Одна из наиболее частных проблем, встречающихся при внедрении биллинговых систем – это налаживание полного (тотального) учета времени в компании. Юристы не хотят заниматься этой работой, так как не понимают, зачем им нужно тратить на нее свое время.
Один из советов, которые мы в таких случаях даем партнерам – это поговорить со своими сотрудниками и объяснить, какую пользу приносит учет времени. Ведь, если вы учитываете время, то знаете практически все о том, как работает ваша фирма, и можете эффективно развивать свой бизнес.
Казалось бы, какая теория может применяться к биллингу времени – внес работу и всё. С точки зрения юриста так оно и есть, но для аналитики стоит добавить более детальную классификацию учтенного времени. Его можно разделить на 4 взаимосвязанных группы по состоянию:
Учтенное → Время к продаже (по коммерческим проектам) → Выставленное → Проданное
Переход времени от одного состояния к другому представляет собой воронку реализации времени. Исследования Clio (канадская система автоматизации юридического бизнеса) говорят, что из 8 учтенных часов их пользователи могут получить оплату чуть более, чем за 2 из них. Остальные часы теряются на промежуточных этапах воронки.
Представим себе ситуацию: вы юрист, который готовится к судебному заседанию. Вы успели уделить этому делу час, когда к вам подошел стажер, которого вы курируете. Вы начали разбирать текущее дело вместе с ним, и, вместо полутора часов, которые вы планировали потратить, на подготовку к заседанию ушло 2,5, так как вам нужно было параллельно объяснять стажеру особенности вашей работы.
После этого вы отвлеклись на разбор почты и изучение изменений законодательства и потратили на эту работу час.
Затем вы отправились в суд. Суммарно на дорогу, время ожидания и участие в заседании у вас ушло 4 часа. При этом само заседание длилось 1 час, а время в дороге и время ожидания вы выставляете с половинной ставкой.
Давайте проследим время по воронке:
|
Учтенное |
По комм. проектам |
Выставленное |
Проданное |
|
7,5 |
6,5 |
4 |
4 |
|
Исходя из мысли, что юрист учитывает все рабочее время |
Исключаем разбор почты и изучение изменений законодательства |
Сокращаем время, перерасходованное на подготовку к суд. заседанию из-за помощи стажеру, и делим пополам время в пути и время ожидания заседания |
Радуемся хорошим клиентам, которые вовремя и в полной мере оплачивают счета |
Как вы видите, из 7,5 учтенных часов мы смогли продать только 4 часа (53%).
С помощью воронки вы сможете выявить «узкие места» — этапы, на которых теряется наибольший процент времени. В дальнейшем вы сможете предпринимать шаги по их оптимизации, чтобы увеличить количество продаваемого времени и повышать доход фирмы.
В ProjectMate есть множество отчетов и представлений, которые помогут вам отследить и проанализировать время на каждом этапе воронки. Для удобства мы собрали их в отдельной статье.