Воронка реализации времени. Часть 2

Время, остающееся за пределами воронки

Настоящая статья продолжает освещать тему учета и реализации времени, а также аналитических средств ProjectMate, которые помогут вам в отслеживании и тонкой настройке этих процессов.

Прошлая статья затрагивала тему реализации времени, которое подвергается отбору по постепенно сужающимся критериям воронки. Здесь мы приведем уже знакомую по предыдущей статье схему «воронки», добавив в нее категории записей, остающихся за её пределами (см. рисунок выше). Несмотря на то, что записи за пределами воронки не участвуют в получении прямой прибыли, они представляют ценность для получения аналитических данных, так как на их основе отслеживается распределение усилий и ресурсов, рассчитывается эффективность и т.д.

Неотмеченное время

В первую очередь, при ведении учета времени необходимо стремиться к наиболее подробному отслеживанию совершенных затрат времени и денежных средств, т.к. невнесенные записи не могут принять участие в формировании прибыли и аналитических данных.

Для оценки общего качества учета в ProjectMate вводится категория неотмеченного времени (1′). Неотмеченное время определяется как разница между нормой рабочего времени и фактической длительностью отмеченного времени (1) сотрудника за данный период (например, норма рабочего времени за неделю согласно ТК РФ составляет 40 часов). В случае же, когда фактически отмеченное время превосходит норму, неотмеченное время принято считать равным нулю.

Значительные величины неотмеченного времени сигнализируют о неудовлетворительном уровне дисциплины учета, при котором повышается вероятность потери прибыли. Низкие или нулевые значения в данной категории свидетельствуют о подробном учете времени, при котором с большой вероятностью все нужные записи по коммерческой деятельности вносятся в систему и поступают в счета для оплаты.

Недействительное время

Следующая категория описывает потери, возникающие в процессе учета времени, и основывается записях, которые не могут быть использованы в дальнейшей работе. Это недействительное время (2′), определяемое по совокупности недействительных – черновых, отклоненных и отправленных на доработку – записей о времени.

Отправлено на утверждение

Далее, внесенные записи поступают на рассмотрение руководителю проекта или его помощнику, который принимает решение об их утверждении, либо о необходимости доработки. Все такие записи пребывают в состоянии «отправлена на утверждение», что дает название следующей категории времени – отправлено на утверждение (3′).

Флаг «Включая отправленные на утверждение» на панели параметров фильтра

Различие между категориями «утвержденное время» и «отправлено на утверждение» довольно тонко. Зачастую, их разделяет лишь небольшой отрезок времени, за который отправленные на утверждение записи переходят внутрь воронки реализации. По этой причине во многих отчетах предусмотрена возможность принимать в рассмотрение и отправленные на утверждение записи. Соответствующий флаг находится на панели «Параметры фильтра» в разделе ProjectMate «Отчеты» (см. рисунок выше).

Некоммерческая деятельность

На следующей стадии учета времени обозначается разделение между коммерческой и некоммерческой деятельностью, появляется категория утилизации времени. Противоположностью «утилизации времени» является категория некоммерческая деятельность (4′). Она формируется по совокупности записей о времени по некоммерческим проектам (всем проектам с типом, отличным от «Работы по договорам»).

Отличие между внутренней и инвестиционной работой в рамках некоммерческой деятельности определяется на основе типа проекта: «Внутренние работы», «Развитие бизнеса», «Обучение» и т.д. Многие отчеты отображают распределение времени в разрезе типов некоммерческих проектов.

Непроизводственные издержки

Категория непроизводственные издержки (5′) уже была описана в предыдущем разделе, как категория, сопутствующая времени «К продаже». Напомним, что к непроизводственным издержкам относятся записи по коммерческим проектам со снятым флагом «К оплате».

Нереализованное время

Последней категорией времени, остающейся за пределами воронки, является нереализованное время (6′), которое определяется как время «К оплате», не включенное в финансовые документы за надлежащий период. Как следует из определения, различие между реализованным и нереализованным временем определяется только временными рамками финансовых периодов. В итоге, запись из «нереализованного времени» должна быть либо все же включена в финансовый документ, либо переведена в разряд непроизводственных издержек.

Резюме

Таблица ниже резюмирует приведенные описания категорий времени, остающихся за пределами воронки реализации.

Таблица. Записи, остающиеся за пределами воронки реализации

Продолжение следует …

Читать статью в PDF