Евгений Байдаков в журнале «Украинский юрист». Технологии отношений

IT-аутсорсинг или штатный специалист в юридической фирме: каковы риски и что выбрать?

Евгений БАЙДАКОВ • «Авиком Бизнес Технологии» для журнала «Украинский юрист»


Компания «Авиком» уже на протяжении 10 лет параллельно с разработкой программного обеспечения занимается оказанием услуг IT-аутсорсинга для юридических фирм. И сегодня, исходя из собственного многолетнего опыта, мы с уверенностью можем сказать – IT-аутсорсинг в юридическом бизнесе не только необходим, но и неизбежен.

На текущий момент трудно найти юрфирму, которая не использовала бы в своей повседневной работе IT. Для компаний, идущих в ногу со временем, чьи бизнес-процессы зачастую протекают внутри различных информационных систем, необходимость системного администратора очевидна. Здесь возникает вопрос: где найти специалиста, который будет в состоянии справиться со всем комплексом IT-задач, начиная от установки программного обеспечения и заканчивая стратегическим развитием инфраструктуры организации?

Вариантов два. Первый из них — нанять собственного сотрудника, второй – передать техническую поддержку сторонней организации, то есть на аутсорсинг. Итак, штатный IT-специалист или внешняя компания? Рассмотрим, какие риски влечет за собой выбор того или иного варианта.

Риск нанять непроверенного специалиста

При поиске собственно сотрудника для решения IT-задач вы непременно сталкиваетесь с проблемой – как найти такого специалиста? Оценить, насколько человек порядочен, профессионален и, какова его репутация на рынке труда, зачастую, просто невозможно. В резюме это не написано. Как итог – вы не знаете, специалиста ли вы нанимаете.

В случае выбора профессиональной компании аутсорсера такой риск сведен к минимуму. Вы всегда можете проанализировать деловую репутацию организации, запросить отзывы клиентов и даже организовать к ним визит.

Риск отсутствия специалиста в момент технического сбоя

Одним из достоинств штатного системного администратора многие называют его доступность на протяжении рабочего дня. Однако на практике это не совсем так. Сотрудник может заболеть, уйти в отпуск, уволиться и т.д. При этом заменить его порой просто некому, вследствие чего в момент технического сбоя работа компании может встать.

В случае с IT-аутсорсингом такие ситуации практически невозможны. Все специалисты взаимозаменяемы и оперативно решают возникающие задачи для исключения простоев в работе компании-клиента.

Риск внезапного разрыва отношений

Что если завтра IT-сотрудник покинет вашу компанию? А в большинстве случаев это происходит в самый неподходящий момент. Компания на неопределенный период времени остается практически незащищенной! Конечно же, вы наймете нового специалиста, однако и он может принести вам немало «головной боли». Отсутствие каких-либо инструкций, записей – то, с чем обычно сталкивается новый системный администратор. Как итог – перестроение IT-инфраструктуры вашей компании, исходя из собственных представлений нового сотрудника.

Коммерческая специфика отношений компаний, напротив, позволяет вам обезопасить себя, прописав, что фирма-поставщик обязана предупредить о расторжении договора за определенный срок (или вовсе о невозможности его расторжения по ряду причин). В дополнение к этому, вы можете предусмотреть процедуру передачи всей информации по выполненным аутсорсером работам, а также документирование элементов IT-системы компании во время вашего сотрудничества.

Не забывайте, если сотрудничество с IT-поставщиком по каким-то причинам становится вам невыгодным – его всегда можно поменять. Однако, если сотрудничество выгодное, оно может продлиться длительное время. Так, в нашей практике есть клиенты, с которыми договор аутсорсинга действует уже в течение 9 лет.

Риск потери контроля над специалистом

Один из самых больших рисков при работе штатного IT-сотрудника – это потеря контроля и управления над ним. Ведь сотрудник должен быть специалистом в своей области. А, зачастую, в фирме нет человека, который мог бы оценить профессионализм и правильность решения поставленных перед сисадмином задач.

В случае с IT-аутсорсингом оценка выполненных работ «ложится на плечи» самого поставщика. При этом юрфирме достаточно иметь ответственного сотрудника, который будет осуществлять коммуникацию с аутсорсером и оценивать эффективность сотрудничества. Единственной проблемой здесь может стать «айтишный» язык, на котором говорит большинство IT-специалистов. Поэтому еще на этапе выбора поставщика лучше отдать предпочтение компании, которая на понятном вам языке будет рассказывать обо всех проводимых ею работах.

Риск быть позади последних тенденций в IT-индустрии

Работник, не повышающий свою квалификацию, просто не в состоянии поддерживать IT-систему в соответствии с инновационными запросами времени. В перспективе это означает, что юридическая компания, скорее всего, останется позади последних тенденций в IT-индустрии.

На наш взгляд, это может обеспечить только серьезная компания-консультант. Лишь профессиональный IT-аутсорер заинтересован в том, чтобы, с одной стороны, издержки его клиента на IT снижались, а с другой – следовал мировым тенденциям, развивался и становился более эффективной организацией.

Риск утечки информации

Страх потерять контроль над безопасностью внутренней информации, пожалуй, один из главных. При этом статистика показывает, что в утечке информации в большинстве случаев (70%) оказывается виноват именно собственный персонал компании. Здесь следует понимать, что штатный IT-специалист имеет доступ фактически к любой информации, за сохранность которой он отвечает.

В случае с IT-аутсорсером данная проблема в большей степени психологическая. Ведь профессиональной аутсорсинговой фирме портить свою репутацию, занимаясь разглашением инсайдерской информации, просто не имеет смысла. К тому же существует масса способов минимизировать риск утечки информации. Стандартной практикой является заключение договора о неразглашении с поставщиком. В нем вы можете прописать, какой режим и, для каких сотрудников аутсорсера следует обеспечить по доступу к определенным данным.

Приходящий сисадмин – решит ли проблемы?

Нами не был упомянут еще один тип IT-специалиста – приходящий системный администратор. Работа такого сотрудника осуществляется по принципу «залатывания брешей», или решения проблем по мере их поступления. При этом обычно уровень знаний такого специалиста не может обеспечить должную надежности и отказоустойчивость инфраструктуры вашей компании. Очевидно, что такая схема не приводит ни к чему хорошему, да и сотрудник может в любой момент просто исчезнуть.

Подводя итоги

Рассмотрев все вышеописанные риски всех вариантов, можно с уверенностью сказать: зависимость организации от штатного/приходящего IT-специалиста в разы выше, чем от аутсорсинговой компании, а контроль над IT-инфраструктурой гораздо сильнее, когда есть подписанный договор с компанией, которая дорожит своей репутацией. Выбор адекватного поставщика и всестороннее согласование контракта – вот залог вашего спокойствия и качественного обслуживания. Ведь основной плюс IT-аутсорсинга заключается в том, что все договорённости скреплены договором, а не устными обещаниями.

Конечно, зачастую наем штатного или приходящего специалиста может стать юридической фирме дешевле, чем аутсорсинг от профессионального IT-поставщика. Однако выглядит ли такое сотрудничество благоприятным и оправданным? Нам кажется, что нет, но решать вам.