Адвокатское бюро «Крыловы и партнеры» ведет свою историю с 2007 года. Сегодня офисы бюро работают в Красноярске и Москве, и в планах открытие третьего центра в Санкт-Петербурге. Основные дела, которые ведут адвокаты бюро, связаны с оказанием правовой помощи, защитой интересов доверителей в уголовном производстве и представительством в судах.
О своем опыте внедрения технологий эффективной работы, о поисках формулы обоснованности гонорара, вопросах подтверждения судебных расходов и об особенностях использования в адвокатском бюро ProjectMate рассказывает управляющий партнер «Крыловы и партнеры» Артем Крылов.
«Мы с адвокатами-партнерами начинали в Красноярской городской коллегии адвокатов и к 2007 году увидели, что коллегия не дает возможности оказывать правовую помощь большому количеству доверителей и автоматически включать в работу адвокатов-партнеров, – вспоминает Артем Крылов, – А ключевое отличие бюро от коллегии в том, что в адвокатском бюро мы несем солидарно как обязанности перед каждым клиентом, так и ответственность».
«В бюро всегда есть несколько стажеров, и каждый из них имеет возможность вырасти до адвоката-партнера» – комментируют в компании. Осенью 2013 года было принято решение создавать филиал в Москве. «Теперь мы работаем на два города, в планах добавить третий – Ленинград, город, где я родился и вырос» – отвечает на вопрос о планах расширения бюро Артем Крылов.
«Наша основная задача – минимизировать время, которое мы тратим на выполнение тех или иных задач»
«Начинали мы очень интересно, – рассказывают в бюро, – У нас был файл «Книга движения адвокатских производств». Он представлял собой таблицу, куда мы вносили строки – адвокатские производства, а в столбцах указывали доверителя, дату, суть, исполнителя и ответственного за производство работника бюро».
В «Крыловы и партнеры» применительно к каждому адвокатскому производству определяют адвоката-куратора, стажера, который занимается выполнением поручений и подготовкой документов, и ответственного работника бюро, который несет ответственность за состояние адвокатского производства, следит за прохождением каждого процессуального документа, за тем, чтобы документы из дела не пропадали и чтобы каждый появившийся новый документ в деле хранился в бумажном и электронном виде. «Этот порядок и сохранился, кстати, с использованием системы ProjectMate, просто раньше это было в табличном виде, а сейчас в рамках вкладки «Проекты», – отмечает Артем Крылов.
Каждому адвокатскому производству в «Крыловы и партнеры» присваивается уникальный номер и по этому номеру любой документ можно найти как в бумажном, так и в электронном виде. Говоря об этом, Артем Крылов приводит пример: «Допустим, у меня на столе лежит папка по производству №259, и по этому коду проекта я могу найти данное производство и на сервере, и в системе ProjectMate, и в электронной почте. Становится на порядок проще, с одной стороны, соблюдать адвокатскую тайну, поскольку зачастую приходится давать поручения в присутствии посторонних, а в нашем случае достаточно назвать исполнителю код адвокатского производства, а с другой стороны – сокращать время. Наша основная задача – минимизировать время, которое мы тратим на выполнение тех или иных задач».
«Мы стараемся работать максимально технологично, насколько это возможно»
До внедрения ProjectMate в бюро поручения выдавались тоже по этой Книге, сначала на бумажном носителе. У партнеров были специальные еженедельники и тетради, в которые записывались перечни поручений для адвокатов со сроками их исполнения. Секретарь отдавала оригинал каждого листа работнику, а копию складывала на стол партнеру, и такие стопки очень быстро росли. Связано это с тем, что в бюро нет промежуточных редакций документов, но очень много вспомогательных документов.
Каждый процессуальный документ рождается из совокупности служебных или аналитических записок. «Живой пример: мы передали клиенту консультацию по «банкротным» вопросам, работали над ней месяц, объем 350 листов», – объясняет Артем Крылов, – Эта консультация сложилась из 30 или 40 служебных записок, сроки на изготовление которых были день, два, три, пять. Сначала мы подготовили план этой консультации, потом «собрали» ее служебными записками, подобрали практику. Мы стараемся работать максимально технологично, насколько это возможно».
Программой MS Outlook в бюро пользовались всегда, но исключительно как почтовым клиентом, и в дополнение к ней использовали бумажные ежедневники. «К концу года ежедневник обычно превращался в «талмуд» с вкладышами, это была страшная вещь» – вспоминают в компании.
Затем в бюро ввели правило при общении по производствам включать в тему письма в Outlook код этого производства. Тогда партнеры начали давать поручения на бумаге, а собирать их выполнение в почте. «Через некоторое время мы совсем отказались от бумажного делопроизводства», – продолжает Артем Крылов, – Теперь тетради у меня по четыре месяца хранятся, а раньше большая общая тетрадь «улетала» за неделю».
Единственным несовершенством нового подхода оставалось то, что адвокатам приходилось постоянно использовать таблицу с адвокатскими производствами, чтобы понимать на всякий случай, что такое код №259 и на какое число назначен процесс. «Идея была такая – объединить книгу и Outlook», – комментирует Артем Крылов.
Помимо отслеживания дат, Артем Крылов ставил перед программой задачу описать еще несколько моментов: момент, связанный с деньгами, кто доверитель и о чем это дело, номер дела и кто судья, дата и тип процесса, зал судебного заседания. А Outlook при этом не позволял описать суть адвокатского производства.
«Сложно было понять, как учитывать время, как его «резать» и так далее. И здесь система ProjectMate меня удовлетворила, и я понял: это то, что мне надо»
«Всегда меня мучал еще один вопрос, и с ним я приехал к генеральному директору компании–разработчика ProjectMate, Евгению Байдакову, – вспоминает Артем Крылов, – это вопрос почасового учета времени».
Объясняя, почему этот вопрос имеет такое важное для него значение, Артем Крылов говорит, что это – вторая составляющая деятельности бюро. Первая – это собственно правовая помощь, а вторая – это обоснованность гонорара.
«Как обосновать доверителю цифру, которую я прошу?» – таким вопросом задавался Артем Крылов. На этапе 2007 года он заказал у оценочной фирмы заключение о стоимости отдельных видов адвокатских услуг в зависимости от цены иска. «Гонорар успеха в России запрещен, и мы определяли гонорар не от суммы, удовлетворенной или отказанной в удовлетворении, а от цены иска, – рассказывает Артем Крылов, – На мой взгляд, это тупиковый путь, мне он очень не нравится. Человеку, неуверенному в своей правоте, человеку, у которого не хватает документов для отстаивания своей позиции, нужна правовая помощь. И мы можем ее оказать, объясняя, что он может проиграть. Сколько взять денег и как обосновать эту цифру в такой ситуации?»
Вспоминая об этом, Артем Крылов говорит, что видел единственный выход в том, чтобы понять, в чем именно может оцениваться правовая помощь бюро, в каких единицах. Количество листов? Но адвокаты далеко не всегда консультируют письменно. Количество телефонных переговоров? Адвокаты далеко не всегда ведут переговоры по телефону. Нужно было найти что-то общее, и этим оказалось время. «Я пришел к этому выводу сам, а потом понял, что я изобрел не то, чтобы велосипед, а вообще колесо, которое открыто давным-давно и все с этим работают, а мы значительно отстаем», – резюмирует Артем Крылов.
Как только с показателем, который можно измерять, наступила определенность, у партнеров бюро возник ключевой вопрос – как определить почасовую оплату? Размер почасовой ставки в бюро установили с легкостью, исходя из рекомендованной и среднерыночной ставки и понимания, какого уровня специалисты трудятся в бюро. «Сложнее было понять, как учитывать время, как его «резать» и так далее, – говорит Артем Крылов, – И здесь система ProjectMate меня удовлетворила, и я понял: это то, что мне надо».
«Обоснование судебных расходов, расходов на оплату услуг представителя – второе, как я использую ProjectMate»
В каждом соглашении адвокаты бюро указывают, что в случае победы расходы на оплату услуг представителя могут быть взысканы судом, а суд в свою очередь имеет право эти расходы уменьшить. Речь идет не о сложных спорах, где нужно доказать размер почасового вознаграждения, а о таких случаях, когда нужно взыскать гонорар, например, в 100 тысяч рублей, а суд его снизил до 15 тысяч рублей, говоря, что эта сумма выше рынка. «Если сумму «режут» в одну строчку, объясняя тем, что размер вознаграждения не обоснован, выше рынка, то все, что мы могли сделать раньше – это обжаловать судебный акт», – отмечают в бюро.
Артем Крылов рассказывает, что изменилось в этом отношении после внедрения ProjectMate: «Сейчас, когда я использую ProjectMate, я могу показать, что сделал работу «А» за время «Б», и сумма моего гонорара соответствует произведению одного на другое. Что здесь можно уменьшить? Ставку? Суд считает, что мы долго выполняли какую-то из работ? Завышен первый показатель, что-то из работ лишнее? – Никаких проблем.
Как правило, мы устанавливаем гонорар в системе ProjectMate с использованием лимита в отчете. То есть договариваемся с доверителем о том, что он оплачивает работы, но не более 12% от суммы иска. Я устанавливаю в системе лимит, и в любой момент могу его убрать и посмотреть, на сколько часов действительно было произведено работ. Поэтому даже после уменьшения какого-либо из составляющих гонорара работами я все равно «наберу» эти 12% – то есть фактический гонорар – оплаченный доверителем. То есть ProjectMate мне нужен для доказывания обоснованности судебных расходов, расходов на оплату услуг представителя. Это второе, как я его использую».
Третьей причиной использовать ProjectMate в бюро называют конфиденциальность информации, содержащейся в системе. «Пока, к счастью, не было возможности проверить, так это или нет, но как минимум, это не общедоступный сервис типа онлайн-почты, а специализированная система, разработанная с учетом повышенных требований к защите информации, которые предъявляют адвокаты», – комментирует свой выбор Артем Крылов.