7 советов для улучшения эффективности биллинга в юридической фирме

ProjectMate ознакомился с опытом Американской ассоциации юристов и публикует 7 советов для улучшения эффективности биллинга в юридической фирме.

  • Есть ли смысл в учете непродаваемых часов?
  • Чего можно добиться, если все сотрудники будут учитывать время?
  • Как хорошо подготовленные счета могут помочь добиться лучшего результата в сухом остатке?

Это история о начинающем адвокате Женеве Йорс, которая пошла на большой риск: уволилась со стабильной работы юриста в дружественной ее семье фирме. Почему? Потому что она хотела достичь чего-то большего – она хотела увидеть табличку с собственным именем на двери фирмы.

Такое желание может показаться весьма амбициозной задумкой, но это не оторванная от реальности мечта. По данным исследовательской компании LexisNexis, в США работает более 450 000 юрфирм, состоящих всего из одного или двух юристов. Для юридической практики часто бывает полезен такой выход за пределы существующей инфраструктуры с ее недостатками, и он предоставляет целиком и полностью переключиться на новый ряд вопросов, связанных с запуском собственного бизнеса.

Г-жа Йорс, конечно, заранее предвидела некоторые из этих задач, например, поиск клиентов, но и она оказалась в ловушке целого ряда неожиданных вопросов, связанных в том числе с учетом времени и биллингом. Как знает каждый владелец бизнеса, если только вы не работаете по схемам, отличным от почасовой оплаты, то пока вы не зарабатываете «часы», которые можно включить в клиентские счета, вы не зарабатываете и денег. В теории это очень легко принять: кто же в юридической профессии станет спорить против того, что время – деньги? Результат наглядно представлен в конце каждого дня в итоговом количестве часов, которые можно включить в счета клиентов.

При этом данные того же исследования говорят, что в небольших юридических фирмах за каждый час, проведенный в офисе, «теряются» в среднем 24 минуты, и основываясь на том же исследовании, можно увидеть, что рабочий день среднего юриста в такой фирме составляет 9 часов. Таким образом, за день накапливается 3,6 ч, или 40% вашего времени, которое не засчитывается в финансовых результатах фирмы.

Разбираемся с тайм-менеджментом

В случае с г-жой Йорс, рецепт очень прост: ей следует учитывать всё без исключения время. Такой подход снабдит ее данными для анализа своей занятости. Цель не только в том, чтобы учесть все продаваемые часы, но также и в понимании, на что она тратит «непродаваемое» время. Только через анализ этих непродаваемых часов она может увидеть, где и как потратила большую часть времени, и пересмотреть свои приоритеты.

Она нашла, что вести записи всего времени – продаваемого и нет – особенно полезно для принятия деловых решений. Например, она приняла в работу несколько дел с оплатой по модели гонорара успеха. Когда такое дело закрывается, ее записи о потраченном времени позволяют понять, была ли такая схема оплаты выгодной, и сравнить с классической почасовой схемой.

Бизнес-процессы, политика биллинга и эффективность

Выстраивание биллинговой политики и бизнес-процессов может показаться чересчур сложным для начинающей юрфирмы, тем более если в ней пока всего один юрист, но это важно для движения вперед и роста компании. Прежде всего, записать ваши цели – даже если речь пока только о ваших личных деловых целях – это часто самый первый шаг навстречу лучшему их осознанию и разработки стратегии по их достижению. Во-вторых, юристы, практикующие в одиночку, часто объединяются с другими юристами или же нанимают помощников, чтобы сфокусироваться на своей практике.

Ниже вы найдете семь советов, как небольшим юридическим фирмам улучшить эффективность своего биллинга.

1. Ведите полный и точный учет всего продаваемого времени

Трудно управлять временем, если вы не знаете, на что точно оно тратится. Без сомнения, полный и точный учет времени всех сотрудников позволит вам принимать взвешенные решения, хорошо согласующиеся с вашими целями и приоритетами, и когда ваш бизнес будет расти, вы будете точно знать, в какой момент имеет смысл нанять дополнительного сотрудника или найти нового партнера.

2. Учитывайте также непродаваемое время

Биллинг мотивирует юристов лучше учитывать время, но и то, как ваши помощники тратят свое время, может быть так же важно для фирмы в перспективе. Отслеживая это, юристы могут увидеть, как вспомогательный персонал вносит свой вклад в общее дело, позволяя юристам сосредоточиться на клиентской работе. Кроме того, учет непродаваемого времени может привести бизнес к обоснованному внедрению новых инструментов, новых технологий в работе или же к пересмотру приоритетов для сокращения расходов фирмы.

3. Используйте специальные категории и кодификацию для непродаваемых часов

Юридические фирмы часто используют специальную кодификацию, чтобы связывать ту или иную оплачиваемую работу с соответствующим видом деятельности. Например, подготовка документа для клиента обозначается другим кодом, нежели телефонный звонок или переписка по e-mail. Так же полезно будет немного подумать над кодированием для непродаваемых часов и видов деятельности, которые должны ими обозначаться. Профессиональное развитие, управление фирмой и маркетинг – это примеры категорий самого высокого уровня, каждая из которых может быть уточнена своими подкатегориями. Так, маркетинг может в свою очередь подразделяться на работу на мероприятиях, если вы активно участвуете в жизни вашей адвокатской палаты, или контент-маркетинг, если готовите статью для журнала.

4. Делегируйте работу по непродаваемым проектам

С хорошо налаженным учетом времени и четким пониманием того, на что тратится ваше время, вы увидите новые возможности делегировать работу по «непродаваемым» задачам помощникам. На самом деле, это и есть главная ценность помощников – они позволяют вам сосредоточиться именно на клиентской, оплачиваемой работе!

5. Сделайте более простыми и понятными ваши счета

Помимо общей суммы за услуги, ваш счет также содержит и доносит (или не доносит) до клиента информацию о той работе, которая была для него выполнена. Сложные, запутанные счета, которые слишком трудны для понимания клиентом, или счета, которые не соответствуют ожиданиям клиента, — все они могут создавать путаницу и недовольство в голове клиента. Все это увеличивает риск неприятностей, связанных с таким счетом, а именно – что клиент всё меньше хочет оплатить его полностью и в оговоренный срок.

6. Задумайтесь о привычном занижении стоимости услуг

У юристов очень легко входит в привычку «резать» часы, которые попадут в счет, даже и без каких-либо дополнительных просьб об этом со стороны клиента. Несмотря на то, что это в общем-то жест доброй воли, преуменьшение стоимости собственной работы и попытки таким образом заслужить доверие клиентов, регулярная привычка занижать цену услуг или «резать» часы, не только создают у клиента ожидание всё новых и новых скидок, но и обесценивают важность работы фирмы, буквально – и в финансовом выражении, и в глазах клиента.

7. Используйте современные технологии, предназначенные для юристов

Не счесть инструментов для биллинга, доступных сегодня небольшой фирме, но при их выборе есть один главный принцип, которого стоит придерживаться: ищите программы, предназначенные для юристов. От защищенного документооборота до электронного биллинга, у практикующих юристов свои уникальные потребности (и этические требования), и стандартными инструментами, которые подходят для всех, здесь не обойтись.

Через три года после открытия собственной компании Женева Йорс присоединила ее к крупной юрфирме, и такое развитие событий было бы невозможно без сильной бизнес-практики, включая эффективный биллинг. Она продолжила свою практику в составе крупной юрфирмы в Северной Каролине.