ProjectMate перенял опыт Канадской ассоциации юристов и продолжает серию публикаций о тайм-менеджменте для юристов. Вторая статья — «Планируйте время!»
Планируйте время!
Шаг 1. Подготавливайте список дел на день и на неделю. Продумайте заранее, что предстоит сделать в ближайший месяц. Планирование дел имеет решающее значение, если вы хотите выполнять задания своевременно.
Каждый понедельник начинайте с выбора цели: какие дела должны быть завершены в течение недели. Составьте список. Заведите привычку тратить по 15 минут каждое утро на составление плана дел на день.
Шаг 2. Грамотно расставляйте приоритеты и планируйте порядок их выполнения. Распределите дела в зависимости от срочности и важности задания, чтобы определиться с порядком выполнения, и установите искусственные дедлайны (сроки выполнения), чтобы мотивировать себя как можно скорее приступить к работе.
Есть такие дела, которые делать не хочется, но они необходимы. Заставить себя сделать их бывает очень сложно. Решение этой проблемы можно описать поговоркой «Каждое утро съедай лягушку».
Бизнес-консультанты, сравнивают самые неприятные и важные дела с лягушками Откладывая их, вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений – просто взять и сделать. Это даст вам заряд бодрости на целый день. Так что, если проект большой, разделите его на несколько маленьких частей – «лягушек», которые можно «съесть» за час-полтора.
Шаг 3. Рассчитывайте время с запасом. Будьте готовы к неожиданностям – оставляйте время для непредвиденных случаев и срочных вопросов. Профессионалы с многолетним стажем работы в области юриспруденции говорят: «Устанавливайте планку ниже и превосходите ожидания!». Если вы думаете, что договор будет составлен во вторник утром, скажите клиенту, что он будет готов к полудню среды. И тогда, если вы предоставите его во вторник, заказчик будет приятно удивлен.
Шаг 4. Распределяйте работу в зависимости от периодов энергетического подъема и спада. Работайте над наиболее важными и сложными задачами (подготовка к квалификационным экзаменам, заключение договоров) во время пиков, а менее критичные (подписание документов, чистка «хвостов») оставляйте на периоды спада.
Шаг 5. Возьмите расход времени под контроль. Составляйте список дел на день, чтобы удобнее было отслеживать рабочее время. Ответственное заполнение таких списков приведёт к повышению организованности и продуктивности
На следующей неделе мы расскажем о втором совете по тайм-менеджменту «Учитесь говорить «Нет».