По мотивам статьи 10 Tips to Improve Law Firm Profitability.
Прибыль фирмы – главный индикатор её настоящего и будущего успеха. У более прибыльной юридической фирмы есть ресурсы, чтобы поддерживать высокое качество услуг, привлекать квалифицированных сотрудников и интересных клиентов, развиваться и осваивать новые направления деятельности.
Есть большое количество способов повысить прибыль фирмы, но все они сводятся к тому, чтобы сделать одно из двух:
В этой статье мы сконцентрируемся на втором пункте и дадим несколько советов о том, как тратить на предоставление услуг немного меньше времени и денег. Поехали!
Если поставить перед собой расплывчатую цель «увеличить прибыль юридической фирмы», то и её результат будет расплывчатым. Такую цель нельзя достичь, так как неясно, за какой срок нужно увеличить прибыль, на какую величину, за счёт чего. За неё просто не хочется браться.
Если вы всерьез намерены повысить прибыльность своей юридической фирмы, поставьте перед собой конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные во времени цели. Да, речь идёт про старый-добрый SMART. О нём знают все, но далеко не каждый применяет его в работе.
SMART делает больше, чем просто дает вам и вашей команде сконцентрироваться на цели и взять на себя обязательства, которые придется выполнить. Он содержит в себе KPI для измерения результатов, а значит позволяет оценивать, насколько вы преуспели, и определять дальнейшие действия.
Отслеживайте, оценивайте и корректируйте все, что измеряется и управляется: ежемесячный доход, количество выставленных счетов, количество проданных часов, накладные расходы, выручку и прочее.
Целенаправленный мониторинг показателей, связанных с прибыльностью юрфирмы, помогает получать цифры для принятия обоснованных решений по дальнейшим шагам. Если вы поставили цель, приложили усилия, чтобы её достичь, но так и не смогли этого сделать, не переживайте. Вы проверили гипотезу, и она оказалась ошибочной. Поставьте новую цель и попробуйте снова.
Вот несколько KPI, которые полезно контролировать любой юрфирме:
Все эти показатели можно считать вручную, но эффективнее использовать специальное ПО. Например, ProjectMate автоматически рассчитывает показатели утилизации и реализации, общую эффективность сотрудника, процент продаваемого времени и многие другие показатели.
У вас есть ограниченное количество времени, энергии и внимания каждый день. Чтобы повысить прибыльность вашей юридической фирмы, вам нужно сосредоточиться на оплачиваемой работе, а остальное передать на аутсорсинг.
Сосредоточиться – не значит стать роботом и целый день только биллить и биллить время. Оставьте те задачи, которые вам действительно нравятся, чтобы работа приносила вам удовольствие. Оставьте то, что можете выполнить исключительно вы. Оставьте также задачи, которые не оплачиваются, но в будущем могут привести к большей прибыли. Остальное делегируйте без сожалений и сомнений.
Кому делегировать? Есть два взаимодополняющих пути. Во-первых, передайте часть работы административным сотрудникам и помощникам, привлеките внешних консультантов и юристов с узкой специализацией, чтобы эффективнее решать клиентские вопросы. Когда все сотрудники вашей фирмы сосредоточены на тех обязанностях, которые приносят наибольшую ценность фирме, ваши доходы увеличиваются, накладные расходы снижаются, а вы получаете больше прибыли.
Во-вторых, подберите систему автоматизации, которая позволит более эффективно выполнять вашу работу. Как именно – читайте в следующем совете.
Результаты исследования работы американских юрфирм (Clio Legal Trends Report 2020), показывают, что в среднем юристы посвящают оплачиваемой работе всего 2,5 часа в день, при этом в счёт попадает только 81% из забилленных часов. Остальное время уходит на административные задачи (прием клиентов, управление практикой, отслеживание времени и расходов, выставление счетов), маркетинг, обучение и прочие внутренние проекты. Если автоматизировать эти задачи, у вас высвободится больше времени для клиентской работы и, следовательно, вы будете продавать больше часов.
Не отслеживаемые и не оплачиваемые часы работы также напрямую влияют на прибыльность юридической фирмы. Как мы уже говорили ранее, из 8-ми рабочих часов юриста в среднем всего 2 из них попадут в счёт.
Специализированный софт поможет более качественно вести учет при минимальных затратах времени. Существуют системы для автоматического мониторинга рабочего времени (например, Crocotime). Они помогают учесть все с точностью до секунды, но только тогда, когда вы работаете за компьютером. Время совещаний, судов, встреч с клиентами останется неучтенным.
Другой вариант – записывать потраченное время вручную, через систему таймтрекинга. Это нужно делать по факту, не откладывая на конец недели/месяца: так вы учтёте время максимально точно и сможете сократить количество неотслеживаемых и неоплаченных часов. Лучше всего использовать систему с таймерами, у которой есть и мобильная, и десктопная версия, а учтённое время потом по одному нажатию кнопки попадает в отчет для клиента и в аналитику для партнёра.
В ProjectMate, например, реализована модель непрерывного биллинга, когда учтённое время – это база, на которой строится и текущая работа, и аналитика, и планирование. Вы можете готовить отчёты для клиента и судьи, выставлять счета, контролировать исполнение бюджета, оценивать эффективность сотрудников и прибыльность проектов всего лишь учитывая время.
Даже если у вас нет проектов на почасовке, вести тотальный учет времени будет полезно. Так вы получите цифры, которые помогут точно определить себестоимость часа работы каждого сотрудника и оценить прибыльность работы над проектами. Вы будете точно знать сколько стоит работа над типовыми проектами и предлагать выгодную стоимость в переговорах с потенциальными клиентами.
Эти цифры будут также полезны при общении с текущими клиентами. Вы сможете аргументированно обсудить повышение стоимости работ по текущим проектам или договориться об изменении размера абонентки по договорам юридического сопровождения.
Подробнее вы можете посмотреть в нашем вебинаре про оценку эффективности проектов.
Все хотят, чтобы входящих денег было как можно больше, а исходящих – как можно меньше. Подумайте, как вы сможете увеличить величину денежного потока. Поставьте SMART. Не внедряйте сразу все идеи, идите поэтапно, чтобы работа была более управляемой.
Уменьшить количество оплат поможет анализ и снижение издержек. Проанализируйте расходы вашей фирмы, поймите, на что уходят деньги компании, подумайте, можете ли вы отказаться от чего-то или снизить расходы (отдать на аутсорсинг, сменить поставщика, уменьшить объем товаров/услуг и прочее).
Увеличить входящий денежный поток можно более разнообразно. Помимо первого, что приходят в голову – привлечь больше клиентов – увеличить входящий денежный помогут контроль и новые способы ценообразования или оплат. Отслеживайте количество уже отработанных, но ещё не выставленных часов, контролируйте дебиторскую задолженность и определите наиболее удобные способы оплаты для клиента (расчётный счет, банковская карта, платежная система…)
Джек Ньютон в книге The Client-Centered Law Firm подчеркивает, что предоставление клиентам позитивного опыта при общении с юридической фирмой имеет решающее значение для её успеха и, следовательно, напрямую влияет на её прибыльность. Клиент ждет определенного уровня компетенций от ваших юристов и определенной модели поведения при общении с вами.
Как понять, насколько ваша работа соответствует ожиданиям клиентов? Первый шаг – просто попросить ваших клиентов дать обратную связь. Как только вы выработаете систему и начнете получать регулярную обратную связь, то сможете проанализировать результаты и адаптировать процессы так, чтобы они соответствовали ожиданиям клиентов.
Например, исследования за 2020 год показывают, что 37% потребителей предпочитают первый раз встречаться со своим юристом онлайн. Принимая это во внимание и предлагая консультации в режиме видеоконференции, вы можете обеспечить клиентам лучший опыт, который, в последствии, может привести к увеличению прибыли.
Увеличение прибыли юридической фирмы – это то, чего хотят и к чему стремятся все партнёры. Подходите к вопросу прибыльности системно, ставьте SMART-цели, устанавливайте KPI, выдвигайте и тестируйте гипотезы. Не забывайте делегировать и использовать технологии, чтобы снизить число неоплачиваемых часов. Давайте клиенту то, что он хочет и так, как он ждёт.