Часто, когда юридическая фирма начинает внедрять учёт времени, руководство сталкивается с сопротивлением со стороны сотрудников. Основные причины, по которым такие возражения возникают:
Возражения понятны и логичны, но и с ними можно работать.
В первую очередь объясните сотрудникам, зачем в фирме внедряется учет времени. Хотите посчитать себестоимость проектов с фиксом, планируете упростить подготовку документов для возмещения судебных расходов или нацелились на анализ прибыльности практик – так и скажите. Объясните сотрудникам, как учет их работ поможет это сделать, и какую пользу он принесет компании. Внедрение сразу пойдет легче.
Для удобства мы подготовили перечень основных задач, которые решаются с помощью учета времени:
Для управления стоимостью услуг
В управлении проектом
Для отчетности
В управлении фирмой
Объявить, что с этого дня в компании ведется учет времени – это только первый шаг. Помогите юристам разобраться, как все будет работать на деле. Это избавит их от неопределенности и минимизирует риск саботажа нового процесса из-за неясных правил.
Постарайтесь сформулировать четкие инструкции к действию, составьте методичку и дополните её инфографикой или другими визуальными материалами. Итоговый документ должен понятно объяснять юристам, как нужно вести учёт, чтобы они могли найти ответы на все вопросы, которые возникают на начальном этапе.
Что всегда интересует юристов и что обязательно должно быть в документе:
1. Сроки учета работ – должны ли работы вноситься сразу, до конца дня, до конца недели
Конечно, лучший вариант – это планировать своё расписание и корректировать время, потраченное на задачу, сразу после ее выполнения. Но, будем честны, такой уровень тайм-трекинга встречается не часто и требует инициативы от самого сотрудника. Поэтому оптимальным вариантом будет внесение времени до конца текущего или середины следующего дня. Так юрист будет чувствовать себя достаточно свободно, так как сможет сам планировать, когда вносить записи, а работы будут учтены с достаточной достоверностью, так как между их выполнением и моментом учета пройдет мало времени.
Если вы работаете в специализированном ПО, вы можете установить запрет на внесение записей в прошлом на системном уровне. Вот так это выглядит в системе ProjectMate.
2. Правила описания работ – как должны выглядеть записи, чтобы их не пришлось редактировать при формировании отчета для клиента
Сформируйте шаблоны описаний, которые будут достаточно подробными и понятными не только юристам, но и клиентам. Составьте список неудачных формулировок и предложите для них альтернативные варианты. Так юристам будет проще учитывать работы, ответственному – проверять, правильно ли внесены записи, а финансовому менеджеру или руководителю проектов – формировать итоговый отчет для клиента или судьи.
3. Краткое описание работ / вид деятельности – на какие работы уходит больше всего времени
Группировка работ по видам деятельности сильно помогает в анализе работы сотрудников. Например, группы видов деятельности полезны, когда нужно понять, на какие работы уходит большая доля времени по проекту и можно ли их как-то делегировать/оптимизировать. Подготовьте перечень видов деятельности для каждого типа проекта и соотнесите их с шаблонами описания работ – так учет времени станет легче для юриста.
Специализированные системы учета предоставляют возможность привязать описание к виду деятельности. Таким образом при выборе вида деятельности описание будет формироваться автоматически, по заданному шаблону. Такая автоматизация поможет сделать учет проще и привести записи к единому стандарту.
4. Проверка записей – кем и когда проверяется и утверждается учтенное время
Проверять и утверждать учтенное время – это необязательная, но полезная практика. В первое время этот процесс поможет юристам втянуться и сделать учет времени своей рабочей привычкой. Далее он будет полезен для того, чтобы проверять учтенные работы на ошибки или описки (неверно указан проект, неправильно выбран тип работ, есть опечатка в теме и т.д.). Это поможет готовить отчеты для клиента намного быстрее.
5. Примеры – как выглядит «хорошая» запись
Всегда легче учиться на примерах. Подготовьте несколько скриншотов правильно учтенных работ и отметьте места, на которые нужно обращать внимание. Визуальные материалы сэкономят время юриста, так как ему не придется искать в тексте инструкции нужный параграф, если он что-то забыл.
Главное – при написании инструкции помните, что делаете её для того, чтобы помочь своим юристам. Сделайте её понятной и наглядной, разместите там, где её будет легко найти, и обновляйте по мере необходимости.
Как следует из названия, тотальный учет времени означает, что каждый, кто получает зарплату в вашей компании – от помощника юриста до самого старшего партнера – записывает каждый отработанный час. В том числе и руководитель. Покажите на своем примере, что учёт работ – это важная задача, в которую включается вся фирма, а не только рядовые сотрудники.
Облегчить учет времени поможет система автоматизации биллинга. В ней удобно вести учет, можно сохранить шаблоны описаний, связывать учтенные работы с клиентом, контактом, проектом и даже документом, получать напоминания о незаполненном таймшите/календаре.
О том, как работает учет времени в ProjectMate, смотрите в нашем видео