ProjectMate заканчивает серию публикаций о тайм-менеджменте для юристов статьей об эффективной работе с потоком почты.
7 простых шагов, которые сделают работу с почтой более эффективной
Если вас «сносит» непрерывным потоком электронных писем, любые попытки увеличить продуктивность работы будут быстро сводиться на нет, пока вы не выстроите хорошую систему управления электропочтой.
О том, как это сделать, и о полезных хитростях, которые сэкономят уйму вашего времени, читайте в сегодняшней статье из серии «Гид по тайм-менеджменту для юридических фирм».
Шаг 1. Проверяйте почту реже
Отключите автоматическую проверку новых писем и обновляйте свой почтовый ящик так часто, как вам комфортно, например, три раза в день или только после завершения задачи, над которой вы работаете.
Шаг 2. Настройте автоматическую сортировку входящих писем по разным папкам
Используйте возможность задавать правила в вашей почтовой программе, чтобы автоматически сортировать входящие письма по разным папкам. В Microsoft Outlook эта фильтрующая опция называется «Управление правилами и оповещениями» (в Outlook 2013 она находится в меню «Файл»).
Входящие письма могут автоматически сортироваться по отправителю, теме, тексту и другим параметрам. Например, если вы подписаны на рассылку, в теме писем которой всегда указано «Изменения в законодательстве», то такие письма могут автоматически перемещаться из «Входящих» в предназначенную для этого отдельную папку. При наличии непрочитанных писем в этой папке ее название будет выделено жирным шрифтом.
Шаг 3. Заведите папки по темам и папки «Требуют ответа»
Когда вы проверяете «Входящие» и видите, что ответ на письмо займет всего две минуты или меньше, то отправляйте его сразу, а затем или удаляйте такие письма, или перемещайте в тематическую папку. Тематические папки по каждому клиенту или по делу заметно облегчают просмотр писем, относящихся к этому клиенту или делу.
Для писем, которые требуют больше времени на обдумывание, отправьте адресату быстрое уведомление о получении и уверение, что вы ответите так быстро, как это только возможно. Затем распределите такие письма по папкам категории «Требуют ответа», например, «Срочные письма», «Важные, но не срочные» и «Неважные». Просто кликните на письмо и перетащите его в нужную папку – и вы лучше организуете свой почтовый ящик.
Шаг 4. Планируйте встречи и выполнение писем-поручений
Если письмо требует вашей работы над какой-то задачей, например, изучить судебное решение или пересмотреть соглашение, то пометьте такое письмо флажком «К исполнению» в Outlook. Такое письмо будет показываться в вашем списке дел.
Если же письмо – это приглашение на встречу или на мероприятие, перетащите его в раздел «Календарь» в Outlook. Тема письма станет темой этой встречи (но вы сможете изменить ее, если потребуется), а текст – описанием.
Шаг 5. Пусть ваши письма предварительно просматривает помощник
Попросите вашего помощника предварительно просматривать входящие письма и сортировать их по папкам. Секретарь также может самостоятельно отвечать на стандартные запросы. А для личной переписки используйте отдельный почтовый ящик, чтобы оставить свою частную жизнь в стороне от работы.
Шаг 6. Используйте шаблоны писем
В программе Outlook чтобы создать шаблон (например, стандартное уведомление о получении письма), подготовьте черновик письма в отдельном окне, оставив поле «Кому» (имя получателя) пустым. Затем выберите в меню «Файл» пункт «Сохранить как…» и укажите название шаблона.
Чтобы использовать этот шаблон, откройте папку «Черновики» и скопируйте и вставьте содержимое сохраненного черновика в ваше новое письмо.
Шаг 7. Создавайте группы контактов
Например, если вы регулярно общаетесь с одной и той же группой юристов по текущему проекту, вы можете создать группу контактов в Outlook (в Outlook 2013 эта функция находится в меню «Главная» раздела «Люди»). Чтобы отправить сообщение всем получателям в созданной группе, вам нужно просто кликнуть на название группы, а не выбирать всех и каждого получателя по отдельности.