«Монастырский, Зюба, Степанов & Партнеры» — одна из крупнейших российских юридических фирм, много лет занимающая верхние строчки в рейтингах ведущих независимых исследований мирового юридического рынка (The Legal 500, Chambers Global Guide и др.). Компания основана в 1991 году и оказывает полный спектр юридических услуг крупным российским и иностранным клиентам.
Фирма придерживается передовых западных стандартов оказания юридических услуг, отдавая приоритеты их оперативности, качеству, эффективности для клиентов, использует современные технологии ведения профессионального бизнеса. Для управления временем и сотрудниками, взаимоотношениями и взаиморасчетами с клиентами, информацией и знаниями фирма использует ProjectMate – систему автоматизации компаний сферы профессиональных услуг. О многолетнем успешном опыте сотрудничества с компанией «Авиком», разработчиком системы, рассказывает Светлана Тихонова, финансовый менеджер фирмы «Монастырский, Зюба, Степанов & Партнеры».
«Мы посчитали, что ProjectMate будет лучшим выбором»
ProjectMate оказалась единственной достойной российской системой автоматизации компаний, оказывающих профессиональные услуги.
— Мы узнали о системе ProjectMate в 2006-2007 годах — в это время партнеры компании уже серьезно задумывались об автоматизации своего бизнеса. Стали изучать различные ресурсы, общаться с коллегами по бизнесу об их опыте в этой сфере, а на одной из профильных юридических конференций познакомились с консультантами компании «Авиком». Надо сказать, что ProjectMate оказалась единственной достойной российской системой автоматизации компаний, оказывающих профессиональные услуги. Существовали и западные решения, но они были дороже, и к тому же нам хотелось иметь локализованный и русифицированный продукт. Сравнив возможности систем, мы посчитали, что ProjectMate будет лучшим выбором.
«Чем больше штат сотрудников, тем сложнее учитывать время “на бумаге”»
— Перед любой, даже самой маленькой фирмой, занимающейся оказанием юридических услуг клиентам, стоит потребность максимально точно и качественно учитывать время, на основе которого рассчитывается стоимость услуг. И чем больше штат сотрудников, тем сложнее учитывать время «на бумаге».
До внедрения автоматизированной системы наши юристы вели учет времени в MS Word, а затем финансовый отдел занимался подготовкой сводных отчетов для клиентов также в MS Word. Отчетность составлялась в произвольной форме, четких стандартов и правил не было. Отчет составлялся не всегда по факту проделанной работы, поэтому часть времени могла «теряться».
С увеличением штата фирмы стало очевидным, что необходимо стандартизировать и упростить процесс учета времени. Кроме того, хотелось иметь данные о занятости сотрудников в проектах, возможность оперативного получения всесторонней информации о проектах, вести статистику.
Все это мы нашли в системе ProjectMate, которая позволила сделать ключевые процессы нашей фирмы более управляемыми, повысить их качество и эффективность.
«Хорошие и полезные продукты быстро приживаются»
Процесс установки ProjectMate оказался несложным и не занял много времени. Некоторые функции системы были настроены специально под наши требования (например, внешний вид калькуляций и отчетов), с этим специалисты компании «Авиком» прекрасно справились.
Наши сотрудники быстро осваивали программу, помогали друг другу. Конечно, нелегко сразу принимать нововведения и менять свои привычки, но хорошие и полезные продукты быстро приживаются – так и произошло в нашем случае. Через 3-4 месяца работа в единой системе полностью наладилась.
«Система выставления счетов клиентам стала совершеннее»
— Со временем процессы учета времени и последующей подготовки отчетов для клиентов превратились в единый отлаженный механизм. Появилась возможность в реальном времени отслеживать загруженность сотрудников и их занятость в проектах, вести статистику, делать аналитические отчеты. Благодаря ProjectMate юристы стали фиксировать время гораздо качественнее и точнее, система выставления счетов клиентам стала совершеннее.
В целом можно сказать, что чем меньше в процессе учета и биллинга присутствует человеческий фактор, тем меньше возникает ошибок и неточностей, поэтому автоматизация бизнеса – это важная часть административного процесса юридических фирм и большое конкурентное преимущество.
«Для нас “Авиком” — не только разработчик, но и IT-консультант»
— С одной стороны, юристы далеки от информационных технологий, а с другой – в современном мире не могут без них обходиться и нуждаются в профессиональной технической поддержке. Поэтому для юридической фирмы важно иметь хорошего технического консультанта.
Для нас «Авиком» — не только разработчик автоматизированной системы ProjectMate, но и IT-консультант. Кроме того, «Авиком» предоставляет техническую помощь работникам фирмы «Монастырский, Зюба, Степанов & Партнеры» и осуществляют техническую поддержку всего оборудования и программного обеспечения фирмы. Мы довольны той поддержкой, которую оказывают нашей компании специалисты компании «Авиком».