован механизм назначения встреч. Порядок планирования встречи, отправки уведомлений о ее начале и ведения учета затраченного времени максимально приближен к аналогичной процедуре в Microsoft Outlook.
-
Автоматизированы операции по учету и резервированию ресурсов, необходимых для проведения встреч между сотрудниками компании или переговоров с внешними клиентами.
В модуле Управление финансами:
-
Расширен набор финансовых документов. Помимо актов и счетов теперь в системе можно подготавливать счета-фактуры и накладные.
-
Добавлена возможность привязки авансового счета к нескольким актам.
-
Реализована процедура экспорта-импорта данных между ProjectMate и популярными бухгалтерскими программами.
В модуле Управление проектами:
-
Введено понятие «Проектная папка», предполагающее возможность сопоставления одной из папок хранилища документов с определенным проектом.
Изменения и улучшения общего характера
-
Новые аналитические отчеты, демонстрирующие результаты коммерческой деятельности компании, а также позволяющие оценить, как эффективность работ по проектам в целом, так и продуктивность отдельных сотрудников.
-
Импорт в систему курсов валют, устанавливаемых на каждый день Центральным Банком РФ. Специальная команда позволяет копировать полученные данные в соответствующий справочник.
-
Расширенный поиск по всей базе записей системы.
-
Управление учетными записями и ролями без необходимости запуска административной утилиты.
-
Возможность создания двуязычных документов.
Кроме того, в ProjectMate 5 R2 изменен механизм лицензирования. Вместо разграничения функциональности продукта по пользовательским ролям применен более распространенный способ – деление по редакциям. Начиная с этой версии, система поставляется в трех вариантах: Lite, Standard и Professional.
Важно иметь в виду, что кумулятивное обновление баз данных до версии R2 возможно только с версии ProjectMate 5.5.146 и выше. Во всех остальных случаях необходимо проконсультироваться со специалистами компании Авиком. Кроме того, ProjectMate 5 R2 не имеет обратной совместимости с сервером Microsoft SQL Server 2000 (в т. ч. MSDE 2000), поэтому при переходе на новую систему его придется переустановить.
Апрель 2006 года. ProjectMate 5.5
Основные изменения были направлены на улучшение коллективной работы, упрощение системы управления и повышение эффективности работы пользователей.
Ключевое нововведение – Модуль оповещений:
-
Начиная c этой версии, пользователи могут получать оповещения об изменениях документов в системе ProjectMate. Например, о том, что сотрудника назначили исполнителем задачи, выданное поручение было выполнено или о том, что счёт был оплачен. При этом пользователь имеет возможность определить, какие виды уведомлений его интересуют, а также выбрать наиболее подходящий способ их доставки: на рабочий стол Windows или по электронной почте.
-
Появилась возможность личного планирования времени: теперь сотрудник может составить личное расписание своей работы в рамках поставленных ему задач, а ProjectMate, вместе с новой системой оповещения, напомнит ему о запланированных событиях.
-
При планировании рабочего времени, сотрудник может использовать общий календарь для координации своих планов с планами коллег, что позволяет существенно повысить эффективность коллективной работы, а руководителям быть в курсе планов подчиненных.
-
Новое представление - «ProjectMate сегодня» - удобный способ работать с системой. Теперь можно, не выходя из программы, работать с электронной почтой, просматривать корпоративный портал, а также публиковать и читать объявления по проектам и компании в целом.
В подсистеме Управления контактами произошли следующие изменения:
-
Реализована концепция разделения общего и собственного списка контактов. В собственный список пользователь может включать контакты и компании из общей базы.
-
Добавлен ряд представлений, которые позволяют пользователю более эффективно анализировать и планировать взаимодействия с клиентами. Это, прежде всего, представления «Последние контакты» и «Следующие взаимодействия».
-
Появилась возможность установить напоминание о следующем взаимодействии.
В модуле Управления проектами и ресурсами:
-
В целях упрощения системы управления был добавлен новый объект – Поручение. Механизм поручений – наиболее простой и эффективный способ назначения и контроля исполнения заданий. Теперь у сотрудников под рукой всегда есть список выданных и полученных поручений по каждому проекту.
Дополнения и улучшения в Финансовом модуле:
-
Добавлен механизм вычисления стоимости работ или услуг в зависимости от их сложности, а не от квалификации исполнителей. Кроме этого, появилась возможность использования коэффициентов к ставкам, которые делают вычисление цены более гибким.
-
Калькуляции (отчеты для клиентов) теперь можно связывать друг с другом. Это позволяет включать расходы одной строкой в отчет о затраченном времени.
-
Учитывать полученные авансы стало возможно не только в счетах, но и в актах. Это позволяет проще и быстрее создавать документы в соответствии с требованиями российского законодательства.
Пользовательский интерфейс системы стал более функциональным. В табличных представлениях появилась Область чтения, которая позволяет быстро просматривать основные данные по выбранной записи.
Одно из важнейших изменений касается многоязычной работы. Теперь стало возможно не только создавать документы на нескольких языках, но и выбирать язык пользовательского интерфейса.
Ноябрь 2005 года. ProjectMate 5.1
Основной акцент в версии 5.1 был сделан на финансовый учет и улучшение механизма оказания типовых услуг по фиксированным ценам. Для этого в системе были сделаны следующие дополнения:
-
Введены новые документы "Платеж" и "Возврат денежных средств".
-
Добавлены новые представления и отчеты, которые позволяют анализировать задолженность, плановые поступления и быстро оценивать итоги работы по конкретному договору или контрагенту.
-
Введено понятие "Прайс-лист" для договора. В прайс-листе договора позиции могут иметь цену, отличную от общего прайс-листа компании.
-
Добавлен новый документ – "Заявка". В заявке могут быть сгруппированы позиции прайс-листа договора. Исполненная заявка может учитываться в биллинге.
-
Улучшены функции биллинга. Теперь возможно время и затраты добавить напрямую в акт или в счет без использования для этого механизма калькуляций. Кроме этого в счет может попасть и выполненная заявка, которая так же имеет стоимость.
Для улучшения работы пользователей в системе были сделаны следующие изменения:
-
Улучшены представления для работы с клиентами и контактами.
-
Добавлена возможность утверждения всех выбранных записей о времени и затратах.
-
В табличных представлениях добавлена панель для поиска/фильтрации данных по любому из полей представления.
-
В запросах добавлена функция "Пометить как прочтенное/непрочтенное".
-
Добавлена возможность печати календарного и всех табличных представлений в ландшафтном виде.
-
Улучшен механизм экспорта документов в Microsoft Word. Теперь для различных дополнительных полей используется универсальный механизм Пользовательских полей.
-
Улучшена работа с вложениями и комментариями документов системы. Сейчас они не требуют отдельной страницы, а удобно располагаются в нижней части каждой из форм.
Август 2005 года. ProjectMate 5.0
Пятую версию ProjectMate можно по праву назвать первым российским продуктом класса PSA. При ее создании мы опирались не только на собственную методику управления ресурсами и бизнес-процессами внутри компании, но и на пожелания наших клиентов, а также богатый зарубежный опыт развития подобных систем. Именно поэтому в текущей версии ProjectMate мы сохранили и усовершенствовали самые важные функции, отказавшись от сложных и мало востребованных опций, которые усложняют работу с программой.
Август 2004 года. ProjectMate 4
Представлена система ProjectMate 4 - законченный коммерческий продукт категории Time Tracking and Billing. В нем получила дальнейшее развитие концепция календаря, который теперь создавался и хранился в самой системе. Кроме того, был сделан акцент на интеграцию с существующим программным обеспечением - в частности, на возможность экспорта документов в текстовый редактор Microsoft Word и электронную таблицу Microsoft Excel. Но, пожалуй, самым главным достижением явилось преобразование ProjectMate в инструмент, понятный и востребованный конкретной группой заказчиков - консультантами, юристами и адвокатами.
С этого момента наша компания начинает получать многочисленные заказы от компаний, оказывающих профессиональные услуги различного характера.
2003 год. ProjectMate 3
Продолжились работы по упрощению ProjectMate. Из сложной и тяжелой системы она постепенно превращалась в удобный и понятный для неподготовленного пользователя инструмент. Именно тогда интерфейс приобрел вид, максимально схожий с популярным приложением Microsoft Outlook, а некоторые лишние функции были удалены.
Однако по-прежнему система использовалась для внутреннего учета. Правда, вскоре к нам обратился ряд компаний - из числа клиентов, оказывающих юридические услуги, - с просьбой подобрать соответствующее программное обеспечение для автоматизации своей деятельности. После непродолжительных исследований выяснилось, что на российском рынке подобных систем просто нет. Мы не могли бросить своих клиентов в беде и приняли решение адаптировать нашу систему под нужды юридических компаний. Так родилась идея сделать ProjectMate доступным для всех.
2002 год. ProjectMate 2
Работы по развитию ProjectMate продолжаются на основе предыдущего опыта. Постепенно акцент смещался в сторону ресурсного планирования. В процессе модернизации системы были учтены такие понятия, как матричная структура управления, проектный офис, подбор сотрудников по компетенциям и степени загрузки и др.
2000 год. ProjectMate 1
Это был период, когда мы сами вели учет времени с минимальным использованием средств автоматизации. Сотрудники, участвующие в проектах, регулярно сдавали руководству тайм-листы, на основе которых затем формировались отчеты и счета клиентам. Такое положение дел не устраивало никого. Назрела необходимость в создании некой системы для организации учета времени внутри компании.
На свет появилась первая версия программы ProjectMate. Примечательно, что на тот момент в системе был реализован ряд возможностей, которые отсутствуют в ее последней версии. Однако ключевые функции - учет времени/затрат и биллинг - все еще требовали серьезной доработки.
