Команда Birch Legal была основана в 2007 году как часть ведущей финской юридической фирмы Hannes Snellman. Через несколько лет она присоединилась к Eversheds Sutherland, и, в последствии, стала независимым юридическим офисом и официальным партнером Eversheds в России.
Birch Legal продолжает свое развитие, внедряя инновационные решения для оптимизации рабочих процессов. Так, с осени 2018 года компания использует систему автоматизации юридического бизнеса ProjectMate.
Мы обсудили с Антоном Баковым, партнером Birch Legal, главой ТМТ сектора и руководителем команды внедрения, их решение перейти на российскую систему автоматизации, узнали, какие критерии выбора системы они использовали и как прошло внедрение.
«С ProjectMate мы знакомы ещё с 2013 года,» – вспоминает Антон, – «но начали плотно работать с ними только летом 2017-го. Ранее у нас была автоматизация через Excel, а затем мы использовали системы Elite от Thomson Reuters, CSI и другие. В 2018 году, стремясь к безопасности, мы решили полностью локализовать ИТ-систему и перейти на российскую систему автоматизации.
Так как у нас уже была автоматизация, мы довольно четко понимали, что хотим от новой системы. Главной задачей было выбрать решение, которое облегчит жизнь юристов и будет более эффективным, чем те, что мы использовали ранее. Оно должно работать быстро, надежно и гибко подстраиваться под наши задачи и потребности.
Также важными для нас моментами были стоимость лицензий и доработок и, конечно, работа службы поддержи – предыдущий опыт в этом вопросе был негативным, поэтому мы поставили хорошую поддержку одним из приоритетных критериев».
«Мы проанализировали рынок и получили 3 варианта ПО для более предметного тестирования. Для этого мы сформировали дополнительную рабочую группу, состоящую из юристов – одной из основных групп пользователей. Они завели тестовый проект в системе, посмотрели, как работает управление этим проектом, учет часов в системе, назначение и контроль задач. По результатам тестирования мы приняли решение о внедрении в нашей фирмы ProjectMate.
Для нас большим плюсом в ProjectMate оказалось то, что одна система решала задачи сразу нескольких подразделений: и юристов, и партнеров, и финансистов, и маркетинга. Раньше нам приходилось для решения этих задач использовать несколько систем, что было не всегда удобным» – говорит Антон.
«Мне кажется, нам понадобилось где-то полтора месяца, чтобы перенести все задания, все записи, которые у нас были, из предыдущей системы в базу ProjectMate, интегрировать её с другими системами, провести тренинги сотрудникам, обучить и запустить работу юристов.
У нас уже был опыт внедрения системы, и мы понимали возможные проблемы и сложности. Для того, чтобы внедрение прошло без проблем, мы вместе с коллегами из Авикома составили план внедрения, в котором обозначили порядок проведения тренингов, загрузки и переноса данных, критические точки – очень полезная вещь, рекомендую всем использовать такой подход при внедрении.
Основной нашей задачей было обеспечить внедрение таким образом, чтобы оно не повлияло на беспрерывность работы наших сотрудников. Нам было нужно, чтобы с первого дня все сотрудники знали, как записывать часы, как выставлять счета, как заводить клиентов,» – делится Антон.
Для этого, конечно, нам нужно было предварительно перенести данные по клиентам, контактам, проектам в ProjectMate. С этим нам помогли специалисты Авикома, но и нам пришлось сделать большую работу по чистке и актуализации клиентской базы. Одних только контактов у нас несколько тысяч, но уж очень не хотелось переносить неактуальную информацию в новую систему.
Также для нас было важно, чтобы день начала работы новой системы выпал на первый день отчетного периода, чтобы мы могли закрыть предыдущий период в старой системе. Мы очень волновались, но, к счастью, все прошло успешно.
В первое время, конечно, возникали вопросы, но Служба поддержки и наш менеджер всегда были на связи. Когда тебе нужна какая-то цифра, но ты не понимаешь, как её извлечь, или возникает задача, которую ты не знаешь, как решить, ты обращаешься к консультантам Авикома и получаешь оперативный ответ.
«Когда мы начали внедрение ProjectMate, мы знали, что в нем нет некоторых специфических отчетов, которые мы привыкли предоставлять нашим учредителям. Их можно было добавить сразу, но мы решили не переплачивать за срочность и пожить первое время с системой в том виде, в котором она была изначально.
Это было верное решение, потому что доработке предшествовал длительный процесс подготовки и согласования технических заданий, и, если бы мы ждали этих отчетов, внедрение состоялось бы чуть ли не на полгода позже. При планировании доработки непосредственно от нас нужно было предоставить пример отчета и донести до коллег из Авикома, как он должен рассчитываться. Это сложная работа, потому что для нас это было очевидно, а разработчики не всегда могли увидеть «подводные камни» на берегу. Но тем не менее, после первоначальной «притирки», процесс пошел бодро, и мы получили необходимые отчеты за приемлемую стоимость.
Помимо создания специфических отчетов, специалисты Авикома по нашей инициативе сделали ещё несколько доработок, например, добавили в систему отчёт «Невыставленные часы» и возможность сделать рассылку по должникам. Все они вошли в стандартную редакцию ProjectMate, поэтому мы любим говорить, что стали «соавторами» ProjectMate.
Кстати, самое интересное, что от части доработок мы отказались сами – не потому, что их было сложно сделать или они выходили очень дорогими, а потому, что поняли, что они нам не нужны. В частности, это касается всех доработок маркетингового блока. Попользовавшись ProjectMate несколько месяцев и пообщавшись с консультантами, мы нашли решение для всех наших маркетинговых задач в рамках стандартных возможностей системы.
«Подводя итог, могу сказать, что мысли о том, чтобы поискать другие варианты и поменять систему, у нас не возникало. Мы внедрили систему, продолжаем жить, работать в ней, продолжаем ее улучшать и внедрять все новые возможности.
ProjectMate – это хороший рабочий инструмент, который позволяет сократить время на обработку различной информации и предоставлять качественные результаты для руководства. Уже сложно представить свою ежедневную работу без ProjectMate и даже страшно подумать, что будет, если вдруг снова придется работать в том же Excel» — заключает Антон.