Тотальный учет времени: ключевой инструмент для оценки прибыльности юридической фирмы

По материалам статьи Нормана Кларка (Norman K. Clark) «Universal Timekeeping: A Critical Profitability Tool for Lawyers. We can no longer afford to guess at profitability»

Угадывать рентабельность – непозволительная роскошь

Кажется, еще совсем недавно основной стратегией по извлечению прибыли в юридических фирмах был принцип: «Если мы выставляем достаточно высокие счета, мы получаем прибыль».

Увы, эпоха бесконечно растущего гонорара юристов закончилась – клиенты сегодня стали крайне чувствительны к цене. Любое увеличение счета вызывает сопротивление со стороны клиента и грозит отказом от услуг вашей компании.

По этой причине, для юридической фирмы сегодня крайне важно повышать свою рентабельность. Чтобы поддержать устойчивое развитие и повысить конкурентоспособность, юрфирме необходимо вести тотальный учет времени. Все просто: если вы не внедрили тотальный учет времени, вы не управляете рентабельностью – вы просто делаете предположения.

Шесть ключевых финансовых показателей

Доказано, что существует шесть ключевых финансовых показателей, которые точно отражают текущее финансовое состояние любой юридической фирмы, вне зависимости от ее размера. Используя шесть этих показателей, юридическая фирма – особенно небольшая фирма – сможет выявить и решить потенциальные финансовые проблемы прежде, чем они перерастут в кризис.

Все эти показатели рассчитываются на основе временных метрик. Только ведя полный и точный учет времени, юридическая фирма с их помощью сможет оценить свою деятельность с точки зрения рентабельности. К этим показателям относятся:

  • уровень утилизации (процент времени, учтенного по коммерческий проектам, от времени, учтенного по всем проектам);
  • уровень реализации (процент времени в коммерческих проектах, оплаченный клиентом);
  • выручка с часа работы юриста (общая выручка, полученная на фирму, практику или по конкретному делу, деленная на количество записанных часов работы юриста в соответствующем масштабе);
  • прибыль с часа работы юриста (часовая выручка юриста за вычетом эксплуатационных расходов);
  • эксплуатационные расходы часа работы юриста (общие операционные расходы по отношению к количеству учтенных юристом часов);
  • рычаги рабочего процесса (например, соотношение оплачиваемой работы, выполненной партнерами, по отношению к работе, выполненной помощниками и ассистентами по конкретному делу).

Делай или не делай. Не «пробуй»

Все эти показатели объединяет один ключевой фактор – время. Их просто невозможно вычислить без тщательного учета рабочего времени: отрывочные записи могут привести к весьма ненадежным результатам.

Обращаясь к учению Магистра Йода: вы не получите прибыль за работу, сделанную наполовину.

Самые распространенные недостатки в системе учета рабочего времени:

  • учет только тех рабочих часов, которые оплачиваются по часовой ставке;
  • исключение некоторых юристов или практик из системы учета времени;
  • замена «стандартными часами» или «планируемыми часами» фактически затраченного времени;
  • неясное или неполное описание работ (например, «исследование» или «внутренняя консультация»), которое почти бесполезно как информация для управленческого учета и будет непонятно для клиента во время обсуждения гонорара.

Самый простой и эффективный способ избежать этих проблем – внедрить стандарты по учету времени для компании, оказывающей профессиональные услуги:

Все записывают всё!

Как следует из названия, тотальный учет времени означает, что каждый, кто получает зарплату в вашей компании – от помощника юриста до самого старшего партнера – записывает каждый отработанный час. Учет не зависит от того, какой ценовой политики придерживается компания – работает ли она по часовой ставке, использует фиксированную стоимость, гонорар успеха или любой другой способ. Он не зависит и от того, оплачивается ли учитываемое время. Только с помощью тотального учета члены юридической практики могут знать, сколько стоит один час профессиональных услуг и приносит ли этот час достаточную прибыль.

Стандарты в области тотального учета времени помогают вести его с максимальной точностью и полнотой. Они гласят:

  1. Вносите своё время сами. Не давайте ассистенту делать это за вас. Вы – единственный человек в офисе, который сможет описать выполненную работу максимально понятно и подробно, чтобы избежать вопросов во время обсуждения гонорара.
  2. Записывайте ваше время как можно быстрее после выполненной работы. Воспоминания занятых юристов, какими бы усердными они ни были, становятся менее точными за удивительно короткое время. Отложив внесение записей всего на нескольких дней, юрист может явно сократить доход фирмы. Зачастую, либо юристы забывают внести необходимые часы, либо фирма платит за неполную или неточную запись времени.
  3. Всегда, когда это возможно, записывайте время в специальную систему по учету времени. Блокнотики и временные заметки — это конечно лучше, чем полностью полагаться на память, но каждый раз, перенося информацию с листочка, вы увеличиваете риск совершить ошибку. Специальные системы помогают сотрудникам следовать первым двум правилам: сделай это сам и сделай это сейчас!