Сергей Стёпин, «Юстина»: «Рекомендую внедрять ProjectMate всем партнерам, коллегам по цеху и даже конкурентам»

Адвокатская фирма «Юстина» основана 25 марта 1992 года в Москве в форме товарищества юристов для оказания высококвалифицированных юридических услуг бизнесу.

Адвокатская фирма «Юстина» — это сплоченная профессиональная команда, обладающая традиционными и самыми передовыми правовыми технологиями, способная системно обслуживать любые коммерческие проекты. За время своего существования Адвокатская фирма «Юстина» зарекомендовала себя как надежный и эффективный партнер. Основу работы компании составляют доверительные начала, ответственность, индивидуальный подход к проблеме каждого клиента.

В 2009 году в «Юстине» было успешно завершено внедрение ProjectMate – системы автоматизации компаний, оказывающих профессиональные услуги. О процессе выбора программы и о работе в ProjectMate рассказывает управляющий партнер, генеральный директор адвокатской фирмы «Юстина» Сергей Стёпин.

Компания «переросла» прежнюю систему

— Компания была создана в начале 90-х годов, когда в нашей стране только зарождалось такое понятие, как юридический бизнес. На первом этапе основной состав сотрудников нашей фирмы был представлен выпускниками юридического факультета Военного Краснознаменного института Министерства обороны, а также различных ведущих ВУЗов со специализацией в области права. В прошлой своей деятельности наши специалисты занимали такие должности, как военный прокурор, следователь, судья, руководитель юридической службы. В начале 90-х годов прошлого столетия в России активно развивалась экономика, появилось много коммерческих компаний, и наша адвокатская фирма одной из первых стала оказывать квалифицированную юридическую помощь молодому российскому бизнесу.

Нашими клиентами на сегодняшний день являются российские и зарубежные компании, а также крупные холдинги. В своей профессиональной практике фирма специализируется на представлении интересов клиентов в судах, консультировании клиентов, подготовке специализированных юридических заключений.

Уже на начальном этапе мы осознали необходимость внедрения программы управленческого учета. Сначала мы использовали внутренние разработки и создали собственную программу, которая в то время вполне нас устраивала. Но постепенно компания «переросла» имеющуюся систему учета, поскольку круг задач фирмы расширялся и усложнялся, и настал момент, когда эта программа перестала удовлетворять нашим растущим потребностям.

«Выбор новой программы управленческого учета был непростым»

— Процесс поиска и выбора новой программы управленческого учета был непростым. Мы серьезно изучили рынок различных программных решений: рассматривались ERP-системы, российские и зарубежные решения, но ни одно из них не устраивало нашу фирму, так как англоязычные зарубежные программы – достаточно громоздкие и сложные для восприятия пользователей, а аналогичных российских систем на тот момент еще не существовало.

Когда появились первые конференции, семинары, посвященные юридическому бизнесу, мы стали принимать в них активное участие. К тому времени мы были наслышаны о системе ProjectMate от коллег, изучили сайт этого продукта, консультанты компании «Авиком» подробно и доступно рассказали о достоинствах ProjectMate – всё это упростило и ускорило принятие решения по выбору системы для нашей фирмы. Большую роль, безусловно, сыграл тот факт, что разработчики программы – наши соотечественники и хорошо понимают специфику российского юридического бизнеса. И мы ни разу не пожалели о своем выборе, потому что ProjectMate – действительно классная система.

«ProjectMate заменил нам десяток различных таблиц учета рабочего времени и бухгалтерскую программу»

— Профессия адвоката имеет свои особенности, одна из которых – равный профессиональный статус всех сотрудников бюро. Организация управления персоналом в нашей фирме – дело достаточно непростое. Но после внедрения системы ProjectMate в «Юстине» заметно улучшилась организация работ. С помощью программы, например, стало проще назначать исполнителей проекта, проводить выдачу заданий и поручений, а также контролировать весь процесс их исполнения. Работа адвокатов стала более прозрачной: теперь каждый сотрудник может видеть записи о времени своих коллег, что помогает координировать совместную работу. Также возросла достоверность и оперативность учета данных. ProjectMate позволяет более четко оценивать степень участия каждого юриста в проекте либо при выполнении конкретных заданий – например, при подготовке искового заявления, участия в судебном заседании. И понимание личного вклада сотрудника в совместный проект упрощает расчет гонорара каждому из адвокатов.

ProjectMate с успехом заменил нам десяток различных таблиц учета рабочего времени, которые велись в формате Exсel, а также бухгалтерскую программу. Шаблоны, имеющиеся в системе, позволили ввести единые стандарты в отчетных документах, предоставляемых клиентам. Таким образом, с помощью ProjectMate мы устранили разрозненность и многообразие отчетов в бюро.

«Эффект от использования ProjectMate виден на уровне всей компании»

— Как управляющий партнер фирмы, я вижу положительный эффект от использования системы на уровне всей компании. Во-первых, система позволяет объективно оценить эффективность каждого проекта, выручку по направлениям деятельности, видам юридических практик нашего бюро. Во-вторых, с помощью программы я, как руководитель, могу оперативно получать информацию о движении финансовых документов, видеть величину дебиторской задолженности компании. В-третьих, из системы удобно получать информацию о степени занятости сотрудников в проектах для более равномерного распределения индивидуальной нагрузки на каждого их них.

И хотя внедрение новой программы сначала вызвало некоторую настороженность со стороны наших адвокатов, дальнейшее использование системы точного учета рабочего времени ясно показало ее очевидные преимущества в повышении эффективности работы всех категорий сотрудников компании: от адвокатов до ассистентов руководителей. Система ProjectMate помогла дисциплинировать рядовых исполнителей, потому что их работа стала доступной для контроля руководством бюро.

«ProjectMate стал важной частью системы управления нашей фирмой»

В силу молодости российского бизнеса многие потенциальные клиенты нашей фирмы не всегда знают, что оплата работы юриста почасовая. Стоимость услуг зависит от времени, затраченного на выполнение задания, и часовой ставки адвоката. Система ProjectMate помогла внести ясность в спорных вопросах оплаты за оказанные услуги, поскольку сделала процедуру биллинга прозрачной и понятной для клиентов. Программа помогает вести точный учет рабочего времени и узнавать объем выполненных работ, что очень важно для обоснованного выставления счетов, а это вызывает доверие клиентов к деятельности нашего бюро.

Программа ProjectMate стала важной частью системы управления нашей фирмой, и на сегодняшний день нам сложно представить без неё свою работу. Наладился операционный процесс оказания услуг в компании, освободилась часть полезного времени адвокатов и партнеров для выполнения других важных дел.

Более того, систему ProjectMate я с удовольствием рекомендую внедрять всем нашим партнерам, коллегам по цеху и даже конкурентам. На мой взгляд, система ProjectMate наиболее полно учитывает специфику работы российских юридических компаний и адвокатских фирм. И я считаю, что чем больше юристов будут использовать ProjectMate, тем успешнее будет складываться их профессиональная деятельность, а также будет развиваться весь юридический бизнес в целом».