Если вы управляете юридической фирмой, то наверняка не раз задумывались – как увеличить доходы без роста затрат на персонал? Добиться поставленной цели помогут методы оптимизации бизнес-процессов, которые мы подробно разберем в этой статье.
Оптимизация бизнес-процессов (Business Process Optimization, BPO) – это подход к управлению компанией, который фокусируется на:
Цель BPO – делать больше с меньшими ресурсами. Оптимизация актуальна для любого бизнеса, но для юридических фирм она имеет критическое значение. Ведь главный ресурс юрфирмы – это время юристов, каждая минута которого должна работать на благо клиентов и приносить доход.
Разберем 5 лучших методов оптимизации процессов в юридическом бизнесе, которые помогут вам повысить продуктивность команды и заработать больше.
Первое, с чего мы советуем начать – проведите аудит всех процессов в вашей фирме и оцените, какую долю времени юристы тратят на рутинные задачи:
Если на рутину уходит более 20% времени (а обычно эта цифра доходит до 40-50%) – вам точно нужна автоматизация. Современные IT-решения возьмут на себя львиную долю однотипной работы и позволят юристам сфокусироваться на тех задачах, где нужен их интеллект и экспертиза.
Самые популярные сферы автоматизации юридического бизнеса:
Конечно, на первых порах внедрение таких систем отнимет время и ресурсы. Но в долгосрочной перспективе автоматизация окупится и выведет вашу фирму на новый уровень эффективности.
Еще один способ оптимизировать работу юрфирмы – навести порядок в бизнес-процессах. Для этого нужно формализовать и стандартизировать ключевые процессы:
Опишите каждый процесс в деталях: цель, список задач, порядок действий, сроки, ответственные, показатели результата. Все эти данные должны быть задокументированы в регламентах, инструкциях, чек-листах.
Грамотно выстроенные процессы работают как швейцарские часы. Каждый сотрудник четко понимает свою зону ответственности и знает, что от него ждут. Как результат – рост скорости и качества работы, сокращение ошибок и простоев.
Кроме того, стандарты процессов – это возможность быстро обучать новичков и делать результат работы команды независимым от конкретных людей.
Одна из главных задач оптимизации – выявить и устранить все лишние действия, которые отнимают время, но не создают ценности. В бережливом производстве (Lean) их называют «муда». Вот самые распространенные виды потерь в юридическом бизнесе:
Для борьбы с «мудой» используйте метод 5S:
Развивайте у сотрудников «бережливое мышление», поощряйте тех, кто вносит предложения по оптимизации. Так вы вовлечете всю команду в борьбу с издержками и быстрее достигнете результата.
Один из ключевых показателей эффективности юридического бизнеса – коэффициент утилизации юристов. Он показывает долю времени, которую они тратят непосредственно на полезную работу по клиентским проектам.
В идеале коэффициент утилизации должен достигать 75% (например, 6 часов клиентской работы при 8-часовом рабочем дне). На практике же он редко превышает 50-60%. Причем нередки перекосы – одни юристы постоянно перегружены, а другие – недозагружены.
Чтобы исправить ситуацию, нужна система управления загрузкой сотрудников. Вот ее ключевые составляющие:
При грамотном управлении загрузкой вы добьетесь роста коэффициента утилизации до 75-80%. А это значит, что ваша текущая команда сможет обслуживать на 30% больше клиентов и приносить такую же дополнительную прибыль.
Удобнее всего выстраивать систему управления загрузкой сотрудников на основе специализированных систем автоматизации, таких как ProjectMate. Они позволяют автоматизировать анализ данных на каждом этапе и, тем самым, упростить и ускорить эту работу.
Многие юридические фирмы до сих пор работают в парадигме «делаем что можем и как можем». Но если вы хотите масштабировать свой бизнес и повышать маржинальность, без профессионального проектного управления не обойтись.
Проектный подход предполагает, что работа над каждой клиентской задачей планируется и реализуется по определенному алгоритму:
Такой алгоритм работы позволяет получать предсказуемый результат в установленные сроки и бюджет. При этом минимизируются риски срывов и некачественного исполнения. Довольный клиент с большей вероятностью обратится к вам снова и будет советовать вашу фирму своим контактам.
Чтобы внедрить проектный подход, используйте профессиональные методологии и стандарты, адаптируйте их под свою специфику. Обучите сотрудников принципам и инструментам проектного управления.
Как видите, комплексная оптимизация бизнес-процессов открывает юридическим фирмам возможности для роста бизнеса без увеличения штата. Вы можете существенно повысить скорость и качество работы, сократить издержки, распределить ресурсы более эффективно.
Но самое главное – оптимизация помогает максимально раскрыть потенциал ваших юристов. Избавившись от рутины, они могут сосредоточиться на действительно важных задачах:
Ведь именно знания и навыки юристов – главная ценность и конкурентное преимущество юридического бизнеса. Главное – создать все условия для реализации их потенциала.
Не ждите быстрых результатов, настройтесь на планомерную кропотливую работу. Используйте принцип кайдзен – непрерывного совершенствования маленькими шагами. Через несколько месяцев вы оглянетесь назад и удивитесь, как далеко продвинулись.