Уже клиент? Установите приложение
Юрист ведет учет времени по проекту в одной таблице, руководитель проекта собирает счета в другой таблице, а партнеры смотрят прибыльность в третей. Каждый работает с одними и теми же данными, но в своем инструменте, и единой базы, где было бы видно все сразу, чаще всего нет.
Мы делаем систему учета для юридических фирм с 2004 года, и, на наш взгляд, дело чаще всего не в том, что кто-то из сотрудников ведет учет небрежно. Дело в том, что без общей базы юристам, руководителям проектов, финансистам и партнерам приходится каждому собирать свою часть картины заново. Чтобы показать, к чему это приводит, пройдем по пути обычного проекта от договора до отчета для партнеров.
Все данные по проекту появляются в работе юриста, когда он ведет встречи, готовит документы и ездит в суд. Но пользоваться ими потом приходится сразу нескольким людям: руководитель проекта берет их, чтобы выставить счет, финансовый отдел, чтобы понять, сколько проект принес, а партнеры, чтобы увидеть общую картину по практике.
Если единой системы нет, каждый из них собирает нужные данные заново. Юрист записывает часы в таймшит, руководитель проекта переносит их в Excel для счета, а финансист заносит итоги в отчет. Получается, что одно и то же набирают три раза, и при каждом переносе можно ошибиться или что-то забыть.
Разберемся, где чаще всего возникают проблемы и к каким ошибкам они приводят.
Договор. Условия оплаты, будь то почасовая ставка, фиксированная сумма или гонорар успеха, записаны в договоре, а счета обычно считают по отдельной таблице. Поэтому ставки и лимиты приходится заводить в таблицу второй раз, и если там окажется неверная цифра, об этом узнают только тогда, когда клиент спросит, откуда взялась сумма.
Работа. Больше всего денег теряется на этом этапе. Время нередко записывают в конце недели по памяти, и к пятнице удается вспомнить далеко не все. Короткие звонки и письма часто не записывают вовсе, хотя их тоже можно выставить клиенту. Затраты на госпошлину, командировки и курьеров остаются в чеках, почте и мессенджерах. А то, что не записано, в счет попасть не может.
Счет. Руководитель проекта собирает часы и затраты из разных источников, сверяет их с договором и правит формулировки. На это уходит от нескольких часов до целого дня, поэтому счет уходит клиенту позже, чем мог бы.
Во время сверки часть часов обычно списывают. Иногда это осознанное решение, например, чтобы сохранить отношения с клиентом или не выставлять то, что заняло больше времени, чем должно было. Такие списания нормальны. Плохо становится, когда их нигде не фиксируют: тогда никто не знает, сколько часов списали, по каким проектам и почему, и фирма теряет деньги, не понимая причины.
Оплата. Бывает, что клиент не платит по счету уже третий месяц, а юрист продолжает работать по проекту. Бухгалтерия видит, что деньги не пришли, но руководитель проекта узнает об этом, только если сам спросит. В итоге долг клиента растет незаметно, пока кто-нибудь не откроет сводный отчет.
Отчет для партнеров. Чтобы посчитать прибыльность проекта, нужны данные сразу из трех мест: часы из таймшитов, выручка из счетов и расходы на персонал из бухгалтерии. Финансист сводит все это в одну таблицу вручную, и к моменту, когда отчет готов, цифры в нем уже недельной давности, а партнеры принимают решения именно по ним.
Первая потеря связана с невыставленными часами: время, которое не записали или списали без учета, до клиента не доходит, и работа выполнена, а выручки по ней нет. Чтобы понять масштаб, возьмем условный пример, цифры в котором каждый может заменить своими. Допустим, на каждом проекте в среднем теряется 5 часов в месяц, ставка составляет 6 000 рублей в час, а в работе 20 проектов. Тогда потери на одном проекте составляют 30 000 рублей в месяц, по всем проектам 600 000 рублей в месяц, а за год 7,2 миллиона. Ни один партнер не согласился бы отдать такую сумму осознанно, но он ее даже не видит, так как она нигде не фиксируется.
Вторая потеря состоит во времени сотрудников. Руководители проектов и финансисты тратят часы на ручную сборку счетов и отчетов, и, хотя это тоже деньги, отдельной строкой в таблицах они нигде не видны.
Третья потеря связана с решениями, которые принимают на устаревших цифрах. Партнеры смотрят на прибыльность за прошлый месяц, а проект, ушедший в минус, замечают уже после его закрытия. Так финансовая модель расходится с реальностью: в модели одни цифры, а на самом деле другие.
Решение проблемы в том, чтобы вести единую базу данных компании. Условия договора заводят в проект один раз, юрист записывает время и затраты в тот же проект, а счет и акт формируются из уже внесенного и не собираются заново. Отчеты по проектам, клиентам и партнерам строятся на тех же данных, поэтому ждать, пока их соберут вручную, не нужно.
При этом вносить данные по-прежнему должны люди, система за них этого не сделает. Но вносят их один раз и в момент работы, а не три раза в разных местах.
В ProjectMate это выглядит так: акт и счет формируются на основе данных проекта и отчета о проделанной работе, а платеж загружается в систему из 1С или клиент-банка, после чего менеджеру приходит уведомление. Прибыльность можно посмотреть по клиентам, проектам, руководителям и центрам затрат, причем расчет учитывает внутренние ставки сотрудников. Есть выгрузка невыставленных часов, которая показывает работу, уже выполненную, но еще не попавшую в счет, и рассылка по должникам для неоплаченных счетов.
Татьяна Ипатова руководит юридической фирмой «СТАТУС» в Осташкове, в штате всего два человека. Раньше фирма вела учет в офисных программах и бесплатных CRM: договоры, дела и время были разбросаны по разным местам.
Тогда Татьяна перешла на ProjectMate, где все хранится в одной системе. Оказалось, что клиентов вдвое больше, чем фиксировалось раньше, и из-за беспорядка в данных фирма просто теряла деньги. Переход не был моментальным: труднее всего было привыкнуть учитывать рабочее время — но с таймером это стало частью рабочего дня.
Когда данные накопились, анализ показал, какие категории дел приносят больше всего прибыли, а какие невыгодны. Татьяна повысила ставки и отказалась от части убыточных проектов. По ее словам, с ноября 2023 года выручка фирмы выросла вдвое.
Если хотите прочитать кейс подробнее и узнать больше, переходите по ссылке.
Для начала внедрять что-либо не обязательно. Достаточно сделать несколько шагов:
Финансовая модель юрфирмы строится на данных о выполненной, выставленной и оплаченной работе. Если эти данные собираются вручную и с задержкой, модель устаревает раньше, чем ею начинают пользоваться.
Этой теме посвящен блок курса НИУ ВШЭ «Финансовая модель юридической фирмы, адвокатского образования». Блок по автоматизации и цифровизации модели проведем мы, команда ProjectMate: разберем тему статьи подробнее и покажем на практике, как выстроить сбор данных.
Сам курс о том, как увидеть экономику юридического бизнеса целиком и превратить финансовые данные в управленческие решения. В программе четыре направления:
Курс подойдет управляющим партнерам, адвокатам, которые развивают свою практику, финансовым директорам и руководителям бэк-офиса юрфирм и адвокатских образований. Занятия ведут практики, среди них Наталья Никольская, председатель МКА «Арбат», и Евгений Байдаков, разработчик ProjectMate и основатель ИТ-компании «Авиком Бизнес Технологии».
Обучение идет с 20 октября 2026 по 10 апреля 2027, 306 часов, формат смешанный, стоимость 174 000 рублей. По итогам выдается диплом о профессиональной переподготовке НИУ ВШЭ.
Подробности о программе доступны по ссылке.
