Для управления бизнес-процессом учета времени необходимо иметь доступ к объективным аналитическим показателям, отражающим его характеристики и динамику. Система таких показателей в ProjectMate основывается на модели воронки реализации времени и категорий времени.
Воронка реализации времени
Принцип воронки означает, что для включения в финансовый документ время должно преодолеть различные стадии учета, переходя из одной категории в другую. При этом существуют как категории времени, позволяющие в последующем довести запись до включения в финансовый документ, так и категории нереализуемого времени. К первой потенциально относятся все записи по оплачиваемым видам деятельности в коммерческих проектах, ко второй относятся, например, записи по проектам «Развитие бизнеса» и «Обучение».
Схематично категории реализуемого времени помещаются внутрь воронки реализации, а категории нереализуемого времени располагаются за ее пределами. На каждой стадии запись может как проследовать далее по воронке реализации, так и быть отсеянной, получив статус нереализуемого времени. Такая организация позволяет классифицировать деятельность сотрудников, а также получать полную картину процесса учета и реализации времени при помощи аналитических отчетов.
Настоящая статья открывает цикл методических обзоров, посвященных процессу учета времени и его анализу при помощи отчетов. В первой части рассматриваются категории времени, находящие внутри воронки реализации. Вторая часть посвящена описанию категорий времени, остающихся за ее пределами.
Несмотря на то, что записи за пределами воронки не участвуют в прямом получении прибыли, их наличие крайне важно, т.к. они позволяют выявить фактическое распределение рабочих ресурсов, определить эффективность, минимизировать непроизводственные издержки, а также найти оптимальный баланс между коммерческой деятельностью и инвестициями в развитие и продвижение на рынке. Третья, заключительная, статья данного цикла посвящена решению указанных задач при помощи аналитических отчетов ProjectMate.
Категории, находящиеся внутри воронки реализации
Отмеченное время
Прежде всего, деятельность компании разделяется на коммерческие и некоммерческие проекты. В ProjectMate коммерческим проектам присваивается тип «Работа по договорам», а некоммерческие проекты могут быть разделены на множество направлений, таких как «Развитие бизнеса», «Внутренний проект» и т. д.
Однако на первых стадиях воронки записи по коммерческим и некоммерческим проектам не разделяются. Записи о времени, вносимые сотрудниками по всей деятельности компании, относятся к начальной стадии воронки реализации и формируют первую категорию времени – «Отмеченное время». Строго говоря, отмеченное время (1) соответствует совокупности всех действительных (не черновых, не отклоненных и не отправленных на доработку) записей о времени по коммерческим и некоммерческим проектам.
Учтенное время
Далее следует этап первичного контроля рабочего времени, на котором руководитель проекта проводит проверку и утверждение записей. Некорректные записи возвращаются на доработку либо, в крайнем случае, отклоняются. Этот этап бизнес-процесса приводит к появлению следующей категории времени – учтенного времени (2), которое соответствует совокупности утвержденных записей о времени по коммерческим и некоммерческим проектам.
Утилизация времени
На следующей стадии воронки появляется возможность оценить деятельность компании, ведущуюся исключительно в интересах клиентов. С этой целью вводится понятие утилизации времени (3), под которым подразумевается совокупность утвержденных записей о времени по коммерческим проектам.
Время «К продаже»
При работе в интересах клиента неизбежны непроизводственные издержки, такие как, например, внутренние совещания или затраты времени на изучение и подбор нормативной базы. Зачастую они не могут быть напрямую оплачены со стороны клиента, и компании необходимо их прогнозировать и минимизировать.
Для того чтобы определить, принадлежит ли запись о времени по коммерческому проекту к оплачиваемым работам или к непроизводственным издержкам, предусмотрен флаг «К оплате». Установленный на карточке записи о времени флаг означает оплачиваемую деятельность, отсутствие флага свидетельствует о том, что оплата со стороны клиента не предполагается. Данное разделение приводит к появлению категории времени «К продаже» (4) – совокупности записей по коммерческим проектам с установленным флагом «К оплате».
Время «К оплате»
Нередко при формировании финансовых документов появляется необходимость корректировать цену услуги. Для этой цели на карточке записи о времени предусмотрено специальное поле «К оплате». С его помощью становится возможным, напрямую задавать стоимость времени, которая будет фигурировать в финансовых документах, при этом, не прибегая к таким косвенным средствам, как изменение фактической длительности или ставки исполнителя.
Данная возможность лежит в основе категории времени «К оплате» (5). Оно рассчитывается по той же совокупности записей о времени, что и время «К продаже», с тем отличием, что объемы времени рассчитываются не по полям «Длительность», а по полям «К оплате», содержащим возможные коррекции времени. Таким образом, категория «К оплате» отражает потенциально реализуемый объем времени, в случае включения всех формирующих его записей о времени в финансовые документы.
Реализация времени
Как показывает практика, процесс включения времени в финансовые документы не является тривиальным. На этом этапе возможны дальнейшие коррекции поля «К оплате», кроме того, не все записи в итоге могут фигурировать в финансовых документах.
Включаемые в финансовые документы записи принадлежат к заключительной категории «реализация времени» (6, в некоторых случаях она также именуется «проданное время»). Реализация времени определяется по совокупности включенных в финансовые документы (калькуляции, счета, акты) записей о времени, при этом при расчетах используется значение поля «К оплате». Обратите внимание, что принадлежность к данной категории напрямую не связана с фактом поступления оплаты со стороны клиента.
Резюме
Таблица ниже резюмирует приведенные выше описания категорий времени. Обратите внимание на столбец «Критерий», отображающий наиболее существенное отличие записей в текущей категории от записей в предыдущей категории.
Продолжение следует…
Читать статью в PDF