Система автоматизации обычно внедряется для того, чтобы сократить время на рутинные операции и оптимизировать работу в целом. Но иногда возникает парадокс: из-за неэффективного использования системы, время на некоторые операции может, наоборот, увеличиваться. Протестируйте себя, ответив на вопросы ниже, и оцените, насколько эффективно вы ведете работу в ProjectMate.
Если в вашей компании нет Бизнес Администратора системы – назначьте его. Это сотрудник, который будет следить за корректным ведением системы, контролировать сотрудников по вопросам своевременного внесения времени, следить за актуальностью информации, вовремя завершать проекты и встречи. К этому сотруднику могут обращаться коллеги по всем вопросам, которые у них возникают при работе в программе. Таким образом, управление становится централизованным и менее хаотичным, а система упорядоченной. По нашим наблюдениям и опыту в компаниях, где применяется такой подход, эффективность работы в системе в разы выше.
Проведите опрос среди сотрудников, спросите, насколько их устраивает система, что им неудобно. Если будут выявлены какие-то трудности при работе, обратитесь в службу поддержки за советом, как исправить неудобства. Если в компании много сотрудников, вы можете сделать онлайн-опрос. Пример опроса.
Такие опросы полезно проводить, даже если вы давно пользуетесь системой, так как мы часто выпускаем обновления и добавляем новые возможности. Например, некоторые сотрудники могут не знать о новой функции множественной работы с линиями в калькуляции и по старинке работают отдельно с каждой записью.
Если сотрудники вносят время в конце недели или еще хуже в конце месяца, это может сильно искажать реальную картину затраченного на клиентов времени, а значит влиять на прибыль. Один из инструментов, который может помочь в этом вопросе, – заблокировать внесение времени в прошлом средствами системы. Это можно сделать в параметрах системы, разделе Время и затраты. Вы можете настроить учет времени таким образом, чтобы, например, вносить время можно было только за последние 2 дня.
Возможно, сотрудникам неудобно вести учет времени, поэтому они откладывают эту задачу. Проинформируйте их о лайфхаках, описанных в заметках о простом учете времени и об умном автодополнении, чтобы сделать учет проще и быстрее.
Сформируйте список типовых работ и шаблонов описаний к этому типу.
Например, типовая работа – «Выработка правовой позиции».
Шаблон описания к этой типовой работе – «Выработка правовой позиции по делу № [… ] в отношении […].
В системе список типовых работ настраивается в справочнике видов деятельности, в нем же можно указать шаблоны описания. После настройки при выборе в записи о времени вида деятельности описание будет подставляться автоматически, сотруднику нужно будет лишь дополнить его.
Один раз потратив время на формирование стандартного списка работ и шаблонов описания работ вы упростите учет времени сотрудникам, а также улучшите отчеты для клиентов.
Подробнее про виды деятельности вы можете прочитать в нашей статье.
Если у вас есть типовые проекты с определенным составом участников, услуг, видов деятельности, задач, вы можете настроить шаблоны на каждый такой тип проекта и создавать новые проекты быстрее. Шаблоны настраиваются в разделе Справочники – Проекты. Подробнее можно прочитать в нашей статье.
Обратите внимание на новую возможность системы – создание компаний по ИНН. Этот функционал доступен в разделе Клиенты.
Если при экспорте финансовых документов из системы сотрудникам приходится уделять время на правки документов в Word, стоит отредактировать шаблоны финансовых документов, чтобы они сразу выгружались в нужном виде. Для этого вам нужно написать на адрес службы поддержки support@projectmate.ru, консультанты изменят ваши шаблоны.
Еще один момент, на который стоит обратить внимание – корректируется ли время в отчете для клиента до выгрузки в Word или после. Время и ставку можно и нужно корректировать в самих линиях карточки калькуляции.
Если приходится дублировать счета, акты и платежи в 1С и ProjectMate, стоит настроить синхронизацию с 1С. Для настройки обратитесь в поддержку support@projectmate.ru.
