Основа успешного внедрения системы автоматизации – это взвешенный выбор решения, которое будет внедряться в компании. Если система вам не подходит, успешно завершить внедрение будет очень сложно: процессы будут тормозить, сотрудники – бойкотировать её использование, а результаты окажутся далеки от ожидаемых.
В связи с этим мы подготовили несколько советов о том, как действовать, чтобы выбрать ту систему автоматизации бизнеса, которая вам подходит.
В первую очередь определитесь с задачей, которую должна решить программа. Опросите всех заинтересованных лиц, чтобы узнать, что они ждут от системы автоматизации. Составьте перечень требований, которым должно соответствовать решение, и задач, которые оно должно решать, и проранжируйте их в порядке убывания важности, разделив на два блока: обязательные и желательные.
Эту работу удобно делать в таблице Excel. Там вы сможете составить матрицу, в которой будет легко отмечать результаты исследования и тестирования и сравнивать кандидатов.
При составлении перечня не забудьте, помимо возможностей, принять во внимание технические особенности программы. Вот основные:
Уникальная, написанная именно для вашей компании и соответствующая именно вашим потребностям программа, – это мечта. Однако на текущий момент практически все юридические фирмы пользуются коробочными (уже готовыми) решениями. Почему так? Первая причина – это очень высокая цена разработки. Вторая – длительное время разработки. Третья – высокая стоимость поддержки. Четвертая – огромные трудозатраты со стороны самой юридической фирмы на написание и согласование ТЗ и тестирование решения. На данный момент собственными разработками пользуются преимущественно крупные, международные сети, которые начали работу над системами ещё десятилетия назад.
Коробочное решение вряд ли сможет закрыть все потребности компании, так как каждая фирма уникальна и невозможно сделать систему, подходящую для всех. Однако, большинство коробочных систем достаточно гибкие и, в определенной мере, могут подстраиваться под запрос конкретного клиента. Немаловажно и то, что она будет стоить вам намного дешевле, и её можно будет внедрять сразу.
Другой неочевидный плюс коробочного решения – возможность оптимизировать свои внутренние процессы. Если программа существует на рынке уже долгие годы, велика вероятность, что она создана с учетом многолетнего опыта пользователей и соответствует лучшим практикам работы юридической фирмы. Внедрение такой системы поможет пересмотреть процессы фирмы и, возможно, улучшить некоторые из них.
Если вы выбрали коробочное решение, узнайте у разработчика, делает ли он индивидуальные доработки и на каких условиях. Большинство компаний предоставляют такую возможность – их стоимость зависит от сложности и сроков реализации, технических особенностей решения, которое нужно дорабатывать, и прочих факторов.
Подавляющее большинство программ сегодня предоставляются по модели подписки – вы «арендуете» необходимое количество лицензий на определенный период. Это удобно и пользователю, и разработчику. Вам, как пользователю, будет проще решиться на покупку системы из-за доступной стоимости, кроме того, вы сможете гибко менять количество лицензий при необходимости. Вендору же такой подход помогает лучше прогнозировать денежный поток в следующий период и, в результате, более точно планировать развитие продукта.
Бессрочные лицензии были популярны в начале 2000-х, но в последнее время их использование практически сошло на нет. Бессрочные лицензии, как это понятно из названия, дают бессрочное право на использование лицензий ПО, однако обновления и переход на новые версии будут стоить дополнительных денег. По факту, бессрочные лицензии – это покупка в собственное использование текущего кода программы, которую потом придется развивать и поддерживать самостоятельно. Это, как мы уже отметили ранее, дорого и требует много сил.
Облачные (хостинговые) решения с каждым годом набирают популярность, так как обеспечивают возможность подключаться к системе из любого места, где есть доступ к интернету. Поддержка и обновление таких систем также не требует от пользователя никаких усилий. Хостинговые провайдеры, у которых разработчики закупают место для размещения клиентских баз, очень серьезно относятся к безопасности своих серверов, поэтому можно не беспокоиться о сохранности данных ваших клиентов.
Локальные решения обычно выбирают фирмы с собственной мощной ИТ-инфраструктурой и командой, которая сможет заниматься установкой программы и её компонентов, технической настройкой системы, установкой обновлений и прочими вопросами. Этот вариант подходит для тех, кто хочет сам контролировать все аспекты безопасности данных, вносимых в систему.
После составления перечня требований, можно переходить к подбору решений. Ключевая задача этапа – собрать как можно больше потенциальных кандидатов и не пропустить ни одного возможного варианта.
Где можно поискать программы:
Проведите первичный отсев неподходящих решений. Для этого проанализируйте сайты и презентации, находящиеся в свободном доступе, посмотрите обзоры программ, если имеются, посмотрите, кто указан в качестве клиентов и, если знаете кого-нибудь из них, попросите отзыв.
Не стесняйтесь пользоваться помощью сотрудников компании-разработчика. Так вы сэкономите время на поиск ответов на свои вопросы и сможете оценить работу менеджеров и консультантов вендора, его уровень сервиса.
Заполните таблицу с требованиями и исключите из списка кандидатов решения, которые не соответствуют обязательным критериям. Остальные есть смысл изучить более внимательно.
Запросите тестовый доступ, если предоставляется, и демонстрацию от менеджера вендора. Подготовьте вопросы, которые вас интересуют. Обязательно уточните, решает ли система ваши задачи и соответствует ли обязательным требованиям – информация на сайте и в презентации может быть неполной или устаревшей.
Менеджеры заинтересованы в том, чтобы вы выбрали их продукт, поэтому они с радостью ответят на все ваши вопросы. Некоторые юрфирмы просто отправляют таблицу с критериями и требованиями к системе для заполнения компанией-разработчиком. Это не лучший способ получить информацию, так как человеку, не погруженному в специфику вашей работы, может быть неочевидно, что подразумевает тот или иной пункт списка.
Оптимальный вариант – обсудить интересующие вас вопросы на встрече с вашим менеджером со стороны вендора. Вы можете заранее отправить ему список развёрнутых вопросов, чтобы он мог подготовиться и дать вам максимально полные и достоверные ответы. Так вы сэкономите своё время и получите именно ту информацию, которая вас интересует.
Обычно после первых этапов отбора у юрфирмы остается несколько вариантов программ, которые, в целом, соответствуют их требованиям – это ваш шорт-лист. Постарайтесь оставить в нём не более двух-трех решений, так как дальнейшее тестирование – пилотное внедрение – потребует от вас достаточно больших временных затрат.
Пилотное внедрение – это тестовый запуск использования системы автоматизации на небольшой группе будущих пользователей. Постарайтесь выбрать в неё тех сотрудников, которые наиболее заинтересованы во внедрении системы автоматизации. Если вы выбираете систему, которой будут пользоваться не только юристы, но и другие типы сотрудников – например, финансисты, секретари, партнеры – обязательно включите представителей каждой из них в пилотную группу, чтобы исключить неожиданные сложности и недовольство в будущем.
Обычно пилотное внедрение длится один-два месяца, в зависимости от задач, которые поставили перед программой. Например, если вам нужна программа для биллинга, её необходимо протестировать во время планового биллинга, что удлиняет срок тестирования. Если же вам нужна программа для судебной работы, то срок тестирования может быть меньше, так как эта задача не привязана к конкретному периоду времени.
Выберите наиболее подходящую вам систему автоматизации. Помните, что идеальной системы не существует, но есть та, что подходит вам больше других. Существует шанс, что возможности, которых вам не хватает, окажутся не такими уж нужными. Если же время покажет, что это не так, вы сможете заказать их в дальнейшем в качестве индивидуальных доработок.
Если вам необходимо автоматизировать всего несколько процессов, этот этап необязателен.
Для сложных же систем автоматизации, которые затрагивают большую часть процессов, мы рекомендуем поэтапное внедрение. Этот метод предполагает, что сперва внедряются основные возможности системы, а затем постепенно включаются дополнительные модули в зависимости от потребностей пользователей. Такой подход позволяет сделать внедрение новой системы более мягким и сэкономить бюджет.
Определите начальные, промежуточные и конечные точки внедрения. Подумайте, как будете оценивать результаты каждого этапа. Назначьте ответственных за внедрение в целом, а также за каждый отдельный его этап. Не забудьте про их мотивацию.
Для удобства можете составить диаграмму Ганта – она поможет легче контролировать, какие задачи уже выполнены, у каких подходит срок, и кто ответственен за каждую из них. Если вы внедряете биллинговую систему, постарайтесь запланировать все так, чтобы внедрение завершилось к началу нового отчётного периода. Так вам будет проще выставлять клиентам счета и готовить отчеты.
Рекомендуем планировать внедрение совместно с вендором – у него наверняка есть отработанная последовательность шагов, которая позволит вам завершить внедрение в максимально сжатые сроки. При таком подходе вам останется только определиться с ответственными со стороны вашей фирмы и разработать систему контроля.
У любой фирмы есть база проектов, клиентов, контактов, даже если она не использует для их учета специализированную систему. Скорее всего вы сможете автоматически загрузить большую часть этих данных в вашу информационную базу в программе – спросите об этом вендора на предварительных встречах.
Единственная загвоздка – такой автоматический импорт требует «чистых» данных, когда в каждую ячейку таблицы внесена верная информация в нужном формате. Однако, на это можно посмотреть и с другой стороны: подготовка своих баз к переносу в новую систему – отличный повод навести там порядок.
Некоторые данные загрузить не получится, поэтому вам нужно будет определить, кто будет вносить их в систему – вендор, за дополнительную плату, или ваш сотрудник. Если решите вносить всё самостоятельно, предварительно проконсультируйтесь с вендором и попросите провести демонстрацию, как лучше это сделать.
Общая команда со стороны специалистов вендора и вашей компании, нацеленная на результат и понимающая задачи и сроки одинаково, сможет провести внедрение быстрее и качественнее. Специалисты компании-разработчика могут помочь загрузить данные (или сделают это за вас), посоветуют, как лучше составить план внедрения, проведут тренинги и ответят на вопросы пользователей.
Чаще всего понимание того, что действительно нужно добавить в систему для эффективного использования ее в вашей фирме, приходит уже после того, как вы достаточное время попользовались ей. В связи с этим мы рекомендуем клиентам не спешить с дополнительными доработками системы, а вот составить список желаемых изменений на будущее будет полезно.
Если вы все же решили заказать дополнительную индивидуальную доработку сразу после пилотного внедрения, учитывайте, что любые нововведения в системе автоматизации требуют серьезной работы над техническим заданием, в том числе с вашей стороны. От того, насколько качественно составлено техническое задание, зависит то, насколько доработка будет отвечать вашим пожеланиям. Учитывайте время на согласование ТЗ при разработке плана внедрения.
Помните, что сроки реализации доработок могут быть достаточно большими. Они зависят от сложности и объема доработки, загрузки специалистов компании-разработчика, графика обновлений программы и прочих факторов. Если у вас есть несколько доработок, которые необходимо сделать, расставьте их по приоритету, чтобы вендор знал, за какие из них браться в первую очередь.
Если вы хорошо поработали на подготовительных этапах, сам процесс внедрения скорее всего пройдет более-менее штатно. Главное на этапе непосредственного внедрения – общение с пользователями системы. Собирайте обратную связь, общайтесь со своими сотрудниками, чтобы отследить возможные сложности и неудобства, которые беспокоят человека, но при этом их легко можно решить.
Внедрение любых глобальных изменений в фирме – это всегда стресс. Сделать внедрение системы автоматизации успешным помогают системный подход и открытые коммуникации с поставщиками решений и собственными сотрудниками. Соберите пожелания, проанализируйте рынок, составьте план и контролируйте его исполнение. Только в таком случае внедрение системы автоматизации точно пройдет успешно.