В этой заметке мы собрали пять неочевидных лайфхаков, которые помогут упростить работу с калькуляциями и сделать её более эффективной. Поговорим о том, какие инструменты и методы можно использовать для упрощения расчётов.
В некоторых случаях необходимо изменить конечную стоимость выставленного времени, увеличив или уменьшив его продолжительность. Если записей в калькуляции много, то делать это вручную может быть сложно. В этом случае можно воспользоваться встроенным инструментом пересчёта.
Корректировать записи можно как для всех перечисленных в калькуляции сотрудников, так и только для одного из них. Данная операция возможна только для документов, находящихся в состоянии «Черновик».
Для пересчета выполните следующие действия:
В калькуляции есть возможность заменить исполнителя в одной или нескольких линиях на другого участника проекта. При этом стоимость линии пересчитывается с учетом ставки нового исполнителя в проекте. При экспорте калькуляции в Word отображаются данные нового исполнителя. Изменения касаются только калькуляции, в записи о времени остается прежний исполнитель.
Для изменения исполнителя в линии калькуляции, дважды щелкните по ней и выберите нового исполнителя в поле Показать от.
В калькуляцию можно добавить записи из любого проекта. Для этого:
Существует возможность перенести в другой проект записи о времени и затратах сразу из калькуляции, в которую они включены. Для этого щелкните по линии правой кнопкой мышки и выберите команду «Перенести в другой проект»
Если вам нужно удалить или перенести сразу несколько в другой проект, вы можете выбрать несколько линий, используя клавиши Ctrl или Shift.
Действия, доступные при множественной работе с линиями:
Ранее, если вы вносили изменения в линиях калькуляции, например, изменяли ставку или время «К оплате», при исключении линии или удалении калькуляции эти изменения не сохранялись. Теперь вы можете выбрать, сохранять ли эти изменения, в параметрах системы в разделе Калькуляции. Варианты настройки:
Удобно использовать функцию множественного обнуления времени «К оплате» для списания часов. При этом можно не исключать эти строки из отчёта, так как при экспорте в Word они не будут отображаться в печатной версии документа.
Иногда финальные правки в калькуляцию вносятся уже в печатной форме документа в формате Excel или Word и не отображаются в ProjectMate. Такой подход может впоследствии привести к искажению реальных данных в аналитике, например, при расчете показателей утилизации и реализации. Если же вносить изменения напрямую в калькуляции, то все правки – корректировки темы, длительности и количества времени к оплате – автоматически отобразятся в записях о времени. Поэтому важно синхронизировать все изменения или вносить их сразу в интерфейсе системы при помощи простых и удобных инструментов.