В сентябре 2014 года исполнилось 10 лет с момента внедрения системы ProjectMate самым первым клиентом, компанией VISTA Foreign Business Support. Помимо ProjectMate, в фирме пользуются также услугами АВИКОМа по IT-аутсорсингу.
О своем взгляде на более чем 10-летнюю работу с системой ProjectMate, об опыте наведения порядка в бизнес-процессах и инфраструктурной составляющей и о сотрудничестве с компанией АВИКОМ по направлению IT-аутсорсинга рассказывает управляющий партнер компании VISTA Андрей Беженар.
«Мы надеемся, что входим в число лидеров в области миграционного права в РФ»
Компания VISTA Foreign Business Support была создана в феврале 2003 года с целью оказания юридических услуг для иностранных компаний и их иностранных сотрудников в России. У ее истоков стоял один из нынешних Управляющих партнеров компании, Тимур Беслангуров. Именно он принял самое активное участие в становлении и развитии этого бизнеса.
В 2004 году, когда бизнес прошел начальный этап становления, появились постоянные клиенты и стало понятно, что бизнес может ждать дальнейшее успешное развитие, команда партнеров задумалась о следующих шагах в строительстве компании, девизом которой с момента создания является фраза “There is no excuse for not being perfect!” (Нет никаких оправданий, чтобы не быть совершенными).
«Совершенством» внутренних административно-финансовых процессов занялся Андрей Беженар, который был приглашен в компанию в 2004 году. «Когда я пришел в компанию, я начал разбираться с существовавшей на тот момент ситуацией и очень скоро мы с партнерами пришли к мнению, что в компании необходимо менять существующую систему учета оказываемых услуг, внедрять систему учета рабочего времени и бюджетирования.
В результате поисков возможного поставщика такой системы мы познакомились с компаний АВИКОМ, которая предложила нам свой продукт, систему ProjectMate» – вспоминает Андрей Беженар. «С того времени началось наше плодотворное сотрудничество. Наша компания развивается, и мы надеемся, что сейчас входим в число лидеров в области миграционного права в РФ. Глядя на список наших клиентов, я думаю, нам есть чем гордиться. И я абсолютно убежден, что заслуга в этом есть в том числе и команды АВИКОМ».
«Задача, которую мы ставили перед собой – наведение порядка»
Путь к «совершенству» в административно-финансовых вопросах мы начали с элементарного «наведения порядка» в области учета рабочего времени наших сотрудников. Начинали мы практически «с нуля» – до внедрения в компании системы ProjectMate, никакого учета рабочего времени у нас не было.
Рассматривая программные продукты, которые предлагались на тот момент западными компаниями, в VISTA понимали, с одной стороны, что они не очень подходят: прежде всего, потому что в них нет русского языка, а значит, необходимо будет решать проблемы с переводом всей выходной финансовой документации, которая должна быть на русском языке по требованию российского законодательства.
«С другой стороны, цены на эти программы, тем более в первой половине 2000-х, были для таких небольших российских компаний, как наша, довольно высокими. Мы решили посмотреть, что есть в России, и наши поиски в интернете буквально через пару ссылок привели нас к ProjectMate. Мы встретились с генеральным директором компании-разработчика, Евгением Байдаковым, сразу нашли взаимопонимание в вопросах наших целей и возможностей предлагаемой АВИКОМ системы и очень быстро приняли решение о начале работы», – комментирует Андрей Беженар свой выбор.
Наведение порядка – это внутренняя работа, и ее результаты, как правило, видят не клиенты, а собственники компании и люди, которые в ней работают. Но VISTA, когда начинала работать с ProjectMate, ставила задачу, чтобы порядок, который царит внутри компании, ощущался в том числе и ее клиентами. Этого можно было достичь лишь одним единственным способом: через выходные документы, которые подготавливаются с помощью ProjectMate, – это счета, акты, вся финансовая документация. «Мы неоднократно слышали от наших клиентов, что наши документы – лучшие, которые они когда-либо видели среди всех своих поставщиков, – говорят в VISTA, – Как минимум 50% заслуги в этом – ProjectMate».
«То, что было до ProjectMate, я называю работой на коленке»
«Во время внедрения ProjectMate в нашем бизнес-процессе пришлось все перестроить с ног на голову, – отмечает Андрей Беженар, – Люди очень сильно сопротивлялись. Многие из тех, кто был на тот момент в компании, ушли, в том числе потому, что мы внедряли новые методы работы в вопросах учета времени работы сотрудников. Но жизнь показала, что мы были правы. То, что было до ProjectMate, я называю работой на коленке: не было систематизации, очень много было даже не просто потерь времени на ненужную работу, а даже и финансовых потерь. Я до сих пор, теперь уже с улыбкой, но не тогда, вспоминаю пример, когда совершенно случайно в ящике у одного из сотрудников обнаружил счета, которые тот забыл отправить клиенту». Такая вот у нас была «система».
До ProjectMate каждый сотрудник VISTA сам оказывал услуги, сам составлял финансовую документацию, он же отправлял ее клиенту и уведомлял об этом бухгалтера компании. «В начале становления компании такая «система» имела право на существование, но со временем стало понятно, что долго так продолжаться не может, если мы хотим расти, – комментируют в компании, – Одно дело, если у вас в команде 3-4 сотрудника и 10-20 клиентов, и другое, когда у вас несколько десятков сотрудников и несколько сотен клиентов, а мы пришли к этим цифрам уже в начале 2005 года. И мы начали менять сложившуюся систему».
Чтобы понимать, что мы хотим от системы автоматизации учета рабочего времени и оказанных услуг, прежде всего в компании все «выходные документы» будущей системы сделали на бумаге: калькуляции, акты, счета – что-то в MS Word, что-то в MS Excel. «ProjectMate на тот момент не отвечал всем нашим интересам, но мы нашли с Евгением Байдаковым общий язык с самого начала, – отмечает Андрей Беженар, – Мне очень понравилось то, что команда разработчиков готова вносить изменения в свою программу ProjectMate, готова подстраиваться, расти и развиваться вместе с нами. В результате такого сотрудничества я могу сказать, что в настоящий момент ProjectMate практически на 100% удовлетворяет наши потребности».
«Мы приходим порой к компании АВИКОМ за решениями, которые никто в России еще не внедрял»
VISTA большое внимание уделяет выстраиванию системы, технологиям, инфраструктурной составляющей. Отвечая на вопрос о второй составляющей сотрудничества с компанией АВИКОМ, IT-аутсорсинге, Андрей Беженар говорит: «Я смотрю на развитие нашей компании, на развитие компании АВИКОМ и на развитие наших отношений и вижу, что у нас есть четкое взаимопонимание. Мы приходим порой к компании АВИКОМ за решениями, которые никто в России еще не внедрял, или же кто-то внедрял, но опыта не так много, чтобы можно было с уверенностью прогнозировать результаты. Но все то, что мы внедрили с компанией АВИКОМ, мне очень нравится, и особенно то, как сейчас у нас организован бизнес-процесс с точки зрения IT-технологий. И нравится, какое участие в решении наших задач принимает АВИКОМ».
Больше полутора лет часть сотрудников VISTA работают удаленно (читать – из дома). В компании говорят, что давно мечтали прийти к этому, поскольку считают, что юридическая фирма – это не производство и не завод, где человек волей-неволей «привязан» к находящемуся на территории завода станку: «Мы работаем в Москве, где многие люди, которые живут в спальных районах, а кто-то даже за Московской кольцевой автодорогой, вынуждены тратить по 2 часа с утра на дорогу в офис и 2 часа вечером обратно. Это дало нам понимание того, что если человек готов работать без того, чтобы над ним кто-то стоял с палкой, то он может работать и из дома. И наша задача как компании – дать ему такую возможность». Такое техническое задание VISTA поставила перед компанией АВИКОМ, и хотя на тот момент у компании АВИКОМ не было опыта подобного внедрения, проект был запущен, и сколько-нибудь серьезных проблем технического характера не возникло ни в ходе его реализации, ни в конечном результате.
«Мы полностью довольны тем, чего достигли, и я уверен, если сейчас нам потребуется расширение штата, то у нас не будет никаких проблем, потому что система отлажена, – комментирует Андрей Беженар, – Мы можем хоть завтра в два, в три, в четыре раза увеличивать количество персонала. Мне очень нравится, что у нас есть такая возможность».
«Самое лучшее, что мы можем сделать – говорить производителю о том, чего бы нам хотелось»
За 10 лет сотрудничества, благодаря совместной работе и общению с VISTA команда АВИКОМа многому научилась. В первую очередь это касается выстраивания отношений с клиентами. Но случались и ошибки. Одна из них связана с ProjectMate, когда в начале сотрудничества программа стала работать очень медленно из-за особенностей архитектуры, которая впоследствии была перестроена. А вторая серьезная неполадка произошла с почтовым сервером, когда инженерам АВИКОМа пришлось до утра его восстанавливать.
Комментируя это, Андрей Беженар говорит: «Да, сложности есть, но я бы не сказал, что это прямо уж омрачает наше сотрудничество, это всего-навсего точка роста. Ваша услуга, ваша программа, ваш сервис устраивает меня почти на 100%. Да, хотелось бы, чтобы все было на 100%, но я прекрасно понимаю, что Ваша программа – это все же не индивидуальный продукт. Если вы придете в мастерскую, где будут шить костюм под вас, то, наверное, его сделают на 100% устраивающим вас, но в то же время вы должны понимать, что цена его будет гораздо выше, нежели в магазине, где портной просто подгонит под вас этот костюм. Поэтому самое лучшее, что мы можем сделать – это в принципе говорить производителю о том, чего бы нам хотелось. И если нас действительно ценят, то будут идти нам навстречу, добавлять какие-то аспекты в свой продукт, что и происходит с ProjectMate, и чем я очень доволен».