Воронка реализации времени. Часть 1

Для управления бизнес-процессом учета времени необходимо иметь доступ к объективным аналитическим показателям, отражающим его характеристики и динамику. Система таких показателей в ProjectMate основывается на модели воронки реализации времени и категорий времени.

Воронка реализации времени

Принцип воронки означает, что для включения в финансовый документ время должно преодолеть различные стадии учета, переходя из одной категории в другую. При этом существуют как категории времени, позволяющие в последующем довести запись до включения в финансовый документ, так и категории нереализуемого времени. К первой потенциально относятся все записи по оплачиваемым видам деятельности в коммерческих проектах, ко второй относятся, например, записи по проектам «Развитие бизнеса» и «Обучение».

Схематично категории реализуемого времени помещаются внутрь воронки реализации, а категории нереализуемого времени располагаются за ее пределами. На каждой стадии запись может как проследовать далее по воронке реализации, так и быть отсеянной, получив статус нереализуемого времени. Такая организация позволяет классифицировать деятельность сотрудников, а также получать полную картину процесса учета и реализации времени при помощи аналитических отчетов.

Настоящая статья открывает цикл методических обзоров, посвященных процессу учета времени и его анализу при помощи отчетов. В первой части рассматриваются категории времени, находящие внутри воронки реализации. Вторая часть посвящена описанию категорий времени, остающихся за ее пределами.

Несмотря на то, что записи за пределами воронки не участвуют в прямом получении прибыли, их наличие крайне важно, т.к. они позволяют выявить фактическое распределение рабочих ресурсов, определить эффективность, минимизировать непроизводственные издержки, а также найти оптимальный баланс между коммерческой деятельностью и инвестициями в развитие и продвижение на рынке. Третья, заключительная, статья данного цикла посвящена решению указанных задач при помощи аналитических отчетов ProjectMate.

Категории, находящиеся внутри воронки реализации

Отмеченное время

Прежде всего, деятельность компании разделяется на коммерческие и некоммерческие проекты. В ProjectMate коммерческим проектам присваивается тип «Работа по договорам», а некоммерческие проекты могут быть разделены на множество направлений, таких как «Развитие бизнеса», «Внутренний проект» и т. д.

Однако на первых стадиях воронки записи по коммерческим и некоммерческим проектам не разделяются. Записи о времени, вносимые сотрудниками по всей деятельности компании, относятся к начальной стадии воронки реализации и формируют первую категорию времени – «Отмеченное время». Строго говоря, отмеченное время (1) соответствует совокупности всех действительных (не черновых, не отклоненных и не отправленных на доработку) записей о времени по коммерческим и некоммерческим проектам.

Учтенное время

Далее следует этап первичного контроля рабочего времени, на котором руководитель проекта проводит проверку и утверждение записей. Некорректные записи возвращаются на доработку либо, в крайнем случае, отклоняются. Этот этап бизнес-процесса приводит к появлению следующей категории времени – учтенного времени (2), которое соответствует совокупности утвержденных записей о времени по коммерческим и некоммерческим проектам.

Утилизация времени

На следующей стадии воронки появляется возможность оценить деятельность компании, ведущуюся исключительно в интересах клиентов. С этой целью вводится понятие утилизации времени (3), под которым подразумевается совокупность утвержденных записей о времени по коммерческим проектам.

Время «К продаже»

При работе в интересах клиента неизбежны непроизводственные издержки, такие как, например, внутренние совещания или затраты времени на изучение и подбор нормативной базы. Зачастую они не могут быть напрямую оплачены со стороны клиента, и компании необходимо их прогнозировать и минимизировать.

Для того чтобы определить, принадлежит ли запись о времени по коммерческому проекту к оплачиваемым работам или к непроизводственным издержкам, предусмотрен флаг «К оплате». Установленный на карточке записи о времени флаг означает оплачиваемую деятельность, отсутствие флага свидетельствует о том, что оплата со стороны клиента не предполагается. Данное разделение приводит к появлению категории времени «К продаже» (4) – совокупности записей по коммерческим проектам с установленным флагом «К оплате».

Время «К оплате»

Нередко при формировании финансовых документов появляется необходимость корректировать цену услуги. Для этой цели на карточке записи о времени предусмотрено специальное поле «К оплате». С его помощью становится возможным, напрямую задавать стоимость времени, которая будет фигурировать в финансовых документах, при этом, не прибегая к таким косвенным средствам, как изменение фактической длительности или ставки исполнителя.

Данная возможность лежит в основе категории времени «К оплате» (5). Оно рассчитывается по той же совокупности записей о времени, что и время «К продаже», с тем отличием, что объемы времени рассчитываются не по полям «Длительность», а по полям «К оплате», содержащим возможные коррекции времени. Таким образом, категория «К оплате» отражает потенциально реализуемый объем времени, в случае включения всех формирующих его записей о времени в финансовые документы.

Реализация времени

Как показывает практика, процесс включения времени в финансовые документы не является тривиальным. На этом этапе возможны дальнейшие коррекции поля «К оплате», кроме того, не все записи в итоге могут фигурировать в финансовых документах.
Включаемые в финансовые документы записи принадлежат к заключительной категории «реализация времени» (6, в некоторых случаях она также именуется «проданное время»). Реализация времени определяется по совокупности включенных в финансовые документы (калькуляции, счета, акты) записей о времени, при этом при расчетах используется значение поля «К оплате». Обратите внимание, что принадлежность к данной категории напрямую не связана с фактом поступления оплаты со стороны клиента.

Резюме

Таблица ниже резюмирует приведенные выше описания категорий времени. Обратите внимание на столбец «Критерий», отображающий наиболее существенное отличие записей в текущей категории от записей в предыдущей категории.

Продолжение следует…
Читать статью в PDF

Мы собираем файлы cookies, чтобы улучшить этот сайт. Продолжая работу, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
ПринятьПодробнее

Соглашение

  • 0. Введение
  • 1. Собираемая информация
  • 2. Условия предоставления информации третьим лицам
  • 3. Защита информации
  • 4. Ограничения ответственности

0. Введение

Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных (далее — Соглашение) действует в отношении всей информации, которую ООО «Авиком Бизнес Технологии» (далее – «Авиком») может получить от любого физического лица, индивидуального предпринимателя, юридического лица (далее – Пользователь) во время использования им любого из сайтов ProjectMate (далее — Сайты ProjectMate).

Использование Сайтов ProjectMate означает безоговорочное согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нём условиями обработки, полученной от него информации; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сайтов ProjectMate.

1. Собираемая информация

1.1. «Авиком» собирает следующую информацию, которая обеспечивает работу Сайтов ProjectMate, их безопасность и совершенствование:

1.1.1. Личные данные. «Авиком» собирает только те личные данные, которые вы добровольно оставляете на Сайтах ProjectMate для отправки запросов через формы, размещенные на Сайтах ProjectMate или используете для авторизации на Сайтах ProjectMate. «Авиком» использует эти данные для однозначной идентификации Пользователя и предоставления услуг по запросу Пользователя. К личным данным, в частности, относятся: имя Пользователя, адрес электронной почты, телефон, место работы.

1.1.2. Технические данные. В группу входит информация, получаемая автоматически и призванная улучшить работу Сайтов ProjectMate и повысить уровень безопасности. Информация собирается в обезличенном виде и никак не связана с личными данными пользователя. К техническим данным, в частности, относятся: файлы cookie (содержат информацию о странах посещения, загрузках, домене Интернет-провайдера, адресах сайтов, с которых был совершен переход), технические параметры устройства, данные об ошибках, частоте ошибок и сбоев.

2. Условия предоставления информации третьим лицам

2.1 Информация, хранящаяся в Сервисах ProjectMate может быть предоставлена только нижеследующим группам лиц:

2.1.1. Подрядчики «Авикома». «Авиком» пользуется услугами некоторых проверенных третьих лиц, чтобы обеспечивать работу Сайтов ProjectMate, их безопасность, совершенствование и продвижение. К ним относятся, в частности, сервисы Яндекс.Метрика, Google Analytics, LiveInternet. Третьи лица получают доступ к вашей информации только для выполнения задач от имени «Авикома» и в соответствии с настоящим Соглашением.

2.1.2. Представители власти. Информация предоставляется правоохранительным органам в случае, если того требует законодательство и только при наличии соответствующего судебного решения. Это не отменяет того факта, что основной задачей «Авикома» является сохранение данных Пользователя и ответственное с ними обращение.

3. Защита информации

3.1. «Авиком» делает всё возможное для того, чтобы обезопасить Сайты ProjectMate и Пользователя от несанкционированных попыток доступа, изменения, раскрытия или уничтожения хранящейся информации.

3.2. Пользователь при этом осознает возможность возникновения технических неисправностей и сбоев в работе Сайтов ProjectMate и согласен с тем, что у «Авикома» отсутствует техническая возможность предсказать их возникновение, уведомить о них Пользователя заблаговременно, либо полностью исключить вероятность их возникновения. Возникновение таких неисправностей или сбоев вне зависимости от причин и последствий не может быть основанием для применения к «Авикому» мер ответственности.

4. Ограничения ответственности

4.1 «Авиком» не инициирует размещение персональной информации при использовании Сайтов ProjectMate, не контролирует ее достоверность и актуальность, однако «Авиком» оставляет за собой право требовать подтверждения достоверности переданной ему информации Пользователем.

4.2 При размещении (предоставлении «Авикому») персональной информации третьих лиц Пользователь гарантирует, что получил все необходимые разрешения и согласия на указанные действия, а также гарантирует полное и безоговорочное согласие этих лиц с положениями настоящего Соглашения.

4.3 «Авиком» не несет ответственности за сбор, хранение и обработку персональной информации программным обеспечением сторонних разработчиков, сервисы которых используются в Сервисах ProjectMate.