Бюджетирование проектов

Продуманный подход к ценообразованию является одним из важнейших конкурентных преимуществ компании сферы профессиональных услуг.

С одной стороны, обоснованные цены привлекают клиентов, а с другой – управление бюджетами позволяет достоверно оценивать объемы затрат и обеспечивать оптимальный уровень прибыльности.

ProjectMate позволяет с одного взгляда оценивать текущее положение дел по каждому из бюджетов

Для бюджетирования проектов и сервисов разработчики ProjectMate создали специализированный модуль. Под проектом здесь понимается деятельность в рамках классической методологии управления проектами − с четко установленными сроками, определенной целью и выделенными на ее достижение ресурсами. Под – сервисом обслуживание клиента на регулярной основе – например, услуги бухгалтерского аутсорсинга.

Составление бюджета проектов в ProjectMate

Составить бюджет проекта в модуле «Бюджетирование» довольно просто: сначала выделяются группы работ, затем составляется план самих работ, указывается их трудоемкость, ставки исполнителей и другие параметры.

Система позволяет задать до четырех целевых показателей (виды деятельности, исполнители, ставки, квалификации), с помощью которых вы впоследствии будете сопоставлять плановые и фактические данные.

Составление бюджета сервисов в ProjectMate

Планирование сервисных затрат обычно происходит путем разбивки ежемесячного объема работ на типовые операции, с указанием видов деятельности и необходимых квалификаций исполнителей.

В этом случае итоговая стоимость обслуживания определяется часовыми ставками специалистов и трудоемкостью операций.

Периодические бюджеты

Такой документ составляется на определенный расчетный период – чаще всего на месяц. По его завершении клиенту выставляется счет за оказанные услуги, а система автоматически формирует новый бюджет на следующий период. По умолчанию новый бюджет повторяет структуру предыдущего, однако при необходимости в него могут вноситься изменения.

Шаблоны бюджетов в ProjectMate

Существующая в ProjectMate возможность создавать шаблоны бюджетов значительно упрощает пользователям жизнь. В систему встроены функции по формированию шаблонов двух принципиально разных типов.

Шаблоны для создания бюджетов

Возможность применения заранее созданных типовых бюджетов, а также формирования новых документов по образцу уже использовавшихся прежде позволяет не только упростить и ускорить процедуру бюджетного планирования, но и повысить ее точность.

Вам не понадобится многократно вносить одну и ту же информацию – ее можно просто скорректировать в уже имеющемся шаблоне бюджета.

Шаблоны печатных форм документов

Любой бюджет можно преобразовать в таблицу Excel, в которой, при желании, будет отображен календарный план работ в виде упрощенной диаграммы Ганта. ProjectMate предусматривает гибкую настройку вида таблиц Excel: вы без труда сможете создать нужное количество шаблонов, удовлетворяющих потребностям самых взыскательных клиентов. И, конечно, оформить их в соответствии с корпоративным стилем компании.

Отслеживание исполнения бюджета

semafors

Специальная система семафоров в ProjectMate позволяет с одного взгляда оценивать текущее положение дел по каждому из бюджетов. Если семафор горит зеленым – значит, расходы по проекту ниже установленной допустимой границы, если желтым – вплотную приблизились к ней, а красный цвет знаменует превышение бюджета. Таким образом, руководитель проектов или контролёр бюджетов в первую очередь обращают внимание на те бюджеты, по которым семафоры выдают предупреждающие сигналы, и, следовательно, могут оперативно реагировать на отклонения от запланированного бюджета.