Некоторые считают, что небольшим юридическим фирмам не нужна специализированная автоматизация, и можно обойтись офисными приложениями. Однако опыт Татьяны Ипатовой, основателя и руководителя юридической фирмы «СТАТУС» в небольшом городе Осташков, показывает, что и малый бизнес может значительно повысить свою эффективность, используя профессиональные инструменты. Мы поговорили с Татьяной о том, как внедрение системы автоматизации ProjectMate помогло трансформировать работу компании и достичь впечатляющих результатов.
Фирма Татьяны «СТАТУС» состоит всего из двух человек – самой Татьяны и её партнера. Фирма была основана в 2009 году, и её основная специализация – юридические услуги в сфере недвижимости и оценке как для физических, так и для юридических лиц из регионов и столицы.
Как и многие руководители небольших компаний, Татьяна долгое время пытались организовать свою работу с помощью базовых инструментов – офисных приложений и бесплатных CRM.
Я перепробовала множество программ: Суд и Дело, Битрикс, A2Time, Jeffit. Все они были отвергнуты по одной простой причине – ничего непонятно. Для малого бизнеса автоматизация необходима, но существующие решения слишком сложны. И кто поможет в их освоении? Никто.
Поворотным моментом стало знакомство с ProjectMate на курсах в Институте Адвокатуры. Татьяна раньше не слышала о нём, поэтому решила попробовать. Заказала пробную версию и с тех пор не расстается с ProjectMate.
С помощью ProjectMate Татьяне удалось автоматизировать, а за счет этого систематизировать и наладить процессы в своей фирме. Теперь на каждом этапе работы её помогает ProjectMate.
Когда появляется новый клиент, Татьяна создает карточку клиента в ProjectMate. «Я была поражена, обнаружив, сколько у нас на самом деле клиентов. Раньше мы фиксировали лишь половину. Теперь, благодаря систематизации, я вижу полную картину нашей клиентской базы. Я вношу каждого в карточку, и это гарантирует, что я не упущу возможность получить оплату за услуги,» – отмечает она.
Внедрение ProjectMate помогло структурировать информацию о клиентах и вести полноценную базу. Это позволило не только лучше понять масштабы бизнеса, но и улучшить работу с существующими клиентами, а также выявить потенциал для дополнительных продаж.
Для каждого клиента Татьяна обязательно готовит договор и заводит проект – это очень удобно делать по шаблонам, которые она настроила для своей компании. «Теперь я полностью исключила работу без соглашения. Под определенные виды дел я создала себе шаблоны. Я знаю, какие задачи должна буду выполнить в рамках проекта, поэтому сразу добавляю в шаблон работы и рассчитываю бюджет» – рассказывает она. Так как не все клиенты соглашаются работать по почасовке, бюджеты типовых проектов помогают Татьяне назвать приблизительную стоимость работ клиенту.
Самой важной возможностью в ProjectMate Татьяна считает учет времени. Она также признается, что это было самым сложным изменением в работе. «Выработка новой привычки учитывать время оказалось самым тяжелым шагом во внедрении системы. Но без этого – никуда. Мне помогла функция таймера. Как только я начинаю работу в ProjectMate, сразу включаю таймер – очень удобно. Теперь это стало неотъемлемой частью моего рабочего процесса,» — рассказывает она.
Подробный учет времени позволяет Татьяне создавать отчеты для клиента о проделанной работе. «Появилась возможность создавать детальные отчеты, что позволяет мне обосновывать каждый шаг перед клиентами. Это значительно повысило уровень доверия и прозрачности в наших отношениях,» — отмечает она.
Появившаяся прозрачность в делах не только улучшила отношения с клиентами, но и помогла самой компании лучше понять структуру своих услуг и затрачиваемых ресурсов. Учет времени помогает отследить, сколько времени требует выполнение той или иной задачи и корректировать бюджеты проектов на будущее, а также отслеживать перерасход уже заложенного бюджета, который потом можно распределить на будущие работы для этого клиента.
«Представьте, что я сказала клиенту, что на выполнение этой работы мне понадобится, скажем, 5 часов, и назвала ему соответствующий бюджет. А по факту я вижу в программе, что наработала, допустим, на 10 часов. Однако, поскольку я ещё не закончила работать с этим клиентом, то эти деньги я потеряла временно. В будущем я всегда смогу их распределить на другие работы и компенсирую недополученную выручку».
Также Татьяна использует аналитические инструменты ProjectMate для анализа эффективности различных направлений деятельности. «Анализ показал, что определенные виды дел, например, наследственные или связанные с приобретательной давностью, наиболее распространены в нашем регионе. Оказалось, что именно эти направления наиболее прибыльны для нас, и мы стараемся расти именно в этой сфере» — говорит она.
ProjectMate помог Татьяне увидеть общую картину бизнеса и спланировать рост. «С ноября 2023 года наша выручка выросла вдвое. И это не предел. Внедрение системы помогло увидеть общую картинку бизнеса, повысить самодисциплину, оптимизировать рабочие процессы, отслеживать аналитику и, в результате, увеличить ставки и сократить количество неприбыльных проектов» — подводит итог Татьяна.
На вопрос, что же всё же решающим фактором в выборе системы, Татьяна ответила так:
Решающим фактором стало то, что сотрудник компании лично помогал мне с внедрением и не оставил в растерянности, в отличие от поставщиков других программ, которые я пробовала ранее. Поддержка со стороны Авикома помогла преодолеть начальные трудности освоения системы, которые часто становятся камнем преткновения для малого бизнеса.
За несколько месяцев использования ProjectMate компания Татьяны достигла значительных результатов:
На основе своего опыта Татьяна дала несколько советов тем, кто только начинает работу с ProjectMate:
Опыт компании Татьяны наглядно демонстрирует, что даже небольшие юридические фирмы могут значительно повысить эффективность своей работы, используя профессиональные инструменты автоматизации. ProjectMate помог не только упорядочить рабочие процессы, но и открыл новые возможности для анализа и развития бизнеса.
Система ProjectMate помогла навести порядок в клиентской базе, проектах и делах. После того, как мы начали вести учет клиентов и дел, наша выручка выросла в 2 раза. Оказалось, что мы теряли деньги из-за бардака, который помог систематизировать ProjectMate. Моя текущая цель – учиться вести бюджеты и финансы в системе, чтобы и дальше увеличивать выручку. Ведь это не предел – теперь я это точно знаю.