Антон Шанов, ЮФ «Законный интерес»: «Не представляю, как люди работают без программы, без фиксации времени»

Компания «Законный интерес» представлена на юридическом рынке Нижнего Новгорода с 2008 года. Основные дела, которые ведет фирма, связаны с рекламным рынком: «Законный интерес» оказывает услуги по оспариванию отказов в размещении рекламных конструкций, и также работает с правилами их размещения.

О своем опыте внедрения программы ProjectMate, выстраивания системы учета времени, анализа и глубокого понимания внутренней бизнес-информации рассказывает генеральный директор компании Антон Шанов.

Читать статью в PDF

«У компании, которая собирается внедрить ProjectMate, должны существовать процессы фиксации времени»

«Мы начали работать с ProjectMate в 2014 году, но познакомился с программой я еще в 2009, – вспоминает Антон Шанов, – И тогда, хоть я и был в восторге от продемонстрированных возможностей, но процессы учета, фиксации времени в нашей фирме были стихийными. Понимание, что время фиксировать нужно, было, но привычки – и в первую очередь моей, как инициатора – еще не было. Как я мог стимулировать сотрудников к учету времени, если сам этого не делал?»

За время с 2009 по 2014 год «Законный интерес» несколько раз устанавливал пробную версию ProjectMate. И каждая попытка не приносила успеха из-за отсутствия внутренней привычки сотрудников фирмы вести учет времени. В то же время у руководства назрела насущная потребность в оценке, сколько тратится на конкретные услуги, поскольку не было понимания, зарабатывает ли фирма вообще или теряет.

С середины 2013 года в фирме всерьез занялись налаживанием системы тайм-менеджмента. «Сначала я фиксировал время просто в тетради, потом в таблицах в MS Word, и через некоторое время перешел на Excel, поскольку нужна была аналитика, — отмечает Антон Шанов, — Понимание потребности и принципов учета возрастало, но решения не было, и я вернулся к ProjectMate. Программа легко «легла» на наши новые процессы, мы стали получать больше удовольствия, работая с ней, это уже не было головной болью».

«Больше всего в программе я ценю понимание, где мы зарабатываем деньги»

В «Законном интересе» отмечают, что внедрение программы стоило больших трудов. Сегодня в фирме активно используют ProjectMate для учета времени, контроля сотрудников и биллинга, а также осваивают возможности программы с точки зрения продаж и пользуются отчетами по эффективности сотрудников. «Я планирую освоить возможности документооборота, бюджетирования, наверно, нужно подумать о блоке поручений», — комментирует Антон Шанов следующий этап внедрения программы.

По словам Антона Шанова, в самом начале «Законный интерес» выбрал ProjectMate за биллинг. «Сейчас же больше всего в программе я ценю понимание, где мы зарабатываем деньги. ProjectMate высчитывает ставку при фиксированной стоимости услуги и эффективность по проекту, благодаря чему возникло понимание, что я могу варьировать ценообразование: в каких-то случаях могу дать почасовую ставку, в других – фиксированную стоимость», — поясняет Антон Шанов.

«C помощью программы мы отлаживаем и привлечение новых клиентов, и текущую работу»

По приоритетности на первом месте для «Законного интереса» сегодня стоит очень важный пласт работы – это продажи. «Я прошел большой путь к пониманию того, как нужно заниматься продажами, — говорит Антон Шанов, — На недавнем вебинаре «ProjectMate как инструмент для продаж» я увидел, что в программе существует механизм для выстраивания правильных взаимоотношений с клиентами. Конечно, я не до конца еще его изучил, но понимание, что нужно наполнять его содержанием, уже сложилось». В фирме планируют с помощью ProjectMate отлаживать и привлечение новых клиентов, и текущую работу.

В компании отмечают, что с внедрением программы значительно упростились процессы взаиморасчетов с клиентами и отслеживания документов, потому что все хранится в единой системе. ProjectMate помогает сотрудникам «Законного интереса» и в лучшей организации рабочего времени. По мнению Антона Шанова, при планировании в программе повышается эффективность работы, поскольку сотрудник видит планы на день не как абстрактные пункты в меню, а как реальное время, которое он должен будет потратить. И если не получается все успеть в один день, то временные блоки сдвигаются и «валятся» в следующий, и наглядное представление этого процесса проще к пониманию. В фирме называют планирование в ProjectMate хорошей помощью в самоорганизации.

«Информация, которую ProjectMate позволяет анализировать, для нас очень важна»

Внутри фирмы проводится огромная работа по наведению порядка в бизнес-процессах. Информация, которую ProjectMate позволяет анализировать, представляется компании очень важным подспорьем на данном этапе. «По сути, эта информация есть и без ProjectMate, но программа позволяет представить ее систематизированно, понять, на каком этапе у нас проблемы», — говорят в фирме.

В качестве примера Антон Шанов вспомнил недавнюю историю: «По одному из сотрудников мне не нравилось количество времени, которое он отмечал, я стимулировал его к большему, при этом своим-то временем был доволен. Но когда я посмотрел отчет в ProjectMate, оказалось, что моя эффективность в последнее время упала намного больше, чем эффективность моего сотрудника. Конечно, я понимаю, что больше стал отмечать непродаваемого времени, и это повлияло на результат. Но сигнал очень интересный, я действительно был удивлен».

«Чтобы контролировать некий параметр, нужно по крайней мере его измерять»

«Измеряя, сколько времени потратил на ту или иную работу, иногда я и сам удивляюсь результатам, — продолжает Антон Шанов, — Казалось бы, мы не так давно выполнили проект, но уже и не вспомнить, насколько это было сложно. А при взгляде в программу все становится наглядно и очень понятно, – и с клиентами общаться стало проще».

Отвечая на вопрос, что изменилось с внедрением ProjectMate, в фирме говорят, что «работать становится намного интереснее, когда чувствуешь, что контролируешь расходование времени и можешь прогнозировать развитие ситуации».

«Что касается функций программы – ProjectMate решает все те вопросы, которые стоят перед компанией, — подытоживает Антон Шанов, — Наверно, нужно вырасти человек до 150 и выполнять огромные многоуровневые проекты, чтобы я сказал, что какой-то функции не хватает. А для небольшой компании, которых у нас большинство, абсолютно точно ProjectMate решает все проблемы и даже больше, с запасом на рост».