ТОП-10 случаев, когда юридическая фирма теряет деньги.Случай №8. Не возмещаем траты на подготовку документов

ProjectMate продолжает серию публикаций о 10 основных случаях, когда юридические фирмы теряют значительные суммы денег, и о способах избежать их, рассказом о случае №8: «Не возмещаем траты на подготовку печатных документов».


 

Случай №8. Не возмещаем траты на подготовку печатных документов

Юрфирмы обычно включают в счет клиента косвенные расходы на почтовую пересылку документов, а до недавнего времени включали и стоимость телефонных переговоров. И стандартная практика для многих фирм – возмещать также затраты на ксерокопирование документов. Почему бы не компенсировать траты на подготовку печатных документов тоже?

Вы можете измерить стоимость печати документов количеством коробок бумаги, которую покупаете и расходуете каждый месяц. Многие небольшие фирмы легко тратят до 50 тысяч листов каждые два месяца, а бывает, даже каждый месяц.

А поскольку сканирование и печать понемногу вытеснило простое ксерокопирование, то и множество документов, подготовленных вашей фирмой, остаются неучтенными и не включенными в клиентские счета. Цена этой – казалось бы! – мелочи доходит до $5 000 на каждого юриста фирмы в год расходов, подлежащих возмещению в иных обстоятельствах.


Решение

 

Используйте аутсорсинг печати или оформите лизинг печатного оборудования

Аутсорсинг офисной печати – это наиболее экономная опция. Стоимость отпечатанного листа варьируется от 0,5 до 10 центов (ремонт оборудования и стоимость тонера оплачивает поставщик). При этом у вас исчезают дополнительные непрофильные вложения и снижается нагрузка на IT-специалистов.

Включайте расходы на подготовку печатных документов в клиентские счета

Теоретически, вы должны включать в счет клиента финальную стоимость печати – но здесь возникает непрозрачный момент из-за того, что вы распечатываете также черновики. В реальности объем возмещения затрат на печать документов часто зависит от отношений с тем или иным клиентом. И зачастую проще компенсировать такие расходы, когда вы работаете с частными лицами, чем с корпоративными клиентами.

А при работе с корпоративными заказчиками хороший способ возместить траты на печать – это ввести единый платеж за все административные расходы. Некоторые компании, например, закладывают 2 процента от годового оверхеда по каждому из клиентов на покрытие стоимости печати, ксерокопирования, пересылки документов и так далее.

Через неделю мы расскажем о случае №9 «Не управляем своим временем».