Весной этого года при поддержке Legal Insight система управления юридической фирмой ProjectMate провела первую часть исследования «Время – деньги: как юридические фирмы в России и СНГ учитывают рабочее время юристов». Тогда 95% опрошенных указали, что ведут учет рабочего время юристов, а 88% ‒ используют полученные в результате учета данные для аналитики. Осенью стартует вторая часть опроса, цель которого – выяснить, какие именно данные учета рабочего времени юристов используются для оценки финансовой эффективности, каковы оптимальные показатели утилизации и реализации и какие управленческие решения должны быть приняты по результатам анализа. Какие показатели используют западные юридические фирмы и на что ориентируются при анализе?
Читать итоговую статью в PDF Скачать в формате zip
Анализ ключевых финансовых показателей помогает юридическим фирмам выявлять и корректировать проблемы на раннем этапе, развивать понимание своего бизнеса, прогнозировать периоды роста и спада по основным практикам и планировать деятельность фирмы. Американский журнал Law Practice задал вопрос управляющим партнерам юридических фирм: «Если бы вам пришлось выбрать всего одну метрику, что было бы лучшим «барометром» общего финансового здоровья вашей юридической фирмы?». Три самых распространенных ответа были: общая прибыль фирмы (23%), выручка на юриста (21%) и отношение прибыли к выручке (19%). Большинство консультантов, которых мы знаем, полагает, что именно выручка на юриста является лучшим индикатором финансовых результатов деятельности фирмы.
Многие фирмы ведут учет рабочего времени юридического персонала, а также прибыли и издержек, однако достаточно ли этих данных для получения наиболее полной и объективной информации о финансовом состоянии фирмы? Зарубежные исследователи рекомендуют на регулярной основе анализировать более широкий круг показателей:
- Общее количество часов работы юридического персонала, в том числе применительно к разным категориям сотрудников (младшие юристы, юристы, старшие юристы, партнеры).
Этот показатель важен как для планирования бюджета, так и для анализа истории работы фирмы с целью избежать ошибок, допущенных в прошлом, таких как потеря перевыполняющих план партнеров из-за временных изменений в общей прибыльности фирмы.
- Общее количество часов клиентской работы.
- Учтенная и включенная в счета клиентская работа.
- «Срезанные» часы (работа выполнена, но исключена партнером/руководителем практики из счета клиента).
- Фактически выполненная, но еще не учтенная в счетах клиентская работа.
- Реализация (отношение включенной в клиентские счета работы ко всей выполненной). Значение реализации 95% и более считается хорошим, от 95% до 85% – нормой, а менее – признаком наличия проблем.
- Утилизация (отношение клиентской работы ко всему рабочему времени). Значение общей утилизации по работе всех юристов и партнеров от 80% и выше признается нормой, 70-80% – пограничным состоянием, а менее 90% – признаком проблем. Важно учитывать, что анализ этого норматива по разным категориям сотрудников более показателен, чем простой замер утилизации по всей фирме, так как общая утилизация может вырасти из-за увеличения числа сотрудников.
Источник данных для анализа — Lexis Firm Insight — онлайн-решение, которое предоставляет информацию от ставок до сроков оплаты счетов и обновляется ежеквартально.
- Средние часовые ставки юристов, старших юристов, партнеров. Обычно этот параметр отличается от стандартных часовых ставок на 5-11%. Это ключевой показатель, за которым нужно следить и отмечать изменения, вне зависимости от того, произошли ли они из-за скидок потенциальным клиентам, или скидок, которые делает сам юрист, или же вопросов качества работы. Показатель рассчитывается делением стоимости всего отработанного времени по категориям сотрудников на соответствующую сумму учтенных часов.
- Общие суммы выставленных и оплаченных счетов.
- Дебиторская задолженность (выставленные, но еще не оплаченные счета).
- Издержки, не включенные в клиентские счета.
- Отношение фактических расходов к плановым.
- Рыча»/плечо (отношение числа сотрудников к числу партнеров фирмы). Чем выше соотношение юристов к партнерам, тем большую прибыль на партнера может обеспечить фирма.
- Отчет о прибыли и убытках.
Список составлен на основе Allison C. Shields Improving and Managing Cash Flow / Law Practice May/June 2014 С. 12-14.