sales@projectmate.ru +7 (495) 783-8334
Уже клиент? Установить приложение →
Попробовать

Как мотивировать сотрудников учитывать время

Мы часто пишем про метрики, отчеты и аналитику, которые помогают управлять юридической фирмой. Но все эти полезные инструменты работают, только у вас налажен учёт и анализ рабочего времени. Время – основной ресурс юридической фирмы, поэтому без его контроля невозможно эффективно управлять бизнесом.

Часто, когда юридическая фирма начинает внедрять учёт времени, руководство сталкивается с сопротивлением со стороны сотрудников. Основные причины, по которым такие возражения возникают:

  • Юристы боятся, что учет времени приведет к тотальному контролю со стороны руководства, им придется работать «под надзором» и в напряженной обстановке
  • Юристы не готовы к изменению в привычных процессах, не хотят тратить силы на привыкание
  • Юристы хотят заниматься юридическими вопросами, а не тратить время на техническую работу по учету времени

Возражения понятны и логичны, но и с ними можно работать.

Что делать?

  1. Объясните цель учета времени
    Чтобы сотрудники были мотивированы учитывать свое время, необходимо четко донести до них цель и важность этой задачи. Расскажите, как вы будете использовать собираемые данные, и как это повлияет на самих сотрудников. О том, как можно использовать данные по учтенному времени, вы можете узнать из нашей статьи.
  2. Создайте четкие инструкции
    Процедуры учета должны быть простыми и понятными. Определите, как и когда необходимо фиксировать рабочее время, и обеспечьте проверку выполнения задачи. Пример: сотрудники могут фиксировать время, затраченное на каждый проект, в конце дня или до обеда на следующий день. Обязательно контролируйте соблюдение этих инструкций. Используйте автоматизацию, чтобы облегчить эту задачу. В ProjectMate, например, есть возможность установить ограничение на заполнение календаря «задним числом» – это поможет держать сотрудников в тонусе.
  3. Ведите за собой
    Руководство должно подавать пример в соблюдении правил учета времени. Если партнеры сами активно и точно фиксируют свое время, сотрудники будут более склонны следовать их примеру. В зависимости от ситуации вы можете использовать разные способы учета – основное приложение, Web-календарь или мобильное приложение.
  4. Стимулируйте сотрудников
    Важным элементом мотивации является поощрение. Введение системы бонусов за точное и своевременное ведение учета времени может быть эффективным. Самый простой подход – привязать вознаграждение сотрудников к нормативам по учёту времени. В кейсе нашего клиента вы можете узнать, как работает такой подход в их компании.
  5. Обратная связь
    Регулярно проводите ревизии учтенных записей и обсуждайте их с сотрудниками. Это поможет выявить ошибки и улучшить процесс в целом. Также, когда у вас наберется достаточно данных, вы можете составить регламент по учету времени. Вносите туда не только примеры правильно внесенных записей, но используйте реальные ошибочные в качестве антипримеров.

Конечно, проще всего вести учёт в специализированной системе. В ProjectMate, например, можно сохранить шаблоны описаний, связывать учтенные работы с клиентом, контактом, проектом и даже документом, получать напоминания о незаполненном таймшите/календаре.

Проанализируйте, какие возможности ProjectMate для учета времени вы уже используйте, а какие из ещё имеющихся могли бы быть для вас полезными. Основные возможности учета времени в ProjectMate собраны в кратком ролике на нашем сайте.

Мы собираем файлы cookies, чтобы улучшить этот сайт. Продолжая работу, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
ПринятьПодробнее

Соглашение

  • 0. Введение
  • 1. Собираемая информация
  • 2. Условия предоставления информации третьим лицам
  • 3. Защита информации
  • 4. Ограничения ответственности

0. Введение

Соглашение о конфиденциальности информации и обработке персональных данных (далее — Соглашение) действует в отношении всей информации, которую ООО «Авиком Бизнес Технологии» (далее – «Авиком») может получить от любого физического лица, индивидуального предпринимателя, юридического лица (далее – Пользователь) во время использования им любого из сайтов ProjectMate (далее — Сайты ProjectMate).

Использование Сайтов ProjectMate означает безоговорочное согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нём условиями обработки, полученной от него информации; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сайтов ProjectMate.

1. Собираемая информация

1.1. «Авиком» собирает следующую информацию, которая обеспечивает работу Сайтов ProjectMate, их безопасность и совершенствование:

1.1.1. Личные данные. «Авиком» собирает только те личные данные, которые вы добровольно оставляете на Сайтах ProjectMate для отправки запросов через формы, размещенные на Сайтах ProjectMate или используете для авторизации на Сайтах ProjectMate. «Авиком» использует эти данные для однозначной идентификации Пользователя и предоставления услуг по запросу Пользователя. К личным данным, в частности, относятся: имя Пользователя, адрес электронной почты, телефон, место работы.

1.1.2. Технические данные. В группу входит информация, получаемая автоматически и призванная улучшить работу Сайтов ProjectMate и повысить уровень безопасности. Информация собирается в обезличенном виде и никак не связана с личными данными пользователя. К техническим данным, в частности, относятся: файлы cookie (содержат информацию о странах посещения, загрузках, домене Интернет-провайдера, адресах сайтов, с которых был совершен переход), технические параметры устройства, данные об ошибках, частоте ошибок и сбоев.

2. Условия предоставления информации третьим лицам

2.1 Информация, хранящаяся в Сервисах ProjectMate может быть предоставлена только нижеследующим группам лиц:

2.1.1. Подрядчики «Авикома». «Авиком» пользуется услугами некоторых проверенных третьих лиц, чтобы обеспечивать работу Сайтов ProjectMate, их безопасность, совершенствование и продвижение. К ним относятся, в частности, сервисы Яндекс.Метрика, Google Analytics, LiveInternet. Третьи лица получают доступ к вашей информации только для выполнения задач от имени «Авикома» и в соответствии с настоящим Соглашением.

2.1.2. Представители власти. Информация предоставляется правоохранительным органам в случае, если того требует законодательство и только при наличии соответствующего судебного решения. Это не отменяет того факта, что основной задачей «Авикома» является сохранение данных Пользователя и ответственное с ними обращение.

3. Защита информации

3.1. «Авиком» делает всё возможное для того, чтобы обезопасить Сайты ProjectMate и Пользователя от несанкционированных попыток доступа, изменения, раскрытия или уничтожения хранящейся информации.

3.2. Пользователь при этом осознает возможность возникновения технических неисправностей и сбоев в работе Сайтов ProjectMate и согласен с тем, что у «Авикома» отсутствует техническая возможность предсказать их возникновение, уведомить о них Пользователя заблаговременно, либо полностью исключить вероятность их возникновения. Возникновение таких неисправностей или сбоев вне зависимости от причин и последствий не может быть основанием для применения к «Авикому» мер ответственности.

4. Ограничения ответственности

4.1 «Авиком» не инициирует размещение персональной информации при использовании Сайтов ProjectMate, не контролирует ее достоверность и актуальность, однако «Авиком» оставляет за собой право требовать подтверждения достоверности переданной ему информации Пользователем.

4.2 При размещении (предоставлении «Авикому») персональной информации третьих лиц Пользователь гарантирует, что получил все необходимые разрешения и согласия на указанные действия, а также гарантирует полное и безоговорочное согласие этих лиц с положениями настоящего Соглашения.

4.3 «Авиком» не несет ответственности за сбор, хранение и обработку персональной информации программным обеспечением сторонних разработчиков, сервисы которых используются в Сервисах ProjectMate.