ProjectMate в компании «Юков, Хренов и Партнеры»: внедрение «как по щелчку пальцев»

Юридическая компания «Юков, Хренов и Партнеры», созданная в 2003 году, является одним из лидеров российского рынка юридических и консалтинговых услуг. Компания специализируется на представлении интересов клиентов в арбитражных судах РФ, при этом география судебно-арбитражной практики весьма обширна и не ограничивается рамками каких-либо отдельных регионов России.

В числе клиентов «Юков, Хренов и Партнеры», в основном, компании крупного и среднего бизнеса из разных отраслей: инвестиции, банковское дело, железнодорожные перевозки, топливно-энергетический комплекс, девелоперская деятельность, телекоммуникации.

В 2010 году руководством компании «Юков, Хренов и Партнеры» было принято решение о замене используемой в компании заказной биллинговой системы на готовый программный продукт — систему автоматизации деятельности компаний сферы профессиональных услуг ProjectMate.

О своем опыте перехода на новую систему и сотрудничестве с компанией «Авиком», разработчиком ProjectMate, рассказывают Ольга Гончарова, партнер «Юков, Хренов и Партнеры», и Антон Черняк, IT-директор компании.

«Оптимальной системой стал для нас ProjectMate»

— Предыдущая система была заказана и разработана специально под нас, — рассказывает Ольга Гончарова. — Однако по мере развития и роста организации возможности программы перестали удовлетворять масштабу бизнеса: через 2 года с момента начала использования системы стало очевидно, что она не справляется с возросшим потоком информации и не соответствует требованиям, которые мы к ней предъявляем.

В первую очередь, нас не удовлетворял большой объем «ручной» работы по выставлению счетов для клиентов. В результате встал вопрос: дорабатывать существующую программу с учетом новых требований или найти готовый программный продукт, удовлетворяющий им? Стоимость доработки системы была бы слишком высока, поэтому мы пошли по второму пути. В надежде на то, что наши потребности уже реализованы в готовом продукте, мы приняли решение о покупке системы, которая существовала бы на рынке ПО уже довольно долгое время.

«Нам был необходим инструмент, который обеспечил бы быстрый и легкий ввод времени, удобство и простоту работы, а также максимально автоматизированную и настраиваемую работу по выставлению счетов»

— Компания-разработчик старой системы «не вытянула» проект и была вынуждена закрыть его, — уточняет Антон Черняк.— Мы начали поиски системы для биллинга, а с ней — и надежного партнера, известной компании, которая уже давно и достаточно успешно находится на рынке, чтобы не уйти с него через год-другой.

Нам был необходим инструмент, который обеспечил бы быстрый и легкий учет времени, удобство и простоту работы, а также максимально автоматизированную и настраиваемую работу по выставлению счетов. Это важно, ведь мы имеем большое количество клиентов из разных отраслей, а потому нельзя подготовить один универсальный вариант пакета отчетных документов для всех. Как раз здесь и необходима автоматизация в сочетании с гибкостью системы. В дополнение ко всему перечисленному, одним из основных критериев при выборе поставщика стала также возможность быстрого внедрения системы.

Уже имея опыт автоматизации своей работы, мы знали, чего хотим, и довольно просто сделали свой выбор в пользу системы ProjectMate. По сути, мы рассматривали три предложения, от одного из которых отказались практически сразу. Вторая из предложенных информационных систем требовала длительного процесса внедрения, однако, как я уже говорил, мы хотели этого избежать. Оптимальной системой по цене и функциональности стал для нас ProjectMate. Мы посчитали, что именно он будет для нас лучшим решением.

«Внедрение заняло всего один месяц»

Внедрение ProjectMate заняло всего один месяц. Стоит отметить слаженную, активную работу специалистов «Авикома» и сотрудников компании «Юков, Хренов и Партнеры», принявших участие в этом процессе.

— Сроки ставились довольно жесткие – всего месяц на полный переход, — продолжает Антон Черняк. — В нашей компании есть собственный IT-отдел, и мы решили, что нам это по силам. Совместно со специалистами «Авикома» мы настроили печатные формы основных документов. Специально под наши требования были доработаны некоторые функции системы – такие, как создание шаблонов печатных форм клиентских отчетов и актов. Параллельно с настройкой ProjectMate специалисты компании «Авиком» провели обучение сотрудников нашей фирмы. Для всех, кто не смог принять участие в семинарах «Авикома», мы проводили дополнительное обучение собственными силами.

Всего за месяц мы провели полный цикл работ по внедрению системы: перенесли все данные, обучили сотрудников, и, как по щелчку пальцев, произвели переход на новую систему.

Одной из первостепенных задач внедрения стал перенос данных из существующей на тот момент системы в новую. Не секрет, что от того, насколько безошибочно будут перенесены данные, во многом зависит то, с каким количеством ошибок придется столкнуться в будущем при работе с новой программой. Специалисты «Авикома» успешно произвели конвертирование содержащихся в старой системе данных нашей компании для последующего использования в ProjectMate.

Таким образом, всего за месяц мы провели полный цикл работ по внедрению системы: перенесли все данные, обучили сотрудников, и, как по щелчку пальцев, произвели переход на новую систему.

Последний день месяца сотрудники работали в старой программе, часам к 6-ти вечера было объявлено, что биллинг закрывается, а уже следующее утро компании началось с работы в ProjectMate. Вот так, за одну ночь, мы перешли на новую систему.

«Сотрудники быстро привыкли к работе в системе»

— В настоящее время мы активно используем ProjectMate, в частности, модули учета и биллинга времени, — отмечает Антон Черняк. — Очень нравятся функции просмотра календарей своих коллег и копирования уже созданных записей о времени. В случае если наши руководители не успевают вносить данные по возглавляемым проектам лично, система позволяет делегировать полномочия по вводу записей о времени одному из сотрудников компании или личному ассистенту партнера. Стоит сказать, что большим потенциалом обладают имеющиеся в ProjectMate функции CRM. Мы очень надеемся, что команда разработчиков «Авикома» будет продолжать развивать данный модуль.

Конечно же, у нас, как у пользователей, имеются и пожелания по функциональности системы – например, расширение возможностей работы таймеров, возможность ведения списков отсутствия сотрудников, просмотра распределения прав доступа между ними. Мы находимся в постоянном диалоге с сотрудниками «Авикома» и надеемся, что наши пожелания будут учтены при улучшении и разработке следующих версий программы.

Сотрудники быстро привыкли к работе в системе, мы никогда не слышали от них, что это сложно или неудобно. В случае возникновения каких-либо вопросов – например, с настройкой новых шаблонов финансовых документов, – мы всегда можем позвонить в службу технической поддержки продукта и получить необходимую консультацию. Саму работу поддержки компании «Авиком» мы оцениваем высоко – консультанты вежливые и работают очень четко. Так что у нас есть уверенность, что если возникнут технические трудности, нам обязательно помогут их преодолеть – раньше это было большой проблемой.

«ProjectMate успешно внедрен и работает. И это главное»

Очень многое зависит от того, насколько четко ведется биллинг, насколько вовремя идет выгрузка в правильные формы, и теперь, используя ProjectMate, мы близки к тому, что у нас есть уверенность в стабильности данных процессов.

— Касательно учета времени, сейчас, спустя некоторое время после смены системы, мы можем сказать, что стали учитывать больше мелких действий, — к примеру, несколько минут телефонного разговора. Таким образом, наш учет стал более точным, стало меньше потерь времени и больше эффективности, — утверждает Антон Черняк.

— Для меня, как для руководителя, важно видеть загруженность сотрудников: сколько человек занимается конкретным проектом и какие работы мы будем проводить, — подчеркивает Ольга Гончарова. — Теперь все это можно увидеть с помощью функций сортировки и фильтрации ProjectMate. Данные функции действительно удобны, они значительно облегчают управление проектами. Хотелось бы, чтобы их возможности становились все более широкими.

Очень многое зависит от того, насколько четко ведется биллинг, насколько вовремя идет выгрузка в правильные формы, и теперь, используя ProjectMate, мы близки к тому, что у нас есть уверенность в стабильности данных процессов.

Подводя итог, скажу, что у нас была конкретная задача, с которой мы справились ровно в тот срок, который запланировали. Все, что мы не смогли сделать сами, нам помогли сделать специалисты «Авикома». Результат достигнут, ProjectMate успешно внедрен и работает. И это главное.