По мотивам статьи Your Complete Guide to Effective Small Law Firm Management.
В чем отличие маленьких юрфирм от крупных? Простой ответ – количество сотрудников. И это действительно так, вот только «количество сотрудников» – это не только количественная характеристика компании, но и основа внутренних процессов. В то время как в крупных компаниях есть надежный бэк-офис, который берет на себя всю неюридическую работу, в малом бизнесе административные задачи чаще всего ложатся на плечи адвокатов и помощников. Они становятся «и жнец, и жрец, и на дуде игрец». Эти задачи отнимают время, которое можно было бы потратить на проектную работу, что снижает эффективность фирмы в целом.
В этой статье мы расскажем о том, как эффективно управлять небольшой юридической фирмой, сосредоточив внимание на её ключевых аспектах: персонале, финансах, технологиях и бренде.
Как выглядит типовой кейс образования новой юридической фирмы? Хороший юрист, поработав на крупную компанию, получив достаточно опыта, репутации и связей, решает, что настало время открыть свой бизнес. Он профессионал в своем деле, выстроил личный бренд, имеет «своих» клиентов, поэтому не переживает за успешность своего будущего бизнеса. Но как только он открывает свою фирму, оказывается, что помимо юридической работы и маркетинга есть множество административных, процессных, технических вопросов, которые вводят его в ступор.
Сдача налоговой отчетности, взаимодействие с банком, управленческий и бухгалтерский учёт… В его бывшей компании это могли выполнять целые отделы, в то время как он был сосредоточен только на юридической работе.
Как быть? Ответ один – формализовать процессы всего, что вы делаете более одного раза. Выставление счетов, контроль платежей, управление документами, обслуживание клиентов, маркетинговые коммуникации… Подумайте, как эти лучше всего работать с этими процессами и зафиксируйте инструкции в базе знаний или в регламенте. Когда процесс определен и легко отслеживается, вы сможете без проблем выполнить его повторно или делегировать сотруднику.
Как пишет Майк Микаловиц в своей книге Fix this Next, Make the Vital Change That Will Level Up Your Business: «Когда вы наводите порядок в своем бизнесе, вы дарите автономию и ему, и себе. Компания приобретает равновесие, силу и текучесть, она больше не зависит от людей (в том числе и от вас). Вы больше не тяните всё на себе, а значит, что ваша компания может продолжать работать без вас – в течение нескольких дней, или недель, или лет, или всей жизни».
После того, как вы выделили процессы в своем бизнесе, приоритизируйте их. Понимание того, что важно для вашей юридической фирмы, помогает сконцентрироваться на ключевых задачах и повысить эффективность работы.
Так как юридический бизнес – это бизнес высокопрофессиональных услуг, ваше внимание всегда должно быть сосредоточено на клиентах. Всегда ставьте клиентские вопросы во главу угла, оставляя прочие задачи на потом. В конце концов их всегда можно отложить, делегировать, автоматизировать или даже вовсе не делать.
После того, как вы задокументировали свои процессы и определились с тем, что важно, проанализируйте их и найдите повторяющиеся действия. Это то, что нужно автоматизировать. Независимо от области вашей практики, технологии позволят вам тратить меньше времени на рутинные и повторяющиеся задачи. Чем чаще вам нужно вводить одну и ту же информацию, тем больше вероятность совершить ошибку. Благодаря автоматизации, небольшие юридические фирмы становятся более эффективными и, следовательно, прибыльными.
Рассмотрите потенциальные возможности интеграции между программами, чтобы расширить функциональность и тратить меньше времени на работу руками. Комплексное решение, возможности которого расширены за счет интеграции, позволит автоматизировать ключевые процессы в работе компании.
Большинство российских и зарубежных программ для юристов помогают автоматизировать судебную работу, биллинг, подготовку отчетов для клиентов, выставление счетов и контроль оплат, CRM, управление проектами, аналитику. В ProjectMate, помимо прочего, также есть интеграция с 1С. Вы можете обмениваться информацией по финансовым документам, загружать расходы, контролировать платежи. Это экономит время и помогает избежать ошибок, которые могут возникать при ручном вводе данных.
Большое преимущество технологий заключается в том, что они помогают создавать масштабируемые системы. По мере роста фирмы и клиентской базы сложность управления фирмой увеличивается и процессы меняются, а внедренная система автоматизации подстраивается под этот рост и помогает сохранить дела в порядке.
Несмотря на развитие технологий, люди остаются ключевым ресурсом в юридическом бизнесе. Поэтому, даже если вы только начинаете свой путь, не экономьте на сотрудниках. Как уже было сказано, в небольших юридических фирмах один сотрудник обычно выступает в роли офис-менеджера, финансового менеджера, помощника юриста и секретаря. Это понятно, учитывая небольшую численность персонала.
Однако часто такое совмещение сказывается на качестве работы или её эффективности. Человеку сложно одновременно выполнять множество абсолютно разных задач, у него начинаются проблемы с определением приоритетов, могут возникать перекосы, когда из-за загрузки в одной области, другие задачи страдают. Поэтому стоит разграничивать обязанности сотрудников и оставлять секретарю свою работу, а финансовому менеджеру – свою.
В начале пути, когда объем работы небольшой, разумнее найти специалистов на аутсорсе: стоимость их услуг обычно зависит от объемов работ, поэтому вы не разоритесь, но при этом они – профессионалы своего дела и выполнят работу быстро и качественно. Чаще всего на аутсорсинг отдают бухгалтерию, маркетинг, бизнес-девелопмент и другие процессы, которые не требуют общения с клиентами и работы с юристами.
Итак, вы описали процессы, выбрали ПО и наняли хороших сотрудников. Кажется, что сейчас всё заработает, но, к сожалению, это не так. Людей, какими бы профессионалами они ни были, надо обучать работать в соответствии с принятыми в компании процессами и с помощью выбранного ПО. Способ «по ходу разберешься» работает только в исключительных случаях (или, скорее, для особого типа людей).
Думайте об обучении как об активе, а не как о расходе. Во-первых, вы вкладываетесь в продуктивность сотрудника, во-вторых, предотвращаете дорогостоящие ошибки. По опыту, чаще всего при работе с ПО проблемы возникают, когда сотрудники не до конца понимают, как оно работает и используют его неправильно. Тогда приходится нанимать консультанта, чтобы он не научил, а переобучил. А это гораздо дольше, сложнее и дороже.
К счастью, мы живем в то время, когда каждый может выбрать подходящий для него формат и стиль обучения. Будь то очный курс, вебинар, профильная конференция, электронная книга, да даже обучающий канал на TikTok. Главное в этом вопросе – результат.
Дайте вашим сотрудникам обучаться, чтобы они могли эффективно использовать имеющиеся у вас технологии и процессы. Убедитесь, что сотрудники обмениваются опытом друг с другом, и, в идеале, делают это по собственной инициативе.
Самое главное, включайтесь в процесс обучения или, по крайней мере, не прерывайте его. Предоставьте вашей команде пространство, выделите время для обучения. Это критически важно, так как дает человеку сосредоточиться на задаче. Если сотрудник прерывается, чтобы заняться другой работой, его сосредоточенность нарушается, он обучается менее эффективно, и в его голове формируется понимание, что его обучение для вас, как руководителя, имеет меньший приоритет, чем текущие задачи.
Как сказал Ричард Брэнсон: «Обучайте людей достаточно хорошо, чтобы они могли уйти, относитесь к ним достаточно хорошо, чтобы они этого не хотели».
Уделяйте время и собственному развитию. Это поможет вам чувствовать себя более уверенно в роли лидера. Вступайте в профессиональные сообщества, общайтесь с коллегами, участвуйте в конференциях и вебинарах, проходите курсы, читайте книги. Определитесь, какой вариант вам подходит, и никогда не останавливайте своё обучение.
Уделяйте время нетворкингу. Для небольшого бизнеса это даже важнее, чем для крупных игроков. Вы можете рекомендовать друг друга своим клиентам, когда им нужны эксперты из других областей и просто обмениваться инсайтами о ведении бизнеса, общении с клиентами, обучении.
Нетворкинг – хороший инструмент для продвижения, но это далеко не всё. Основополагающим является сильный бренд фирмы и личные бренды юристов. Что вы можете сделать, чтобы отличить свою фирму от других юридических фирм, предоставляющих аналогичные юридические услуги?
По словам Кэти Гоштаби, адвоката и консультанта по бренду, построение личного бренда – это процесс:
Как пишет Дональд Миллер в своей книге «Создание сторибренда»: «Цель нашего брендинга должна заключаться в том, чтобы каждый потенциальный клиент точно знал, куда мы хотим его привести».
Больше информации по личному и корпоративному брендингу можно получить здесь: 1, 2, 3.
Лучше не стоит выбирать в качестве конкурентного преимущества низкую цену. Потребители хотят доступности, но «доступный» — это больше, чем просто цена. Речь идет о ценности, которую, по мнению ваших клиентов, они получили за ту цену, которую заплатили. Сколько раз вы с радостью доплачивали за что-то, зная, что получаете отличное обслуживание? В то же время, как часто вы платили меньше и не были довольны результатами?
Снижение цен или предоставление скидок – это краткосрочное решение. Кроме того, небольшим фирмам сложно конкурировать с более крупными юридическими фирмами, имеющими больше ресурсов и прибыли для работы. Политика низких цен также может заставить ваших клиентов всегда ожидать или просить скидку. Эта стратегия может легко обернуться против вас и обесценить вашу работу в глазах ваших клиентов.
Как говорит Сет Годин, известный автор, эксперт по ценообразованию и маркетингу: «Причина, по которой кажется, что цена – это все, что волнует ваших клиентов, заключается в том, что вы не дали им ничего другого, о чем можно было бы заботиться».
Если не низкая цена, то что? Попробуйте предложить клиентам новые способы оплаты. График платежей, различные варианты фиксированной оплаты, абонентское обслуживание и продажа отдельных услуг вне комплекса, приносят пользу не только вам, но и вашим клиентам:
Вне зависимости от того, работаете вы по фиксу или по почасовке, обеспечьте клиенту возможность оплачивать вашу работу частями по графику платежей. Такой подход обеспечивает гибкость: последние американские исследования показывают, что 72% потребителей предпочли бы оплачивать услуги судебного представительства по графику платежей. Например, клиент, который не может позволить себе заплатить гонорар в размере 1 000 000 рублей, вряд ли заключит контракт с вашей фирмой. Но он, скорее всего, согласится оплачивать 200 000 рублей в месяц в течение 5 месяцев или даже 100 000 рублей в месяц в течение 10 месяцев. Это беспроигрышный вариант как для вашей фирмы, так и для клиента.
Предлагайте клиентам юридическое сопровождение по абонентке. Главное преимущество подписки – четкое понимание клиентом за что и когда он будет платить. Для клиента это выгодно, так как он может связаться с вами, не «наблюдая за часами» и решить возникшие проблемы до того, как они приобретут катастрофические масштабы. Для фирмы абонентские проекты – это не только практически гарантированный регулярный доход, но и возможность добиться более доверительных отношений с клиентом. Клиент начинает рассматривает вас как часть команды, предоставляющей решения, а не просто ещё одну статью расхода.
Обсуждайте стоимость проекта заранее. Помимо стандартной модели оплаты по фиксу, когда согласовывается общая стоимость проекта, вы можете предложить клиенту обсудить стоимость отдельных услуг, которые вы предполагаете оказать, и составить прайс-лист. Так вы не только уберете страх перед неизвестностью, но и объясните клиенту на что именно уходят его деньги.
Такой подход также обеспечивает доступность и гибкость. Клиент получает частичный контроль над проектом, так как сам может выбирать, за какие услуги он хочет платить, а что может поручить штатными юристам или сделать сам. Урезая количество услуг, он может сократить потенциальные расходы и вписать их в свой бюджет. Выстраивается позиция win-win, где клиент получает необходимую юридическую помощь, а ваша фирма – клиента, который в ином случае вряд ли пришел бы к ней.
Не важно, какого размера ваша фирма. Будь вы вторым E&Y или простым адвокатом с помощником, для эффективного управления бизнесом вам важно знать основные финансовые показатели вашей фирмы:
Невыставленные часы (Work in Progress, WIP). Уже учтённые, но ещё не включенные в счет для клиента часы. Помогает, во-первых, определить общую сумму, которую можно выставить клиентам на текущий момент, во-вторых, оценить период, за который набрались эти часы. Рекомендуется включать в счет время не позже, чем через два месяца с момента начала работ, так как потом время «стареет» и его сложнее выставлять клиентам.
Показатель реализации. Расчетный показатель. Отражает долю выставленных часов по отношению к учтенным в коммерческих проектах. Помогает оценить эффективность работы по проекту и в целом по компании.
Дебиторская задолженность. Выставленные, но пока не оплаченные, часы. Опять же, важную роль здесь играет старение дебиторской задолженности. Как только срок с момента выставления счета превышает 90 дней, шансы на получение полной суммы резко падают, поэтому напоминайте клиенту об оплате заранее.
Прибыльность проектов. Показывает, сколько денег получила фирма с проекта за вычетом всех расходов, как денежных, так и временных. Помогает получить общую картину по динамике работы компании.
Анализируйте эти показатели на периодической основе (по крайней мере ежемесячно). Так вы сможете выявить возможные проблемы на ранних стадиях и принять меры до того, как проблема станет критической.
Специализированный софт поможет вам сократить время на подготовку аналитики и сможет просигнализировать, если какие-то показатели отклоняются от нормы. Например, с ProjectMate вы можете в любой момент посмотреть эти метрики, как на текущий момент, так и в динамике.
Управлять юридической фирмой сложно, но стоит того. Для того, чтобы фирма была эффективной необходимо наладить процессы и нанять квалифицированных сотрудников, определить ключевые преимущества ваших услуг и начать выстраивать сильный бренд. Помните, что клиенту важнее качество услуг и хорошие отношения с консультантом, чем низкая цена на ваши услуги. Используйте советы из этой статьи и управляйте своей фирмой эффективнее.