Юридическая компания Vinder Law Office основана в Екатеринбурге в 2009 году. Благодаря оперативной и качественной работе, она быстро стала одним из лидеров в своем регионе. Компания развивалась, и через несколько лет был открыт офис Vinder в Санкт-Петербурге, а затем и в Москве. На данный момент московский офис является головным.
Vinder Law Office – это литигаторы, специализирующиеся на сопровождении процедур банкротства и ведении споров, вытекающих из банкротств, вне зависимости от сферы права. Компания обладает экспертизой во многих областях права, начиная от сопровождения сделок и процедур due diligence, юридической поддержки в процессе приобретения, реструктуризации, продажи бизнеса до консультирования по правовым вопросам.
Компания получила признание международных рейтингов Legal 500 и Chambers and Partners, а в прошлом году была отмечена рейтингом Право.ру 300 в первой группе по банкротству среди региональных компаний.
О своем опыте внедрения ProjectMate в территориально распределенной компании, и об особенностях использования системы в условиях совместной работы разных офисов рассказывает Артём Горюнов, старший партнер Юридической компании Vinder Law Office и управляющий офисом компании в Санкт-Петербурге.
Мы поняли, что пора искать систему управления проектами, когда распределять и контролировать работу юристов стало сложно
Если говорить об отличительных особенностях нашей компании, то первые два слова, которые приходят на ум, это пластичность и мобильность. Вне зависимости от того, какой из офисов получил заказчика, участвовать в работе может вся компания целиком. Задачи распределяются либо по принципу территориальности, либо по принципу экспертизы – важную роль играет специализация и квалификация юристов. Если мы знаем, что сотрудник – специалист в области права, которая сейчас необходима, он будет привлечен к проекту.
По мере развития компании количество юристов росло, распределять и контролировать работу становилось сложнее. Также у нас появились заказчики такого уровня, когда простой отчетности из Word и Excel не хватает. Мы поняли, что пора искать систему управления проектами.
Пообщавшись с коллегами, которые уже использовали ProjectMate, мы поняли, что стоит как минимум попробовать
Мы посмотрели несколько предложений от разных поставщиков, но ни одно нам не подошло: какие-то были слишком дорогие, какие-то – подозрительно дешевые, какие-то просто оказались не тем, что мы хотели. Мы думали о том, чтобы заказать эксклюзивную программу, созданную специально под нас, но решили, что на данном этапе нам это не нужно.
Тогда на одном из юридических форумов мы познакомились с Андреем Нужиным, и он обратил наше внимание на ProjectMate. Мы зашли на сайт программы и посмотрели список клиентов – некоторых мы знали. Пообщавшись с ними, поняли, что стоит как минимум попробовать.
Оказалось, что внедрять ProjectMate совсем не сложно. Сейчас 99% сотрудников активно работают в ProjectMate
Во внедрении ProjectMate нам помогали специалисты «Авикома». Они предложили начать с пилотного проекта в одном из офисов, так как нам важно было увидеть ProjectMate «в деле»: понять, насколько он подходит под наши бизнес-процессы, удобно ли им пользоваться, легко ли обучать новых сотрудников.
Для пилотного решено было выбрать петербургский офис – он был самым немногочисленным, и его было проще всего контролировать. Буквально через несколько недель после начала внедрения ProjectMate мы поняли две вещи: программа нам хорошо подходит, и внедрять ее совсем не сложно. После этого мы быстро вовлекли в процесс офисы в Москве и Санкт-Петербурге и полностью внедрили ProjectMate за неполных три месяца.
Конечно, у нас, как и у всех, кто когда-либо внедрял систему автоматизации, были сложности: кто-то игнорировал заполнение, кто-то делал двойную работу – вел учет и в ProjectMate, и в Excel, но в целом все понимали, зачем это нужно.
А с новыми сотрудниками проблем вовсе не возникает. И с обучением все просто: если у юриста есть какие-то сложности, я отправляю его в вашу поддержку или в Базу знаний. После этого вопросов практически никогда не остается.
Таким образом, сегодня мы пришли к тому, что 99% сотрудников активно работают в ProjectMate.
Печатную форму калькуляции по времени и затратам мы отправляем клиенту как отчет о проделанной работе
У нас нет конкретной системы мотивации за заполнение календаря, потому что мы учитываем только производственное время. А когда консультант выполняет работу для клиента, он должен быть готов предоставить ему отчет о том, что было сделано. При этом все сотрудники знают, что клиент может запросить срочный отчет в любое время, и, если они долгое время не вносили время по проекту, придется помучаться, чтобы быстро все заполнить.
Раньше было не очень удобно учитывать время в суде, на встречах или в командировках, но после выхода мобильного приложения ProjectMate проблема исчезла. Теперь можно вносить записи в календарь через мобильное приложение, запускать таймеры по судебным заседаниям или запланированным встречам, чтобы потом не вспоминать, сколько времени на них ушло.
Единственный недостаток – пока нет возможности создавать встречи непосредственно из мобильного приложения. Мы активно пользуемся этой функцией в основном ProjectMate, чтобы учитывать время, проведенное на внутренних встречах. Просто и быстро.
Все учтенное время и затраты в итоге попадают в калькуляцию – ее печатную форму в качестве отчета о проделанной работе мы отправляем клиенту вместе со счетом или актом. Финансовые документы мы также выгружаем из ProjectMate. Сотрудники «Авикома» адаптировали их в соответствии с нашими шаблонами, поэтому их может формировать человек без бухгалтерского образования. У нас в компании это именно так – отчетами занимается сотрудник, который совмещает обязанности юриста и финансового менеджера.
В едином судебном календаре планируют все офисы – в ProjectMate это делать очень удобно
В то же время мы очень внимательно относимся к графику судебных заседаний – у нас очень много судов, про которые нужно помнить. Мы и раньше составляли график, но в ProjectMate это делать намного удобнее, особенно в условиях территориальной распределенности. Плюс программа синхронизирована с КАД.Арбитр, что означает для нас возможность загружать все изменения по процессу в автоматическом режиме, без лишних временных потерь и риска что-либо пропустить.
В едином судебном календаре ProjectMate планируют все офисы, и мы каждый понедельник смотрим на общую картину по судебным заседаниям, решаем, что делать, если есть сложности или накладки. Бывает, например, что все местные юристы заняты или на процессе нужен специалист посильнее – тогда в офис присутствия летит человек из другого города.
Мы поняли, что нам нужен сотрудник, который будет отвечать за использование системы
Не могу сказать, что мы взяли от ProjectMate все, что он может нам дать, – в программе есть еще немало полезных возможностей, которые мы пока не используем. Из самых приоритетных направлений – введение электронного документооборота, использование задач, подготовка внутренней аналитики по реализации и утилизации сотрудников.
Пока это только в планах, потому что пока у нас нет человека, который бы отвечал за более полное использование ProjectMate, но мы обязательно будем решать этот вопрос в ближайшее время.
От внедрения ProjectMate мы получили, что хотели
От внедрения ProjectMate мы получили, что хотели. Мы оптимизировали время на подготовку отчетов и финансовых документов, нам стало удобнее вести график судебных заседаний и распределять нагрузку между сотрудниками как в рамках одного офиса, так и в рамках всей компании. Мы стали более детально и понятно для себя вести учет затрат на клиентские проекты и точно знаем, что не теряем свои деньги.