Дэн Си.Фелин. Приручение зверя: улучшаем систему мониторинга рабочего времени

Дэн Си.Фелин,
глава компании
PensEra Knowledge Technologies

Если отбросить прочь изощренные способы анализа и стратегии деятельности компании, то показатель успешной юридической практики можно свести к обеспечению простейших правовых норм клиентов. Подобно тому, как успех бейсбольной команды, в конечном счете, зависит от надлежащего исполнения игроками «броска, приема и удара по мячу», сотрудникам юридических организаций также приходится обеспечивать выполнение процессов, которые являются основой деятельности их фирмы. Процедура учета рабочего времени является одной из основных для юридической компании, оказавшейся наиболее стойкой к усовершенствованиям. До сих пор этот консервативный процесс способен приносить большую пользу по сравнению с современными многофункциональными программными решениями.

А время идет…

Хотя профессионалы постоянно пытаются внедрить усовершенствованные способы для определения стоимости объема работ, временной показатель остается основной единицей измерения деятельности в профессии юриста. Количество оплачиваемых часов является основой для определения стоимости работ, подтверждения гонораров и вознаграждений адвокатов. Несмотря на системообразующий логический недостаток, существующий у данной формы оплаты (почасовая оплата повсеместно признана неэффективной), и специалисты юридических компаний и их клиенты до сих пор считают систему оплаты за час работы наиболее понятной, отмечая, что она является общим связующим звеном при оказании юридических услуг. Данный метод является простым, он стимулирует усилия, как клиентов, так и исполнителей в ходе совместной работы, а также обеспечивает их привычной основой для определения суммы вознаграждения, когда определение стоимости услуг другим способом затруднительно. Его внутреннее содержание обеспечивает самым простым для понимания и в то же время комплексным показателем для определения трудозатрат и их компенсации.

Точный учет рабочего времени является ключевым фактором, вызывающим дополнительную уверенность клиента.

Точный учет рабочего времени, существующий в юридической компании, является также ключевым фактором, вызывающим дополнительную уверенность клиента. При любом способе определения стоимости, каждый потребитель услуг юридической компании ожидает получения точного и своевременного отчета о том, что юрист делал, когда он это делал, и сколько времени потребовалось для выполнения работы. Неспособность компании построить адекватные взаимоотношения с клиентом в этой области является одной из главных претензий, высказываемых в большинстве клиентских опросов. Таким образом, подробный учет деятельности способен положительно повлиять на восприятие оказываемых услуг и их стоимость. В связи с этим и не только, учет рабочего времени стал обязательным атрибутом ежедневной работы каждого юриста. И несомненно, что он является наименее приятной ежедневной обязанностью, и привычным источником раздражения. Постоянное приручение этого «зверя» становится для каждого работника индивидуальным творчеством, которое он должен постепенно развивать до уровня мастерства.

«Да, вещь нужная, но применять не будем»

Так как операции системы учета и контроля времени являются наиболее часто повторяющимися в течение рабочего дня юриста, то каждое неэффективное действие в этом процессе ведет к потере драгоценного времени и уменьшению дохода. Любой независимый наблюдатель быстро заметит, что ручному учету рабочего времени присуща неэффективность. Неавтоматизированный процесс ведет к расходу временных ресурсов как юридических работников, так и вспомогательного персонала компании, занимающегося подготовкой бланков для учета, расшифровкой записей, подсчетом и пересчетом итогов, обзором и пересмотром отчетов, а также исправлением ошибок. Кроме того, неавтоматизированный учет сопровождается безотчетностью, неточным учетом или недооценкой временных показателей. Недостатки организации системы учета рабочего времени ведут к потере доходности и могут быть интерпретированы как непродуктивное увеличение продолжительности рабочего дня юриста, пытающегося обеспечить данную доходность. Вышеуказанная важная взаимосвязь между учетом рабочего времени, производительностью и доходом должна привести к мысли о необходимости использования в процессе учета и контроля специальных программных средств. Возможно, из-за индивидуального характера задачи, большая часть системы учета рабочего времени юридических компаний не подверглась влиянию новых технологий.

Ручной учет рабочего времени имел смысл, когда юристы использовали блокнот для записей в качестве основного рабочего инструмента.

Исследование ЭйБиЭй Лигал Текнолоджи (ABA Legal Technology Survey), проводимое в 2002 году, показало, что в то время как 98% респондентов юридических фирм используют в своей работе компьютер, лишь около 25% пользуются специальным программным обеспечением для учета своего времени. Аналогичное исследование Хильдебрандт Ло Ферм Текнолоджи (Hildebrandt Law Firm Technology Survey) 2001 года, проводившееся среди семисот крупнейших юридических фирм США, показало, что «юристы менее одной трети компаний-респондентов фиксируют свое время, в то время как три четверти всех вспомогательных работников этих фирм ведут учет своего рабочего времени регулярно» (видимо, вспомогательные работники юридических компаний не имеют такой свободы выбора как работники основного вида деятельности).

Ручной учет рабочего времени имел смысл, когда юристы использовали блокнот для записей в качестве основного рабочего инструмента. Однако, в наши дни, когда юристы проводят большую часть своего времени за клавиатурой компьютера, использование рукописных журналов для записей учета стало явным анахронизмом. Еще хуже выглядит ситуация, когда подавляющее большинство работников юридических фирм пользующихся компьютером, просто периодически отодвигают в сторону клавиатуру с мышью для того, чтобы вручную записать на листе бумаги порядок и продолжительность каждого этапа своей деятельности на протяжении всего рабочего дня. Ясно, что в этой картине что-то явно не так.

У подобного сопротивления вхождению достижений науки в практику существует своеобразная логика и рациональное объяснение. Здесь нам приходится иметь дело с объединением в одной плоскости разных отраслей знаний: юриспруденции и современных технологий, имеющих значительные различия в своей основе.

Кто виноват: юристы или технологии?

Самым простым выходом было бы обвинить юристов, страдающих «технофобией», в нежелании приспосабливаться к современным технологиям, однако многие продвинутые пользователи технических устройств также игнорируют новые реалии в области учета рабочего времени. Старый миф о том, что юристы не используют информационные технологии, был с легкостью опровергнут в течение последних лет. Некоторые программные продукты прочно вошли в список рабочих инструментов большинства юристов, адвокатов и нотариусов. Отчет ЭйБиЭй Текнолоджи (ABA Legal Technology Survey) показывает, что 98% юридических работников пользуются интернетом. Кроме того, 91% использует электронную почту для ежедневной переписки, напоминаний, встреч, отчетов о состоянии судебных дел и т.д. Сотовые телефоны используют почти 75% респондентов, в этом сегменте наблюдается феноменальный рост числа пользователей и беспроводных устройств. Исследование АмЛоТек (AmLawTech Survey) 2003 года показало, что 100 из 137 ведущих юридических фирм в настоящее время обеспечивает своих работников портативными устройствами для возможности ведения электронной переписки. На всех уровнях происходит активная адаптация специальных технических средств для возможности практического применения.

Давайте разберемся, что же препятствует такой необходимой автоматизации учета рабочего времени в юридических фирмах: применение старых скрипучих учетных систем или нехватка доступного программного обеспечения? Исследования проведенные АмЛоТек и ЭйБиЭй, показали, что на самом деле более двух третей опрошенных компаний установили специальное программное обеспечение на рабочих столах компьютера своих юристов для ввода данных о затратах времени, однако большинство работников ими не пользуется. Вероятно, есть что-то еще, мешающее вхождению новых технологий в обыденную практику.

У большинства юридических работников всегда есть выбор и нет желания менять свои привычки без веских на то оснований.

Казалось бы, что эти результаты говорят об использовании юристами только тех технических устройств, которые удобны для применения в работе, при этом они не терпят чего-то дополнительного, без применения чего они вполне обходятся. Невосприятие не ограничивается только программным обеспечением для учета рабочего времени. Упоминавшиеся выше исследования показывают, что другие технологические системы, предназначенные для автоматизации работы юристов, такие как системы управления взаимодействием с клиентами, управления судебными делами, специальные обучающие и справочные управленческие системы, используются на практике менее чем четвертью купивших эти программные продукты.

Когда юридические компании внедряют в качестве рабочих инструментов системы клиентских приложений, реализующих внутреннюю обработку данных, ни у кого никогда не возникает вопроса спросить согласия сотрудников, до тех пор, пока секретари и персонал компании не станут настаивать на смене какой-либо из программных систем юридической фирмы. Тем не менее, у большинства юридических работников всегда есть выбор и нет желания менять свои привычки без веских на то оснований. Отрицательный опыт, полученный при использовании запутанных, неудобных и даже вредоносных систем ввода данных для учета рабочего времени, дает юристам хороший повод для сохранения скептического отношения к очередной «новой программе».

Традиционный канцелярский подход к программному обеспечению для учета и контроля рабочего времени, также создает стойкое убеждение, что системы ввода временных показателей предназначены для клерков, а не для юристов.

Таким образом, настоящий вопрос заключается не в том, будут ли юристы пользоваться современными программными продуктами, а смогут ли системы учеты рабочего времени заслужить внимания адвокатов, нотариусов и поверенных своей эффективной и надежной работой в привычной для них сфере деятельности. Нужно сделать применение современных технологий привлекательнее, чем использование в работе людьми, занимающимися юридической деятельностью, каких-либо других подручных средств.

Изучаем положительный опыт

Как же заинтересовать юристов в использовании систем учета и контроля рабочего времени? Очевидно, что здесь требуется новый подход и свежий взгляд. Успех Интернета, электронной почты, сотовых телефонов и портативных устройств у большинства загруженных работой работников юридических компаний может помочь выработать модель и создать руководство к действию. Как любой хороший юрист, давайте сначала рассмотрим успешные прецеденты практического применения продуктов новых технологий, из которых можно извлечь полезные уроки. Какими общими характерными чертами они обладают?

С часто повторяющимися чертами, успешно заинтересовавшими юристов все ясно. Их можно объединить в три основные группы:

  • Удобство в эксплуатации: простота в использовании, короткий срок предварительного обучения, знакомый предсказуемый интерфейс.
  • Легкость использования: возможность экономии усилий (простота включения-выключения), мобильность, постоянная доступность.
  • Стимулирующий фактор: высокая ценность, возможность внешнего воздействия на клиентов, конкурентоспособность, личный контроль/свобода и личная выгода.

Большая часть информационных систем, отклоненных юристами, не обладают одним или несколькими из вышеперечисленных свойств. Если система учета рабочего времени требует слишком много времени при использовании, проведения специального обучения сотрудников, ограничена в использовании только внутри офиса, не представляет личной ценности или не обещает принесения выгоды, то, опыт показывает, что большая часть работников откажется от использования данной системы. Более того, самые чудесные системы учета рабочего времени не стоят поперек дороги во время работы юристов, некоторые из них даже уходят домой, забывая отключить систему учета.

Сотрудничество — это не ругательное слово

Подготовка документации представляет собой особую модель взаимодействия сотрудников, т.к. на первый план выдвигается эффективность сотрудничества. Некоторые юристы подготавливают документы самостоятельно. Другие предпочитают готовить только черновик, который потом отдают на доработку своему ассистенту. Третьи лишь корректируют окончательный вариант. Еще часть вносят все изменения и пересматривают документ, подготовленный помощниками. Со временем, команда юрист-ассистент вырабатывает наиболее эффективную модель сотрудничества, учитывая имеющиеся в их распоряжении инструменты. Программные средства могут рационализировать этот процесс, однако не следует ожидать мгновенного и коренного изменения ролей его участников.

Если сотрудничество юриста и ассистента при подготовке документов эффективно, эффективным также будет и подход к учету рабочего времени. Возможно, не всем юристам следует вводить свои временные показатели в систему учета, по крайней мере, не так, как это делается обычно. Некоторым больше подходит поэтапное использование системы, при этом они также могут значительно увеличить свою выгоду, рационализировав график своей дневной загрузки.

Эффективная система учета и контроля рабочего времени должна принимать во внимание существующие роли взаимодействующих сторон и приносить дополнительную эффективность или улучшать результаты каждого из участников. Целью системы учета является усиление ролей и достижение большего юридического участия без увеличения усилий. Юрист может начать с входа в сетевой ресурс системы учета рабочего времени и ревизии данных, введенных в течение дня, основываясь на личном понимании необходимых трудозатрат выполненных работ и услуг.

Взгляд в будущее: среда системы учета рабочего времени

Отдавая дань важности увеличения производительности, доходности и улучшения взаимодействия с клиентами, юридическим фирмам нужно искать новые способы для того, чтобы помочь своим работникам улучшить основы по мониторингу своей деятельности. Одним из вариантов является поиск улучшенного программного обеспечения, который удовлетворяет необходимым показателям удобства в эксплуатации, легкости в использовании, стоимости, учитывает взаимодействие работников, и доказавшего свою эффективность на практике. Однако, до тех пор, пока технология мониторинга рабочего времени остается задачей стоящей отдельно от практической деятельности, польза от ее применения может быть весьма ограниченной.

Если каждый юрист при оказании услуг клиентам несколько раз в день «сталкивается с трудной задачей», ему следует использовать в своей работе самый лучший инструмент – новейшие технологии, которые предназначены для осуществления естественной юридической практики и помогают ему выполнить работу лучше.

Юристам приходится останавливать свой выбор на программных средствах для учета рабочего времени как дополнительном приложении, отдельном от основной юридической деятельности. Более эффективным подходом является использование удачного юридического программного обеспечения с возможностью встраивания в него средств учета и контроля рабочего времени. На самом деле, система мониторинга рабочего времени не может дальше оставаться отдельным процессом, поэтому она должна стать постоянной частью аппаратной, программной или общей среды рабочего места юриста. Последние достижения науки и техники позволяют сделать систему учета частью остального программного обеспечения, используемого адвокатами и нотариусами.

Если юристы проводят большую часть дня, используя электронную почту, почему бы не реализовать систему мониторинга рабочего времени на основе этого приложения? Если мобильные работники юридических компаний полагаются в своей работе на беспроводные или портативные устройства, чтобы постоянно оставаться в контакте, почему бы не выполнить систему учета, работающим с помощью этих устройств? Если юрист работает в интернете, почему бы при получении телефонного вызова от клиента, ему не зафиксировать время, не покидая страницы интернета? Если юрист успешно взаимодействует со своим помощником при работе над документами, почему они не могут совместно работать подобным образом с системой учета и контроля рабочего времени?

Следующий этап автоматизации рабочего места работника юридической компании понятен. Система мониторинга времени и остальные централизованные системы (такие как системы управления взаимодействием с клиентами, управления судебными делами, специальные обучающие и справочные управленческие системы) не должны больше оставаться отдельными приложениями. В любое время, где бы ни работал юрист, они всегда должны быть с ним подобно тени.

В своей книге «Бизнес со скоростью мысли» Билл Гейтс, создатель корпорации «Майкрософт», написал: «Самым выразительным способом выделения вашей компании среди конкурентов … является выдающееся умение работать с информацией. От того как вы собираете, управляете и пользуетесь информацией зависит то, выиграете вы или проиграете».

Так же как удар, бросок и прием мяча в бейсболе, система мониторинга рабочего времени является одним из фундаментальных процессов, от которых зависит доход предприятия, поэтому каждому работнику юридической компании необходимо работать над его улучшением. Если каждый юрист при оказании услуг клиентам несколько раз в день «сталкивается с трудной задачей», ему следует использовать в своей работе самый лучший инструмент – новейшие технологии, которые предназначены для осуществления естественной юридической практики и помогают ему выполнить работу лучше.

Дэн Си.Фелин является главой компании PensEra Knowledge Technologies, разработчиком TimeKM и других образовательных средств основанных на интернет-технологиях, предназначенных для юридических департаментов и юридических фирм. У Дэна более чем 25-ти летний опыт в юриспруденции и сфере информационных технологий, в качестве практикующего юриста, консультанта юридических фирм и специалистов юридических департаментов.