60 дней в год — в подарок: ProjectMate помог партнерам «Jus Aureum» сократить время на биллинг

«Золотое право» — так переводится с латыни название Адвокатского бюро «Jus Aureum». Фирма была основана в 2005 году командой профессионалов, являющихся членами Адвокатской палаты города Москвы и обладающих поистине «золотым» опытом. К услугам «Jus Aureum» обращаются крупные отечественные компании, государственные предприятия и российские представительства зарубежных корпораций.

Для учета и биллинга времени, а также для управления проектами Адвокатское бюро «Jus Aureum» с 2010 года использует ProjectMate — систему автоматизации компаний, оказывающих профессиональные услуги. Об опыте внедрения и использования системы рассказывает Алексей Андронов, партнер Адвокатского бюро «Jus Aureum».

— Наша компания была создана группой единомышленников, долгое время совместно работавших в одном из адвокатских бюро Москвы. Запуская свой бизнес, мы ориентировались, в первую очередь, на оказание услуг крупным российским компаниям. При этом сферы деятельности клиентов «Jus Aureum» совершенно разные: девелопмент, дистрибуция, производство, нефтедобыча и нефтепереработка и другие.

«Мы хотели всё сделать правильно»

Система должна была решать несколько основополагающих для нас задач, в частности, — выставлять клиентские счета на основе учтенного времени оказания услуги и давать возможность оценки эффективности работы сотрудников Бюро.

— Необходимость внедрения системы, которая позволила бы эффективно распределять наше рабочее время, мы осознали еще на этапе организации бизнеса. В самом начале в компании была реализована достаточно простая схема: каждый сотрудник записывал свое фактическое время работы в файл, после чего ответственный за клиентские счета систематизировал данные по всем сотрудникам «вручную». На эту процедуру уходила масса времени, которое могло быть потрачено на оказание услуг или развитие бизнеса. Такая ситуация вызывала определенный дискомфорт во всем коллективе — и мы начали искать выход.

Мы хотели всё сделать правильно — и, прежде всего, задумались над тем, как управление временем должно быть организовано в компании, оказывающей услуги, подобные нашим. К примеру, в юридической фирме или в адвокатском бюро. В результате было принято решение о поиске готового программного продукта, который позволил бы оптимизировать временные затраты «Jus Aureum». Система должна была решать несколько основополагающих для нас задач, в частности, — выставлять клиентские счета на основе учтенного времени оказания услуги и давать возможность оценки эффективности работы сотрудников Бюро. Нам нужно было понимать, где у нас слабые места, и программный продукт мог помочь нам в этом.

«Внедрение ProjectMate заняло всего один месяц»

— Признаюсь, о системе ProjectMate мы узнали совершенно случайно. Это название впервые прозвучало в разговоре с коллегами по цеху, которые уже имели опыт использования систем автоматизации юридического бизнеса. Затем на одной из конференций мы услышали положительные отзывы о ProjectMate, а потом встретились с Евгением Байдаковым — и через некоторое время уже пробовали систему в работе. Никакого специального поиска или тендера не было. Мы не стали рассматривать другие варианты — ведь если вас устраивает ваша спутница или спутник жизни, вы не станете искать альтернативу. Если же вы начинаете поиск — значит, вас что-то не устраивает. То же самое можно сказать про выбор программного продукта. ProjectMate разработан специально для фирм, оказывающих профессиональные услуги, отлично подходит для юристов и в полной мере нас устраивает.

ProjectMate разработан специально для фирм, оказывающих профессиональные услуги, отлично подходит для юристов и в полной мере нас устраивает.

Внедрение ProjectMate заняло всего один месяц. В это время мы работали в тестовом режиме, после чего принципиально решили, что с определенной даты работаем только в ProjectMate. Я знаю, что внедрение систем автоматизации довольно часто воспринимается сотрудниками настороженно, однако в нашем случае не было какого-то явного неприятия. Строго говоря, его и не могло быть — каждый человек, оказывающий услуги (юридические или какие-либо еще), знает, что время подлежит обязательному учету, поскольку впоследствии «выставляется» клиенту. Так что учет времени всегда являлся одной из наших общих обязанностей. С появлением ProjectMate глобально ничего не поменялось — просто появилась новая форма учета, к которой нужно было привыкнуть.

Параллельно с внедрением и настройкой ProjectMate специалисты компании «Авиком» проводили обучение сотрудников «Jus Aureum» работе в системе. Мы предполагали, что это парализует нашу деятельность, однако все прошло очень организованно и заняло минимум рабочего времени. Никто из нас не читал специальной литературы или руководств по эксплуатации ProjectMate. Все дело в опыте, который приходит только в процессе работы.

В целом, адаптация к системе продолжалась не более нескольких месяцев. Мы давно к этому шли и уже были морально готовы — знали, чего ожидать, и понимали, что делать. Поэтому все прошло довольно быстро и безболезненно.

«Биллинг проводится очень четко и быстро»

Самое главное, что время, затрачиваемое на ведение учета в ProjectMate, создание отчетов, подготовку счетов для клиентов, минимально.

— Наиболее востребованной для нашего бюро функцией ProjectMate стал учет времени. Каждый сотрудник ведет в системе учет своей занятости, при этом информация о проделанной работе вносится максимально быстро и просто, что приводит к более корректному и полному учету времени. Раньше все это было «на коленке» и могло легко потеряться, теперь же мы практически сразу делаем записи в программе, где они надежно сохранены.

Самое главное, что время, затрачиваемое на ведение учета в ProjectMate, создание отчетов, подготовку счетов для клиентов, минимально. Даже страшно вспомнить, сколько времени мы тратили раньше на биллинг! В среднем один день в месяц уходил на подготовку клиентских счетов — получается почти две недели в год, и это в пересчете только на одного партнера фирмы. А ведь для нас любой час, потраченный не на оказание услуг, — это упущенное время: подготовку счета клиент не оплачивает. Благодаря ProjectMate биллинг проводится очень четко и быстро.

«Я могу в режиме реального времени посмотреть, кто чем занимается»

Теперь мы все организованы, и каждый занимается своим делом.

— Мне, как руководителю проектов, важно понимать, кто участвует в них и какие работы по ним ведутся. Благодаря ProjectMate никто теперь не бегает по офису и не спрашивает, участвуешь ли ты в том или ином проекте, — достаточно открыть проект в системе и посмотреть список его участников. По каждому проекту, за который я отвечаю, я вижу в ProjectMate полный список действий моих коллег, могу добавлять или удалять участников, отслеживать поручения, корректировать и утверждать записи о времени. Большой плюс, что не надо искать, у кого из коллег есть работа, а у кого ее нет: одним нажатием кнопки я могу в режиме реального времени посмотреть, кто чем занимается. Кроме того, я регулярно просматриваю в ProjectMate отчеты по сотрудникам, чтобы оценить эффективность работы нашей команды и свою личную эффективность. Все это дает нам полную картину происходящего в компании и на каждом из проектов, теперь мы все организованы, и каждый занимается своим делом.

«Мы довольны результатом»

— Со временем мы планируем использовать ProjectMate в нашей компании более активно. Сейчас мы рассматриваем возможность работы с модулем «Документооборот», поскольку собрали уже достаточно большую библиотеку файлов и считаем, что накопленный опыт необходимо подвергнуть систематизации.

Разработчики системы, — очень аккуратные, внимательные и организованные. С ними очень приятно работать.

Конечно же, у нас, как у клиентов, есть и пожелания к системе. Например, хотелось бы иметь возможность объединять записи о времени в отчете для клиента в тех случаях, когда над одной задачей работает несколько сотрудников. Из более глобальных пожеланий — создание приложения для iPad, которое позволило бы вносить записи в ProjectMate. Это всё обсуждаемые вопросы. Хочется добавить, что специалисты компании «Авиком», разработчика системы, — очень аккуратные, внимательные и организованные. С ними очень приятно работать.

Подводя итог, скажу, что мы довольны результатом. Для нас учет времени и управление проектами в ProjectMate — один из больших шагов вперед в плане организации работы Бюро. Надеюсь, что следующим шагом станет документооборот, а после будут сделаны и другие шаги в сторону развития «Jus Aureum» с помощью системы ProjectMate.