Уже клиент? Установите приложение
Конец года — особое время для юрфирм. Клиенты закрывают бюджеты, финансовые директора режут расходы, а платёжная дисциплина у многих резко падает. Именно в четвёртом квартале накапливается большая часть просроченной дебиторки. И именно сейчас — лучший момент выстроить систему, которая не даст деньгам зависнуть.
Хорошая новость: большинство задержек оплат — не злой умысел. Это системная проблема, которую можно решить системными же методами.
Прежде чем выстраивать процессы, стоит понять, что реально происходит на стороне клиента.
Непонятная детализация в актах. Клиент получает счёт на крупную сумму и не понимает, за что именно платит. «Юридические услуги по договору №45 — 350 000 руб.» — такая формулировка не даёт ответа ни на один вопрос. Финансовый директор отправляет на согласование к юристу, тот уточняет у партнёра, партнёр занят. Счёт висит две недели не потому что денег нет, а потому что никто не взял на себя ответственность его согласовать.
Забывчивость. Звучит банально, но это реальная причина. Клиент получил счёт, планировал оплатить, его отвлекли другие задачи. Напоминания нет. Счёт опустился в почте. Прошло три недели.
Отсутствие напоминаний со стороны фирмы. Многие юрфирмы считают неловким напоминать о деньгах — особенно крупным и лояльным клиентам. В итоге счёт висит месяц, потом два, потом разговор становится по-настоящему неловким.
Несовпадение с внутренними процессами клиента. У крупных компаний есть свои циклы согласования платежей: раз в неделю, в определённые даты. Если счёт пришёл в понедельник, а платёжный день — пятница, он уйдёт только через пять дней. Это не задержка — это просто процесс. Но если фирма об этом не знает, начинает нервничать раньше времени.
Практика показывает: большинство споров по счетам возникают не потому что клиент не хочет платить, а потому что он не понимает, за что платит. По данным западных отраслевых исследований, юрфирмы которые выставляют счета чаще и с детализацией фиксируют на 36% меньше биллинговых споров с клиентами. Фирмы с прозрачным биллингом получают оплату в два раза быстрее и тратят на 60% меньше времени на работу с дебиторкой. Российский рынок имеет свою специфику, но логика та же — чем понятнее счёт, тем меньше вопросов и тем быстрее оплата.
Что должно быть в отчёте к счёту:
Когда клиент получает такой отчёт, у него нет повода для споров — всё прозрачно. Согласование идёт быстрее, оплата приходит в срок.
Выстроить систему напоминаний — не значит быть назойливым. Это значит снять с юристов и партнёров необходимость держать дебиторку в голове и самостоятельно решать, когда и как напомнить клиенту.
Как должен выглядеть цикл работы со счётом:
Такая система решает сразу несколько проблем. Клиент не чувствует давления — напоминания воспринимаются как сервис, а не как претензии. Партнёр не тратит время на ручной контроль. И самое главное — до суда доходит минимум ситуаций, потому что большинство вопросов решается на ранних этапах.
Отдельно стоит следить за картиной дебиторки в целом: сколько денег выставлено и не оплачено, по каким клиентам и как давно. Когда это видно в разрезе — по клиентам, по практикам, по срокам — руководитель может принимать решения заранее, а не когда ситуация уже критическая.
В системе для этого есть отдельный инструмент. В разделе «Расчеты — Счета — Выставленные» можно запустить рассылку напоминаний клиентам об оплате одним действием — без ручной отправки каждого письма отдельно.
Гибкость настройки позволяет адаптировать процесс под фирму: можно указать адреса финансовых менеджеров которые будут получать копии писем, и использовать собственные шаблоны вместо стандартных — с нужным тоном, реквизитами и фирменным стилем.
В итоге контроль дебиторки перестаёт зависеть от того, кто сегодня помнит кому надо напомнить.
Большинство проблем с оплатами решаются до того, как они стали проблемами. Прозрачный биллинг убирает вопросы. Своевременные напоминания убирают забывчивость. Система контроля убирает неожиданности.
Суд — это последний инструмент, а не основной. И если выстроить процессы правильно, до него доходит редко.
ProjectMate помогает юрфирмам выставлять счета с детализацией, автоматизировать напоминания и контролировать дебиторку в одном месте.
