«Грант Торнтон»: ProjectMate помогает управлять бизнесом

«Грант Торнтон» входит в состав международной организации «Грант Торнтон Интернешнл Лимитед», которая объединяет аудиторские и консультационные фирмы, представленные более чем в 110 странах мира и насчитывающие около 30 тысяч сотрудников. «Грант Торнтон» оказывает полный спектр услуг в области аудита, бухгалтерского учета, налогового и юридического консультирования, а также в сфере корпоративных финансов и проектного финансирования. Клиентами «Грант Торнтон» являются ведущие российские и международные компании.

В сентябре 2009 года в департаменте бухгалтерских услуг «Грант Торнтон» была успешно внедрена система ProjectMate, предназначенная для автоматизации компаний, оказывающих профессиональные услуги. Рассказывает Сергей Калинин, партнер, руководитель департамента бухгалтерских услуг «Грант Торнтон».

«Оптимальной системой по цене и функциональности стал для нас ProjectMate»

— Внедрение специализированной системы автоматизации – это серьезный шаг, новый этап в развитии компании. Для нас просто необходима профессиональная система управления, позволяющая автоматизировать учет времени, биллинг, вести историю взаимоотношений с клиентами и документооборот. До внедрения ProjectMate мы использовали самостоятельно разработанную информационную систему, однако она не решала всех поставленных задач. Например, используемые таймшиты позволяли отображать загрузку сотрудников за отчетный период, но не позволяли планировать время. Кроме того, в существовавшей системе имелись ограничения по генерации отчетов и иные неудобства.

Нам был нужен инструмент, который позволил бы анализировать загруженность сотрудников и эффективность их работы, планировать время, автоматизировать процедуру биллинга (т.к. у нас очень большой объем выставляемых счетов), правильно оценивать стоимость наших услуг, сравнивать бюджетные показатели – и все это с наименьшими трудозатратами, в единой информационной системе. Важной для нас была и возможность удаленной работы в системе, т.к. многие наши специалисты ездят в командировки и работают вне офиса. Соответственно, мы испытывали потребность в решении, которое обеспечило бы связь между всеми сотрудниками. В целом, было желание улучшить систему управления работой всего нашего департамента. Все эти задачи мы ставили перед проектом автоматизации.

Выбирая информационную систему, мы посмотрели 7 различных решений, но они не подходили нам по тем или иным причинам. Оптимальной системой по цене и функциональности стал для нас ProjectMate.

На наш выбор во многом повлияло то, что эту систему разработала российская компания, которая гарантирует ее поддержку и развитие. Еще одним большим преимуществом была возможность приобрести программное обеспечение в аренду. Мы воспользовались этим предложением, что позволило нам использовать весь потенциал системы без существенных единовременных инвестиций.

«ProjectMate помог сплотить нашу команду»

— Внедрение ProjectMate мы осуществляли собственными силами, но «Авиком» оказал нам большую поддержку, так что этот процесс был достаточно легким и недолгим. Более того, консультанты компании «Авиком» провели впечатляющую презентацию для наших сотрудников и смогли донести до них, что система будет незаменимым помощником в их работе – поможет более четко планировать время, представлять, чем они будут заниматься в ближайшей перспективе, позволит не брать на себя тех обязательств, которые они не в состоянии выполнить, т.к. у них будет наглядная картина рабочего времени на 2-3 недели вперед, предоставит возможность сообщать клиентам реальные сроки, в которые они могут завершить конкретную работу, и многое другое.

В процессе внедрения более опытные сотрудники помогали своим коллегам разобраться в системе, поддерживали их, с интересом изучали ProjectMate – все это еще больше сплотило нашу команду. На мой взгляд, наши сотрудники поняли, что это удобный инструмент, который служит не столько механизмом контроля для руководителя, сколько средством их личной эффективности. Конечно, нам еще есть над чем работать – самодисциплина не прививается единовременно, но мы уверены, что с помощью ProjectMate сможем ускорить этот процесс и выстроить эффективную систему работы нашего департамента.

«Сотрудники быстро приняли ProjectMate и с удовольствием используют его»

— Если в целом говорить о результатах работы в системе ProjectMate, то можно выделить несколько важных моментов:

  • У нас появился инструмент, который позволяет с разных сторон посмотреть на загруженность сотрудников и понять, насколько адекватно распределяется загрузка между участниками проекта.
  • С помощью дробных показателей система позволяет более четко, чем раньше, отслеживать время, потраченное на выполнение определенной работы. Детализация в наших отчетах теперь на порядки выше, поэтому и клиенты получают более точную информацию об оказанных нами услугах, т.к. им предоставляется их полная расшифровка. Это, безусловно, позитивное изменение в отношениях с клиентами.
  • Сама процедура биллинга стала более стройной и красивой.
  • ProjectMate позволяет нам четко понимать себестоимость наших проектов.

Помимо очевидных преимуществ для руководителей, система удобна для пользователей, имеет дружественный интерфейс и содержит много полезных функций. Сотрудники быстро приняли ProjectMate и с удовольствием используют ее не только для учета времени, но и для обмена информацией. Каждое утро я включаю ProjectMate и вижу экран, «залепленный» заметками от коллег. Таким образом, мы можем оперативно решать важные внутренние вопросы.

«Пока в «Грант Торнтон» систему использует только департамент бухгалтерских услуг, но планируется подключение к ней других департаментов и превращение ProjectMate в единую корпоративную информационную систему»

Также удачной задумкой системы оказался для нас механизм внутренних объявлений, который мы активно используем. В нашем бизнес-сообществе информация достаточно часто обновляется – возникают новые законы, появляются новые стандарты – и если кто-то из сотрудников хочет поделиться этой информацией со своими коллегами, он может легко и просто сделать это с помощью ProjectMate.

Пока в «Грант Торнтон» систему использует только департамент бухгалтерских услуг, но планируется подключение к ней других департаментов и превращение ProjectMate в единую корпоративную информационную систему.

Специализированная PSA-система дает возможность простыми действиями извлекать информацию, необходимую как с коммерческой точки зрения, так и с точки зрения управления рабочим временем и эффективностью. С одной стороны, это позволяет лучше понимать внутренние процессы компании, а с другой – лучше обслуживать своих клиентов. Современные организации, занимающиеся оказанием профессиональных услуг, не могут обойтись без такой системы и должны как можно раньше задумываться о ее внедрении.

Мы рекомендуем своим партнерам и коллегам систему ProjectMate, которая в полной мере автоматизирует весь цикл предоставления услуг и помогает управлять бизнесом.