Как мотивировать сотрудников учитывать время

Как мотивировать сотрудников учитывать время

Мы часто пишем про метрики, отчеты и аналитику, которые помогают управлять юридической фирмой. Но все эти полезные инструменты работают, только у вас налажен учёт и анализ рабочего времени. Время – основной ресурс юридической фирмы, поэтому без его контроля невозможно эффективно управлять бизнесом.

Часто, когда юридическая фирма начинает внедрять учёт времени, руководство сталкивается с сопротивлением со стороны сотрудников. Основные причины, по которым такие возражения возникают:

Юристы боятся, что учет времени приведет к тотальному контролю со стороны руководства, им придется работать «под надзором» и в напряженной обстановке
Юристы не готовы к изменению в привычных процессах, не хотят тратить силы на привыкание
Юристы хотят заниматься юридическими вопросами, а не тратить время на техническую работу по учету времени

Возражения понятны и логичны, но и с ними можно работать.

Что делать?

Объясните цель учета времени
Чтобы сотрудники были мотивированы учитывать свое время, необходимо четко донести до них цель и важность этой задачи. Расскажите, как вы будете использовать собираемые данные, и как это повлияет на самих сотрудников. О том, как можно использовать данные по учтенному времени, вы можете узнать из нашей статьи.
Создайте четкие инструкции
Процедуры учета должны быть простыми и понятными. Определите, как и когда необходимо фиксировать рабочее время, и обеспечьте проверку выполнения задачи. Пример: сотрудники могут фиксировать время, затраченное на каждый проект, в конце дня или до обеда на следующий день. Обязательно контролируйте соблюдение этих инструкций. Используйте автоматизацию, чтобы облегчить эту задачу. В ProjectMate, например, есть возможность установить ограничение на заполнение календаря «задним числом» – это поможет держать сотрудников в тонусе.
Ведите за собой
Руководство должно подавать пример в соблюдении правил учета времени. Если партнеры сами активно и точно фиксируют свое время, сотрудники будут более склонны следовать их примеру. В зависимости от ситуации вы можете использовать разные способы учета – основное приложение, Web-календарь или мобильное приложение.
Стимулируйте сотрудников
Важным элементом мотивации является поощрение. Введение системы бонусов за точное и своевременное ведение учета времени может быть эффективным. Самый простой подход – привязать вознаграждение сотрудников к нормативам по учёту времени. В кейсе нашего клиента вы можете узнать, как работает такой подход в их компании.
Обратная связь
Регулярно проводите ревизии учтенных записей и обсуждайте их с сотрудниками. Это поможет выявить ошибки и улучшить процесс в целом. Также, когда у вас наберется достаточно данных, вы можете составить регламент по учету времени. Вносите туда не только примеры правильно внесенных записей, но используйте реальные ошибочные в качестве антипримеров.

Конечно, проще всего вести учёт в специализированной системе. В ProjectMate, например, можно сохранить шаблоны описаний, связывать учтенные работы с клиентом, контактом, проектом и даже документом, получать напоминания о незаполненном таймшите/календаре.

Проанализируйте, какие возможности ProjectMate для учета времени вы уже используйте, а какие из ещё имеющихся могли бы быть для вас полезными. Основные возможности учета времени в ProjectMate собраны в кратком ролике на нашем сайте.

Как мотивировать сотрудников учитывать время

Что делать?

Соглашение

0. ВВЕДЕНИЕ

1. СУБЪЕКТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

2. ОБРАБАТЫВАЕМЫЕ ДАННЫЕ

3. ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

4. ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ

5. COOKIE-ФАЙЛЫ И АНАЛИТИКА

6. СРОК ХРАНЕНИЯ И УДАЛЕНИЕ ДАННЫХ

7. ПЕРЕДАЧА ДАННЫХ ТРЕТЬИМ ЛИЦАМ

8. ДОСТУП К ДАННЫМ ИЗ БАЗ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

9. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

10. ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

11. ВОЗРАСТНЫЕ ОГРАНИЧЕНИЯ

12. КОНТАКТЫ