Как небольшая юридическая фирма вдвое увеличила годовую выручку с помощью ProjectMate

Некоторые считают, что небольшим юридическим фирмам не нужна специализированная автоматизация, и можно обойтись офисными приложениями. Однако опыт Татьяны Ипатовой, основателя и руководителя юридической фирмы «СТАТУС» в небольшом городе Осташков, показывает, что и малый бизнес может значительно повысить свою эффективность, используя профессиональные инструменты. Мы поговорили с Татьяной о том, как внедрение системы автоматизации ProjectMate помогло трансформировать работу компании и достичь впечатляющих результатов.

Путь к автоматизации

Фирма Татьяны «СТАТУС» состоит всего из двух человек – самой Татьяны и её партнера. Фирма была основана в 2009 году, и её основная специализация – юридические услуги в сфере недвижимости и оценке как для физических, так и для юридических лиц из регионов и столицы.

Как и многие руководители небольших компаний, Татьяна долгое время пытались организовать свою работу с помощью базовых инструментов – офисных приложений и бесплатных CRM.

Я перепробовала множество программ: Суд и Дело, Битрикс, A2Time, Jeffit. Все они были отвергнуты по одной простой причине – ничего непонятно. Для малого бизнеса автоматизация необходима, но существующие решения слишком сложны. И кто поможет в их освоении? Никто.​
 

Татьяна Ипатова
руководитель ООО «СТАТУС» (г. Осташков)

Поворотным моментом стало знакомство с ProjectMate на курсах в Институте Адвокатуры. Татьяна раньше не слышала о нём, поэтому решила попробовать. Заказала пробную версию и с тех пор не расстается с ProjectMate.

Как Татьяна использует ProjectMate сейчас

С помощью ProjectMate Татьяне удалось автоматизировать, а за счет этого систематизировать и наладить процессы в своей фирме. Теперь на каждом этапе работы её помогает ProjectMate.

1. Систематизация клиентов, проектов, судебных дел и документов

Когда появляется новый клиент, Татьяна создает карточку клиента в ProjectMate. «Я была поражена, обнаружив, сколько у нас на самом деле клиентов. Раньше мы фиксировали лишь половину. Теперь, благодаря систематизации, я вижу полную картину нашей клиентской базы. Я вношу каждого в карточку, и это гарантирует, что я не упущу возможность получить оплату за услуги,» – отмечает она.

Внедрение ProjectMate помогло структурировать информацию о клиентах и вести полноценную базу. Это позволило не только лучше понять масштабы бизнеса, но и улучшить работу с существующими клиентами, а также выявить потенциал для дополнительных продаж.

Для каждого клиента Татьяна обязательно готовит договор и заводит проект – это очень удобно делать по шаблонам, которые она настроила для своей компании. «Теперь я полностью исключила работу без соглашения. Под определенные виды дел я создала себе шаблоны. Я знаю, какие задачи должна буду выполнить в рамках проекта, поэтому сразу добавляю в шаблон работы и рассчитываю бюджет» – рассказывает она. Так как не все клиенты соглашаются работать по почасовке, бюджеты типовых проектов помогают Татьяне назвать приблизительную стоимость работ клиенту.

2. Прозрачность в делах и во взаимоотношениях с клиентами

Самой важной возможностью в ProjectMate Татьяна считает учет времени. Она также признается, что это было самым сложным изменением в работе. «Выработка новой привычки учитывать время оказалось самым тяжелым шагом во внедрении системы. Но без этого – никуда. Мне помогла функция таймера. Как только я начинаю работу в ProjectMate, сразу включаю таймер – очень удобно. Теперь это стало неотъемлемой частью моего рабочего процесса,» — рассказывает она.

Подробный учет времени позволяет Татьяне создавать отчеты для клиента о проделанной работе. «Появилась возможность создавать детальные отчеты, что позволяет мне обосновывать каждый шаг перед клиентами. Это значительно повысило уровень доверия и прозрачности в наших отношениях,» — отмечает она.

Появившаяся прозрачность в делах не только улучшила отношения с клиентами, но и помогла самой компании лучше понять структуру своих услуг и затрачиваемых ресурсов. Учет времени помогает отследить, сколько времени требует выполнение той или иной задачи и корректировать бюджеты проектов на будущее, а также отслеживать перерасход уже заложенного бюджета, который потом можно распределить на будущие работы для этого клиента.

«Представьте, что я сказала клиенту, что на выполнение этой работы мне понадобится, скажем, 5 часов, и назвала ему соответствующий бюджет. А по факту я вижу в программе, что наработала, допустим, на 10 часов. Однако, поскольку я ещё не закончила работать с этим клиентом, то эти деньги я потеряла временно. В будущем я всегда смогу их распределить на другие работы и компенсирую недополученную выручку».

3. Аналитика и развитие бизнеса

Также Татьяна использует аналитические инструменты ProjectMate для анализа эффективности различных направлений деятельности. «Анализ показал, что определенные виды дел, например, наследственные или связанные с приобретательной давностью, наиболее распространены в нашем регионе. Оказалось, что именно эти направления наиболее прибыльны для нас, и мы стараемся расти именно в этой сфере» — говорит она.

ProjectMate помог Татьяне увидеть общую картину бизнеса и спланировать рост. «С ноября 2023 года наша выручка выросла вдвое. И это не предел. Внедрение системы помогло увидеть общую картинку бизнеса, повысить самодисциплину, оптимизировать рабочие процессы, отслеживать аналитику и, в результате, увеличить ставки и сократить количество неприбыльных проектов» — подводит итог Татьяна.

На вопрос, что же всё же решающим фактором в выборе системы, Татьяна ответила так:

Решающим фактором стало то, что сотрудник компании лично помогал мне с внедрением и не оставил в растерянности, в отличие от поставщиков других программ, которые я пробовала ранее. Поддержка со стороны Авикома помогла преодолеть начальные трудности освоения системы, которые часто становятся камнем преткновения для малого бизнеса.
 

Татьяна Ипатова
руководитель ООО «СТАТУС» (г. Осташков)

Результаты внедрения

За несколько месяцев использования ProjectMate компания Татьяны достигла значительных результатов:

  • Двукратный рост выручки«С ноября 2023 года наша выручка выросла вдвое. И это не предел» - делится Татьяна.
  • Повышение ставок на услугиБлагодаря лучшему пониманию структуры затрат и ценности своих услуг, Татьяна смогла обоснованно повысить ставки и отказаться от части клиентов, работа с которыми была невыгодна.
  • Улучшение понимания структуры бизнесаАналитические инструменты ProjectMate помогли выявить наиболее прибыльные направления деятельности и оптимизировать рабочие процессы.
  • Повышение дисциплины в работе с клиентамиВнедрение системы привело к более структурированному подходу в работе с клиентами, включая обязательное заключение договоров и подготовку детальных отчетов

Советы по внедрению

На основе своего опыта Татьяна дала несколько советов тем, кто только начинает работу с ProjectMate:

  • Уделите особое внимание учету времениЭто то, без чего не получится использовать систему на полную мощь
  • Осваивайте систему постепенноСначала внедрите базовые функции, затем постепенно расширяйте использование системы
  • Расширяйте использование системы, когда освоили текущие инструментыТак вы сможете использовать систему комплексно, охватывая все аспекты работы от ведения клиентской базы до финансового учета.
  • Не бойтесь обращаться за помощью к специалистам компании-разработчикаС их помощью у вас получится разобраться что к чему намного быстрее

ProjectMate как инструмент роста для малого бизнеса

Опыт компании Татьяны наглядно демонстрирует, что даже небольшие юридические фирмы могут значительно повысить эффективность своей работы, используя профессиональные инструменты автоматизации. ProjectMate помог не только упорядочить рабочие процессы, но и открыл новые возможности для анализа и развития бизнеса.

Система ProjectMate помогла навести порядок в клиентской базе, проектах и делах. После того, как мы начали вести учет клиентов и дел, наша выручка выросла в 2 раза. Оказалось, что мы теряли деньги из-за бардака, который помог систематизировать ProjectMate. Моя текущая цель – учиться вести бюджеты и финансы в системе, чтобы и дальше увеличивать выручку. Ведь это не предел – теперь я это точно знаю.​
 

Татьяна Ипатова
руководитель ООО «СТАТУС» (г. Осташков)
Мы собираем файлы cookies, чтобы улучшить этот сайт. Продолжая работу, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
ПринятьПодробнее

Соглашение

  • 0. Введение
  • 1. Собираемая информация
  • 2. Условия предоставления информации третьим лицам
  • 3. Защита информации
  • 4. Ограничения ответственности

0. Введение

Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных (далее — Соглашение) действует в отношении всей информации, которую ООО «Авиком Бизнес Технологии» (далее – «Авиком») может получить от любого физического лица, индивидуального предпринимателя, юридического лица (далее – Пользователь) во время использования им любого из сайтов ProjectMate (далее — Сайты ProjectMate).

Использование Сайтов ProjectMate означает безоговорочное согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нём условиями обработки, полученной от него информации; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сайтов ProjectMate.

1. Собираемая информация

1.1. «Авиком» собирает следующую информацию, которая обеспечивает работу Сайтов ProjectMate, их безопасность и совершенствование:

1.1.1. Личные данные. «Авиком» собирает только те личные данные, которые вы добровольно оставляете на Сайтах ProjectMate для отправки запросов через формы, размещенные на Сайтах ProjectMate или используете для авторизации на Сайтах ProjectMate. «Авиком» использует эти данные для однозначной идентификации Пользователя и предоставления услуг по запросу Пользователя. К личным данным, в частности, относятся: имя Пользователя, адрес электронной почты, телефон, место работы.

1.1.2. Технические данные. В группу входит информация, получаемая автоматически и призванная улучшить работу Сайтов ProjectMate и повысить уровень безопасности. Информация собирается в обезличенном виде и никак не связана с личными данными пользователя. К техническим данным, в частности, относятся: файлы cookie (содержат информацию о странах посещения, загрузках, домене Интернет-провайдера, адресах сайтов, с которых был совершен переход), технические параметры устройства, данные об ошибках, частоте ошибок и сбоев.

2. Условия предоставления информации третьим лицам

2.1 Информация, хранящаяся в Сервисах ProjectMate может быть предоставлена только нижеследующим группам лиц:

2.1.1. Подрядчики «Авикома». «Авиком» пользуется услугами некоторых проверенных третьих лиц, чтобы обеспечивать работу Сайтов ProjectMate, их безопасность, совершенствование и продвижение. К ним относятся, в частности, сервисы Яндекс.Метрика, Google Analytics, LiveInternet. Третьи лица получают доступ к вашей информации только для выполнения задач от имени «Авикома» и в соответствии с настоящим Соглашением.

2.1.2. Представители власти. Информация предоставляется правоохранительным органам в случае, если того требует законодательство и только при наличии соответствующего судебного решения. Это не отменяет того факта, что основной задачей «Авикома» является сохранение данных Пользователя и ответственное с ними обращение.

3. Защита информации

3.1. «Авиком» делает всё возможное для того, чтобы обезопасить Сайты ProjectMate и Пользователя от несанкционированных попыток доступа, изменения, раскрытия или уничтожения хранящейся информации.

3.2. Пользователь при этом осознает возможность возникновения технических неисправностей и сбоев в работе Сайтов ProjectMate и согласен с тем, что у «Авикома» отсутствует техническая возможность предсказать их возникновение, уведомить о них Пользователя заблаговременно, либо полностью исключить вероятность их возникновения. Возникновение таких неисправностей или сбоев вне зависимости от причин и последствий не может быть основанием для применения к «Авикому» мер ответственности.

4. Ограничения ответственности

4.1 «Авиком» не инициирует размещение персональной информации при использовании Сайтов ProjectMate, не контролирует ее достоверность и актуальность, однако «Авиком» оставляет за собой право требовать подтверждения достоверности переданной ему информации Пользователем.

4.2 При размещении (предоставлении «Авикому») персональной информации третьих лиц Пользователь гарантирует, что получил все необходимые разрешения и согласия на указанные действия, а также гарантирует полное и безоговорочное согласие этих лиц с положениями настоящего Соглашения.

4.3 «Авиком» не несет ответственности за сбор, хранение и обработку персональной информации программным обеспечением сторонних разработчиков, сервисы которых используются в Сервисах ProjectMate.