Гид по тайм-менеджменту для юридических фирм.Учитесь говорить «Нет»!

ProjectMate перенял опыт Канадской ассоциации юристов и продолжает серию публикаций о тайм-менеджменте для юристов. Третья статья расскажет, как правильно говорить «нет» и эффективно организовать рабочее пространство.


Учитесь говорить «Нет»!

Умение отказывать, не обижая человека, является одним из ключевых навыков для успешного менеджера.

Человек просит помощи, но у вас совсем нет времени. Что ответить?

• У меня уже назначена встреча на это время.

• Я мог бы взяться за это дело на следующей неделе.

• Я не думаю, что смогу с этим разобраться за 2 недели. Но я могу посоветовать Вам хорошего специалиста. Или Вы хотите подождать меня?

• Я сейчас занят другим делом. Не могли бы мы вернуться к этому позже?

• Извините, я не смогу взяться за это. Спасибо за оказанное доверие.

• Давайте я перезвоню Вам в 15:00, когда у меня будет достаточно времени, чтобы вдумчиво заняться вашим делом.

Организуйте своё рабочее место!

Шаг 1. Приведите в порядок своё рабочее место.

Порядок в кабинете и на столе сэкономит вам время поиска документов. Вы сможете сразу сфокусироваться на деле, не отвлекаясь на различные письма, записки и документы, валяющиеся повсюду.

Шаг 2. Пользуйтесь настольным календарем или электронным органайзером.

Записывайте и личные, и рабочие встречи в один органайзер. Разделите страницу текущего дня на части, в зависимости от списка дел. Расклеивайте напоминания о рабочих и личных встречах на стикерах, которые легко удалить после выполнения задачи.

Шаг 3. Планируйте порядок выполнения задач.

Сразу же распределяйте всю информацию о звонках и письмах, которые нужно будет сделать, по дням. Успешные тайм-менеджеры советуют завести небольшую картотеку, в которой документы будут лежать по папкам, помеченным разными цветами в зависимости от срочности и важности задания. Например, красная пометка может использоваться для очень важных дел, синяя – для задач, которые могут подождать, а жёлтая обозначать дополнительные встречи с клиентом.

Шаг 4. Не забывайте про существование мусорного ведра.

Не копите все эти бумажки просто потому, что они могут когда-нибудь понадобиться, – избавьтесь от них. А для хранения действительно важных записей используйте папки или картотеку.

Шаг 5. Сортируйте текущие проекты.

Уберите эту стопку бумаг со стола! Так, а теперь давайте разберемся. Допустим, у вас 10 текущих проектов. Возьмите и пронумеруйте их, а затем разложите по порядку в ящике или специальном хранилище для документов. Держите перед глазами список проектов с указанием нумерации. Теперь, когда на столе и в голове порядок, можно приступать к работе.

На следующей неделе мы опубликуем четвёртый совет по тайм-менеджменту: «Как перестать отвлекаться и научиться распределять обязанности?».