Залог успешного перехода на любую систему автоматизации — ее грамотное внедрение. Рассказываем, какие шаги нужно предпринять в настройке ProjectMate, чтобы запустить биллинг в системе.
Внесите в систему всех клиентов — как компании, так и физических лиц. Чтобы упростить работу, начните с клиентов, с которыми у вас уже есть открытые проекты. Сразу указывайте реквизиты компаний, чтобы не возвращаться к этому позже.
Если у вас уже есть клиентская база, можно обратиться в службу поддержки по электронной почте support@projectmate.ru. Мы поможем загрузить в вашу базу данных информацию о контактах и контрагентах.
Стоимость каждой записи зависит от ставки квалификации ее исполнителя. Если вы не внесли ставки квалификаций на этапе первоначальной настройки системы, сейчас нужно добавить их в справочник и затем указать в карточках сотрудников.
Каждая запись о времени в системе ProjectMate должна относиться к тому или иному проекту. Коммерческие проекты «прикреплены» к клиентам. В проект добавляются юристы, которые будут над ним работать, и заполняются другие необходимые атрибуты.
«Внутренние» работы, которые направлены на развитие фирмы – маркетинг, отпуска, PR и т.д. относятся на соответствующие проекты.
Теперь, когда у вас есть клиенты, проекты и юристы, которые будут над ними работать, можно вносить время. Чтобы это не отнимало слишком много ресурсов, используйте наши лайфхаки.
Время нужно вносить даже по проектам с фиксированной стоимостью. Во-первых, это влияет на показатели эффективности сотрудников, а во-вторых, фиксирует результаты работы на случай, если клиент их запросит.
Когда вся выполненная работа зафиксирована, можно формировать отчёт для клиента, а на его основе — счёт и акт. Если нужно отредактировать некоторые записи (например, отредактировать описание), удобно делать это прямо в калькуляции. Изменения автоматически сохранятся в записях о времени.
Проверьте себя — все ли готово к внесению времени. Если пропустили какой-то шаг, лучше к нему вернуться. Если вы хотите более подробно разобраться, что нужно делать на начальном этапе внедрения, посмотрите ролик «Quick start в ProjectMate» — там вы найдете ответы на большинство ваших вопросов.