ProjectMate перенял опыт Канадской ассоциации юристов и продолжает серию публикаций о тайм-менеджменте для юристов. Третья статья расскажет, как правильно говорить «нет» и эффективно организовать рабочее пространство.
Учитесь говорить «Нет»!
Умение отказывать, не обижая человека, является одним из ключевых навыков для успешного менеджера.
Человек просит помощи, но у вас совсем нет времени. Что ответить?
• У меня уже назначена встреча на это время.
• Я мог бы взяться за это дело на следующей неделе.
• Я не думаю, что смогу с этим разобраться за 2 недели. Но я могу посоветовать Вам хорошего специалиста. Или Вы хотите подождать меня?
• Я сейчас занят другим делом. Не могли бы мы вернуться к этому позже?
• Извините, я не смогу взяться за это. Спасибо за оказанное доверие.
• Давайте я перезвоню Вам в 15:00, когда у меня будет достаточно времени, чтобы вдумчиво заняться вашим делом.
Организуйте своё рабочее место!
Шаг 1. Приведите в порядок своё рабочее место.
Порядок в кабинете и на столе сэкономит вам время поиска документов. Вы сможете сразу сфокусироваться на деле, не отвлекаясь на различные письма, записки и документы, валяющиеся повсюду.
Шаг 2. Пользуйтесь настольным календарем или электронным органайзером.
Записывайте и личные, и рабочие встречи в один органайзер. Разделите страницу текущего дня на части, в зависимости от списка дел. Расклеивайте напоминания о рабочих и личных встречах на стикерах, которые легко удалить после выполнения задачи.
Шаг 3. Планируйте порядок выполнения задач.
Сразу же распределяйте всю информацию о звонках и письмах, которые нужно будет сделать, по дням. Успешные тайм-менеджеры советуют завести небольшую картотеку, в которой документы будут лежать по папкам, помеченным разными цветами в зависимости от срочности и важности задания. Например, красная пометка может использоваться для очень важных дел, синяя – для задач, которые могут подождать, а жёлтая обозначать дополнительные встречи с клиентом.
Шаг 4. Не забывайте про существование мусорного ведра.
Не копите все эти бумажки просто потому, что они могут когда-нибудь понадобиться, – избавьтесь от них. А для хранения действительно важных записей используйте папки или картотеку.
Шаг 5. Сортируйте текущие проекты.
Уберите эту стопку бумаг со стола! Так, а теперь давайте разберемся. Допустим, у вас 10 текущих проектов. Возьмите и пронумеруйте их, а затем разложите по порядку в ящике или специальном хранилище для документов. Держите перед глазами список проектов с указанием нумерации. Теперь, когда на столе и в голове порядок, можно приступать к работе.
На следующей неделе мы опубликуем четвёртый совет по тайм-менеджменту: «Как перестать отвлекаться и научиться распределять обязанности?».