Основной актив юридического бизнеса – это время сотрудников: компании «закупают» время юристов и перепродают его клиенту, оставляя себе в качестве прибыли наценку на услуги. В такой ситуации неудивительно, что вся аналитика по работе юрбизнеса построена на анализе времени специалистов: его количестве, стоимости и производных метриках.
Но сразу встает вопрос: как учитывать, собирать и анализировать время так, чтобы полученные данные были достоверными. Постарались развернуто ответить на него в этой статье.
Сперва разберемся, какие есть варианты учета времени и какую пользу приносит каждый из них. Юристы придерживаются разных подходов: одни учитывают время только по проектам с почасовкой, другие – только по коммерческим проектам (почасовка, фикс, абонентка), третьи – ведут учет по всем проектам, включая внутренние (обучение, маркетинг).
Учет времени только по проектам с почасовкой позволяет готовить отчеты для клиентов, выставлять счета и в дальнейшем рассчитывать вознаграждения сотрудников. Это самый простой подход, который позволяет решить оперативные задачи взаиморасчетов с клиентами.
Учет всего коммерческого времени – наиболее распространенная модель учета времени. Помимо подготовки клиентской отчетности, полученные данные можно использовать для анализа работы сотрудников, оценки эффективности проектов, прибыльности клиентов и практик, оценки упущенной выгоды и анализа других аспектов работы компании.
Учет времени по всем проектам встречается довольно редко. Он дает те же возможности, что и предыдущие два варианта, а также позволяет анализировать структуру работы сотрудников, оценивать работу сотрудников бэк-офиса, управлять непроизводственными издержками, рассчитывать вознаграждение с учётом вклада в маркетинг и развитие бизнеса.
Мы всегда рекомендуем клиентам учитывать время как минимум по всем коммерческим проектами. Это позволяет получать преимущество за счет анализа ключевых метрик юридической фирмы: утилизации и реализации, доходности проектов, прибыльности клиентов, проектов и практик. Посмотрим на эти метрики подробнее.
Утилизация (utilization) — это часы, которые компания забиллила по коммерческим проектам. Реализация (realization) – это часы, которые фактически включаются в счет клиента. Считается, что показатель реализации один из главных для характеристики финансовой силы юридической фирмы. Именно реализация отражает реальную картину по проданным часам и показывает, какой процент времени проходит от планирования к фактическому выставлению клиенту. По показателю реализации можно понять, какую долю работы занимают часы, которые компания не может выставить клиенту в полном объеме или не может выставить вообще, и проанализировать, насколько верно была оценена сложность проекта и распределены роли в проектной команде.
Утилизация и реализация обычно рассматриваются в комплексе. Отношение реализации к утилизации показывает точность планирования, позволяет сравнить эффективность работы над проектами и оценить эффективность сотрудников.
Показатели утилизации, реализации и эффективности могут рассчитываться для отдельного проекта или для всех проектов, детально по сотрудникам или в целом по компании.
При всем разнообразии вариантов ценообразования в юридическом бизнесе, по факту главенствуют два подхода: почасовая и фиксированная оплата услуг. Почасовка – традиционная и более безопасная для фирмы модель, а фикс часто приветствуется клиентами, потому что многие хотят заранее знать, во сколько им обойдутся услуги юристов. Анализ учтенного времени и бюджета позволяет понять, какой тип ценообразования был бы более выгоден в том или ином проекте, а также в будущем называть более точную цену для проектов с фиксом.
Оценить это просто. Достаточно рассчитать стоимость работ, исходя из затраченных часов и часовых ставок юристов, и сравнить с бюджетом проекта. Если бюджет больше, чем рассчитанная стоимость работ – был выбран верный тип ценообразования, если меньше – почасовка была бы выгоднее. Конечно, судить однозначно нельзя. Возможно, клиент не согласился бы оплачивать услуги по модели почасовки, либо не удалось бы продать все работы, однако по полученным цифрам можно принимать решения о бюджетах будущих проектов.
Особенность такого подхода заключается в том, что стоимость выставленного времени рассчитывается по внешним ставкам, то есть по тем, которые компания озвучивает клиентам. В них уже заложена прибыль, которую планируется получить, и анализ показывает именно недополученную выручку. Чтобы оценить именно прибыльность проекта, необходимо проанализировать проект, исходя из внутренних ставок.
Прибыльность проектов показывает отношение между доходами и расходами проекта. Доходная часть формируется на основании выставленных клиентам работ (=проданного времени), расходная – на основании реальной стоимости всего времени, отнесенного на проект, и суммы затрат по нему.
Для юридической компании её можно рассчитать только, зная себестоимость часа работы сотрудника – внутреннюю ставку.
Внутренняя ставка сотрудника показывает, сколько для компании стоит час работы сотрудника. Её отличие от внешней в том, что в нее еще не заложен процент ожидаемой прибыли. При расчете внутренней ставки учитывается зарплата, бонусы и премии, доля административных расходов и прочее, а также учитывается показатель эффективности сотрудников (реализация/утилизация). подробнее вы можете посмотреть в нашем шаблоне по ссылке
С помощью анализа прибыльности можно выявить клиентов, работа с которыми не выгодна, и определить наименее выгодные типы проектов. Также отчет по прибыльности дает партнеру цифры, на которые он может опереться при обсуждении с заказчиком условий сотрудничества по невыгодным проектам.
Большинство этих метрик и показателей можно рассчитать в Excel, правда, если делать это на постоянной основе, на это будет уходить достаточно много времени. Для оперативного расчета этих показателей существует специализированный софт, который за несколько минут считает все ключевые метрики для анализа работы юридического бизнеса. Как сделать это в ProjectMate вы можете узнать на нашем канале YouTube или на персональной консультации с нашим специалистом.
Учет времени в юридической фирме был, есть и, скорее всего, будет ещё очень долгое время. Ваша задача – определиться с тем, что вы хотите получать от учтенных данных и внедрить учет так, чтобы он приносил нужные для этого данные.