Вячеслав Леонтьев: «Благодаря ProjectMate во время отпуска я могу наслаждаться отдыхом»

Основанный в 2005 году адвокатский кабинет Вячеслава Леонтьева в 2009 году был преобразован в Адвокатское бюро «Леонтьев и партнеры». Компания специализируется на защите прав акционеров в корпоративных спорах, защите интересов при налоговых спорах, обеспечении сделок с недвижимостью. Клиентами фирмы являются организации, осуществляющие свою деятельность в области инвестиций, строительства, транспорта, импорта продуктов питания, торговли, а также в банковской сфере.

С 2008 года «Леонтьев и партнеры» активно использует ProjectMate – систему автоматизации для фирм, оказывающих профессиональные услуги. А с июля 2009 года компания «Авиком», разработчик ProjectMate, оказывает Адвокатскому бюро услуги создания и поддержки IT-инфраструктуры.

Об опыте внедрения ProjectMate и использования решений «Авикома» рассказывает Вячеслав Леонтьев, управляющий партнер Адвокатского бюро «Леонтьев и партнеры».

О необходимости учета рабочего времени: «ошеломляющий» эксперимент

— Понимание необходимости учета рабочего времени пришло к нам с опытом. Проходя обучение за рубежом, я заметил, что иностранные коллеги продают именно время. По возвращении домой эта мысль не оставляла меня и подвигла на небольшой эксперимент, результаты которого оказались ошеломляющими: мы обнаружили, что компания постоянно теряет бо́льшую часть своей прибыли, а всему виной – фиксированная цена на наши услуги. Одни клиенты, оплачивая услугу стоимостью, предположим, в тысячу рублей, получали взамен времени на полторы тысячи, а другие, отдавая ту же тысячу, получали на двести рублей. Конечно же, вторая категория клиентов была для нас супервыгодна, однако первая «съедала» всю полученную прибыль. Но выявить это удалось только тогда, когда мы решили посчитать свое время. После этого необходимость внедрения системы учета рабочего времени стала для нас очевидной.

«Возможности ProjectMate в полной мере позволяли решить поставленные задачи»

— Нам была необходима система, которая позволяет быстро и удобно фиксировать рабочее время, а потом проводить анализ его распределения. Мы хотели понять, сколько времени тратим на того или иного клиента, чтобы впоследствии оценить правильность ценообразования.

Мы не стали организовывать какой-то специальный поиск системы – необходимости не было. Наша фирма активно участвует в мероприятиях юридического сообщества. На одном из них мы и познакомились с Евгением Байдаковым, генеральным директором компании «Авиком», и его заместителем Андреем Нужиным. От них мы узнали о продукте ProjectMate, возможности которого в полной мере позволяли решить поставленные на тот момент задачи.

Позднее, когда внедрение ProjectMate было в самом разгаре, я узнал про другие компании, которые тоже предлагают системы для фирм, оказывающих профессиональные услуги. Но их продукты не показались мне подходящими.

Я думаю, что на сегодняшний день ProjectMate – самый удобный инструмент на рынке для таких компаний, как наша.

«Внедрение прошло очень мягко»

— Процесс внедрения ProjectMate у нас был плавным, медленным, растянутым во времени. В первую очередь, это была моя позиция – мне не хотелось резкого перехода к работе в автоматизированной системе, поэтому всё происходило постепенно.

Внедрение проводил Андрей Нужин, один из ведущих консультантов «Авикома». Он очень доходчиво, поступательно все объяснял, нам очень понравилось. Сам процесс внедрения был разбит на стадии, что весьма удобно. И никакого шока! Я слышал, что внедрение автоматизированных систем вызывает проблемы в некоторых компаниях, часть сотрудников увольняется, не желая работать в программе, но у нас ничего подобного даже и близко не было. Все прошло очень мягко.

Долгое время мы не пользовались финансовым блоком, однако сейчас взаиморасчеты с клиентами ведутся только в ProjectMate. После того как все основные бизнес-процессы были автоматизированы, мы постепенно начали использовать модуль «Документооборот».

«Благодаря ProjectMate мы стали больше зарабатывать»

— Самые востребованные у нас модули ProjectMate — «Учет времени» и «Биллинг». Очень удобна детальная калькуляция выполненных по проекту работ – это такая обратная связь с клиентом, когда мы обосновываем, за что он платит деньги.

Мне, как руководителю, ProjectMate помогает в управлении. Я активно пользуюсь аналитическими отчетами – это просто незаменимый инструмент для понимания эффективности работы. Я смотрю, сколько часов потрачено на тот или иной проект, сколько выставлено счетов, проверяю, какова загруженность сотрудников и какие конкретно задачи они выполняют. И когда возникают вопросы об увеличении зарплаты или продвижении по служебной лестнице, ProjectMate для меня – база ключевой информации, в которой есть все показатели, позволяющие принимать решения.

Благодаря ProjectMate мы стали больше зарабатывать. Я понимаю размер затрат, понимаю, сколько часов мы выставим клиенту и сколько в итоге получим денег. Есть четкое планирование, контроль расходов.

Также ProjectMate предоставляет возможности текущего контроля, отслеживания объемов работы, управления персоналом. Плюс унификация финансового документооборота: по нажатию кнопки формируется калькуляция, счета и акты для клиента. На этом серьезно экономится время.

«Компания «Авиком» помогла нам создать IT-инфраструктуру»

— Компания «Авиком» помогла нам создать IT-инфраструктуру. «Авиком» в полной мере предоставил информацию о преимуществах современного сервера и в результате обсуждений мы приобрели его и установили программное обеспечение корпоративного уровня. Специалисты компании «Авиком» настроили сервер и, в том числе, удаленный доступ к почте, к ProjectMate. Теперь я из любой точки мира могу пользоваться документами, которые находятся в офисе, это очень удобно.

У «Авикома» прекрасно налажена работа службы техподдержки – как системы ProjectMate, так и нашей IT-инфраструктуры в целом. Если мы отправляем запрос, то нам на него обязательно отвечают, приезжает специалист, потом по электронной почте дополнительно направляют подтверждение – все ли нормально, все ли работает.

И еще меня удивляет и радует вот что: во время отпуска я могу наслаждаться отдыхом – сотрудники мне не звонят, клиенты тоже не беспокоят. Это стало возможным благодаря тем решениям, которые нам предложила компания «Авиком»: все данные и документы есть в ProjectMate, ответ на любой вопрос можно найти в системе. А ведь раньше все мои отпуска проходили «на телефоне».