В мае 2015 года исполнилось 10 лет сотрудничеству ProjectMate с одной из ведущих российских юридических фирм «Монастырский, Зюба, Степанов & Партнеры» (МЗС). МЗС стала одним из первых клиентов АВИКОМа и по ProjectMate, и по второму направлению работы АВИКОМа – IT-аутсорсингу.
МЗС была основана в 1991 году. Сегодня фирма представляет интересы многих крупных и известных компаний мира, добиваясь беспрецедентных успехов в различных областях юридической практики. На протяжении нескольких лет авторитетные международные агентства Chambers, Legal 500 и др. высоко оценивают МЗС, ставя ее на первые строчки в различных профессиональных рейтингах.
О том, какую роль играет в компании автоматизация бизнес-процессов, о своем опыте внедрения ProjectMate одними из первых на рынке, а также об использования услуг удаленного IT-аутсорсинга рассказывает финансовый директор МЗС Светлана Тихонова.
«Количество клиентов росло, штат увеличивался, и мы поняли, что учитывать время «по старинке» трудоемко и ненадежно, и стали автоматизировать этот процесс»
«Мы так давно работаем с ProjectMate, что восстановить в памяти прежний процесс учета времени непросто, – говорит Светлана Тихонова. – Когда-то мы учитывали рабочее время в MS Word: каждый сотрудник заполнял некие таблички, а потом все данные сводились в другие таблицы, что служило основой для выставления счетов клиентам. Кстати, тогда такой процесс казался вполне удобным.
Количество клиентов росло, штат фирмы увеличивался, и в какой-то момент мы поняли, что учитывать время «по старинке» трудоемко и ненадежно, и стали думать, как автоматизировать этот процесс», — вспоминает Светлана.
В 2005 г. ProjectMate была единственной российской и русскоязычной программой по учету времени. В МЗС отмечают, что при выборе системы язык программы был достаточно важен, т.к. российской фирме было бы гораздо удобнее и приятнее работать с программой на родном языке. Это одна из причин, почему МЗС остановила тогда свой выбор на ProjectMate.
«ProjectMate помогает учитывать и анализировать рабочее время по клиентам, проектам, сотрудникам и видам деятельности, и формировать финансовые документы»
Программа внедрялась в МЗС постепенно. Начали с учета времени и формирования финансовых документов. Впоследствии сотрудники осваивали и другие функции и возможности программы. «И по сей день есть неиспользуемые нами опции ProjectMate, к которым мы планируем обратиться в будущем, — говорят в МЗС. — Например, мы давно хотим унифицировать формулировки записей о времени, чтобы с одной стороны облегчить работу юристам, с другой – добиться большего единообразия в текстах. Сегодня же по-прежнему львиная доля нашей работы в программе – это учет времени и формирование финансовых документов, что делается, кстати, довольно быстро – в несколько кликов – благодаря разработанным специально для нас шаблонам документов на двух языках. Кроме этого, мы анализируем рабочее время по клиентам, проектам, сотрудникам, видам деятельности».
«Конечно, юристы фирмы знают, что качественный и полный учет их времени важен для выставления счетов и, соответственно, доходов фирмы, а значит, и влияет на их зарплату, — отмечает Светлана Тихонова. — Это некий стимул для сотрудников к тщательному учету своего времени».
«Чтобы посмотреть контакты того или иного сотрудника клиента, мы «идем» в ProjectMate»
Отвечая на вопрос о секрете успеха фирмы, Светлана говорит: «МЗС – команда талантливых, трудолюбивых и целеустремленных профессионалов, оказывающих качественные юридические услуги и предлагающих эффективные решения, что вкупе с хорошими отношениями с нашими клиентами, надеемся, способствует развитию фирмы».
«В программе мы формируем актуальную клиентскую базу, поскольку сведения о каждом клиенте проходят через финансовый отдел, и если есть необходимость посмотреть контакты того или иного сотрудника клиента, мы «идем» в ProjectMate, — рассказывает Светлана. — Мы давно подумываем о более широком использовании программы как CMR, и считаем, что это вполне возможно в будущем».
Евгений Байдаков, генеральный директор АВИКОМа, рассказывает о планах сотрудничества с МЗС на ближайшие 10 лет: «В следующие 10 лет сотрудничества мы планируем дорабатывать и развивать ProjectMate согласно современным трендам в IT – в сторону мобильности и «облачного» использования. Кроме того, мы хотели бы развивать продукт в сторону улучшения его биллингового блока, как самого важного, на мой взгляд, для МЗС.
Из ближайших планов могу назвать внедрение в МЗС наших новых наработок, связанных с оценкой эффективности сотрудников, клиентов, выстраивании системы мотивации персонала.
Безусловно, нам интересно сотрудничать с лидерами российского юридического рынка, и мы гордимся тем, что работаем вместе с компанией МЗС уже 10 лет. Как мне кажется, это говорит о том, что мы делаем хороший продукт и двигаемся в правильном направлении».
IT-аутсорсинг для МЗС
Помимо ProjectMate, МЗС с января 2007 года пользуется услугами АВИКОМа по IT-аутсорсингу.
«Сам факт того, что мы уже столько лет работаем с вами в этой сфере, говорит о том, что мы высоко оцениваем наше сотрудничество и в IT-аутсорсинга и ваша помощь очевидна, востребована и важна», — отмечает Светлана. — Существующая IT-структура в компании полностью спланирована и создана АВИКОМом несколько лет назад и успешно им поддерживается».
Томас Лёшке, руководитель отдела технической поддержки АВИКОМа, рассказывает о взгляде изнутри на обслуживание МЗС в части IT-аутсорсинга: «Мы гордимся тем, что все эти годы прошли без серьезных простоев для компании благодаря тщательному планированию нашими специалистами всех мероприятий по замене и модернизации, а также подготовке на случай возникновения нештатных ситуаций. Естественно, были остановки, например, по замене комплектующих, но всегда они были минимальными.
За годы нашего сотрудничества в МЗС заметно существенное развитие. Со временем по загрузке IT чувствовалось, что ритм работы изменился: сейчас компания работает с раннего утра до позднего вечера, включая выходные, появились повышенные потребности и в мобильности работы. И, конечно, это накладывает обязательства на IT-службу. Мы должны обеспечить сотрудникам наших партнеров постоянный доступ к средствам коммуникации и к информации. В планах нашего сотрудничества постоянная поддержка и мобильной работы, решение задач по управлению мобильными устройствами и безопасности данных на них.
Что мне очень нравится в компании – это хорошо налаженная система взаимодействия в IT-менеджменте. В фирме есть сотрудники, вместе с которыми можно принимать решения. Сегодня в МЗС пользуются также нашими консалтинговыми услугами в IT. И одним из направлений такого консалтинга в будущем станет повышение эффективности работы сотрудников за счет обучения и передачи навыков по работе с программами и устройствами».
О внедрении программы в 2005 году читайте в статье «Монастырский, Зюба, Степанов & Партнеры»: «ProjectMate позволил нам сделать ключевые процессы фирмы более управляемыми»