Аналитика для небольших юридических фирм: как повысить эффективность без лишних затрат

Для юридических фирм небольшого размера, где работает всего 5-10 человек, аналитика может показаться чем-то сложным и ненужным. Но даже с минимальными ресурсами можно использовать аналитику, чтобы улучшить качество работы и лучше понимать, что влияет на успех дел. Рассказываем, как подойти к юридической аналитике в маленькой команде и какие задачи она поможет решить.

Организуйте сбор данных по ключевым показателям

Для начала не нужно собирать всё подряд — выберите самые важные показатели:

• Процент выигранных и проигранных дел по отраслям права или юристам.
• Средняя продолжительность работы над делами по типам задач (например, судебные дела, договорная работа).
• Затраты времени на ключевые этапы: подготовку документов, переговоры и судебные заседания.

Всю эту информацию можно получать из ProjectMate. В системе есть возможность указать результат судебного заседания и судебного дела, а для более глубокой аналитики можно также указать суммы иска и реально взысканной суммы по тем делам, где это применимо.

Проанализировать затраты времени на определенный тип работ поможет аналитика по видам деятельности. Виды деятельности выбираются при создании записей о времени, а трудозатраты на них потом анализируются с помощью отчетов или выгрузки в Excel.

Даже если вы раньше не занимались аналитикой, попробуйте проанализировать прошлые дела. Узнайте, сколько времени уходит на закрытие разных дел, какие типы задач требуют больше затрат, и сделайте это ориентиром. Даже несколько завершённых проектов помогут понять, на что ориентироваться и точнее определять временные рамки и стоимость для клиентов.

Попробуйте найти закономерности успехов и неудач

Собирайте данные по каждому завершённому делу. Даже если их немного, за несколько месяцев наберётся база для анализа. После каждого дела проводите небольшой «разбор полётов»: что, по мнению команды, помогло или помешало успеху. Этот простой анализ выявит закономерности, которые можно использовать, чтобы повысить шансы на успех.

Начните с малого

Не пытайтесь сразу выстроить комплексную систему анализа данных по делам. Начните с самых основных показателей и в дальнейшем добавляйте дополнительную аналитику по мере необходимости. Это позволит вам сократить время на первых этапах внедрения и позволит выбрать именно те показатели для анализа, которые подойдут для вашей практики.

Регулярно обсуждайте результаты в команде

В небольшой команде важно делиться выводами и замечаниями. Проводите встречи раз в месяц или квартал, где каждый сможет рассказать о своём опыте, успехах и сложностях. Это полезнее, чем длинные отчёты: команда увидит, что каждый сталкивается с похожими трудностями, и вместе легче найти решения.

Обычно внедрение изменений, основанных на анализе данных, происходит довольно долго: сперва нужно решить, какие показатели отслеживать, собрать информацию, провести анализ, выявить проблемные места, найти варианты улучшения ситуации… Но для небольших команд важно получать быстрый результат от изменений. Поэтому, пока выстраиваете систему аналитики, начните с простых шагов, которые точно помогут вам улучшить эффективность работ:

• Автоматизируйте базовые задачи, например, создайте шаблоны для часто используемых юридических документов и обратитесь к нашим консультантам для создания кастомизированных шаблонов ваших финансовых документов, чтобы сократить время на ручные правки.
• Подготовьте мини-чек-листы для частых задач, таких как подготовка к заседанию. Это поможет сократить время на повторяющиеся задачи и снизить вероятность ошибок.

Эти шаги можно внедрить с минимальными затратами, но они уже принесут ощутимую пользу и повысят качество работы. Даже небольшая аналитика помогает увидеть картину в целом и оптимизировать работу для достижения лучших результатов.